電子契約(電子署名)システムの比較ポイントや導入時の注意点

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「電子契約って便利なの?」

「電子契約システムのメリットは?」

本記事は、電子契約システムについて解説をします。
導入することで様々なメリットがあるため、記事を参考に導入を検討してください!

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Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。

紙の決裁業務をそのまま電子化

Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。

運用に合わせて柔軟な設定が可能

Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。

電子帳簿保存法対策に有効

Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。

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SmartDealとは、株式会社テクノデジタルが運営している受注プロセスの高速化を実現するクラウドサービスです。 「決裁者の外出やテレワークによる承認の遅れ」、「書類管理の煩雑化」、「発注・申込作業の遅れ」といった課題を解消し、営業プロセスを短縮することができます。

見積り管理を効率化

SmartDealには、見積りページの作成や編集が可能な機能が搭載されています。 見積りページを作成することで、クライアントが全ての見積り情報・見積書を手軽に確認できるようになります。

書類内容の確認が容易に

SmartDealを導入することで、URLから簡単に書類内容の確認ができるようになります。PC、スマートフォンから確認ができるため、出先やテレワークでの書類チェックのスピードが向上します。 書類内容の修正時にURLを変更する必要がないため、ファイル管理における煩雑化も起きません。

発注・申込もWebで完結

注や申込がオンラインで完結できるようになるため、営業プロセスの短縮を実現します。 発注側の顧客がSmartDealを利用する上で、ユーザー登録は必要ないため、無駄な作業も発生しません。

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電子契約(電子署名)システムとは

電子契約(電子署名)システムは、オンライン上で契約書を作成し電子署名によって合意内容を確認・認証するシステムです。

契約当事者間で手軽に取引が可能であり、署名の正当性やデータのセキュリティを保証します。

主な機能

電子契約(電子署名)システムは、様々な機能があります。

ワークフロー機能では、申請から承認までの処理を事前に設定することで業務の効率化をします。

ステータス確認機能では、取引先の対応状況を一目で判断することができます。
開封されているかやいつ開封されたかなどを知ることができます。

その他にも、インポート機能や契約書のテンプレート機能、リマインダー機能などがあります。

導入メリット

電子契約(電子署名)システムの導入には以下のようなメリットがあります。

1. 時間とコストの削減: 面談や郵送を必要とせず、オンライン上ですぐに契約が交わせるため、時間とコストを削減できます

2. 紙の使用量削減: 紙の契約書を使用しないため、環境に配慮できます。
また、紙のコストを削減することにも期待できます。

3. セキュリティ確保: 電子署名技術により署名の正当性を確認し、データのセキュリティを保護します。

契約書などは、極秘の情報になるためセキュリティ面はしっかりと確認しましょう。

電子契約(電子署名)システムの比較ポイント

電子契約システムを選ぶさいのポイントをまとめました。

「当事者型」か「立会人型」か

システムのタイプによって、契約当事者間のみで署名を行う「当事者型」と、第三者の立会いが必要な「立会人型」があります。

当事者型は、厳格な本人確認ができるためより安心して取引を行えます。
一方、立会人型がスピーディーに契約ができるため相手方に負担をかけにくいです。

テンプレートの豊富さ

システムに用意されている契約書のテンプレートの数や種類を確認し、自社のニーズに合ったものを選定します。

文書管理機能の有無

契約書の保存・管理機能があるかどうかを確認し、契約書の追跡や閲覧がしやすいかを検討します。

ワークフロー機能の有無

契約の進行状況を把握しやすいワークフロー機能があるかどうかをチェックします。
自動化できる業務は、確実に行う方が効率的だからです。

費用や料金システム

システムの導入費用や利用料金体系を比較し、コスト面を検討します。

連携できる他社システム

他の業務システムとの連携がスムーズに行えるかを確認し、業務効率化に役立つかを考慮します。

セキュリティ体制

システムのセキュリティ対策が適切かどうかを確認し、情報漏洩リスクを最小限に抑えます。

電子契約(電子署名)システム導入時の注意点

電子契約システムを導入するさいには以下の点に気を付けてください。

取引先との契約業務に支障はないか確認する

システムの導入により取引先とのコミュニケーションや手続きに問題が生じないかを慎重に確認します。

自社のワークフローの変更は必要かどうか

システム導入によるワークフローの変更が必要な場合、社内の適切な調整を行い、スムーズな運用を目指します。

電子契約システムの導入

電子契約システムは、オンライン上で契約書を作成し電子署名によって合意内容を確認・認証するシステムです。

導入をすることで、時間やコストの削減効果に期待ができます。

実際に、システムを選定するさいには、自社のニーズに合わせて必要な機能があるかどうかで選定をしましょう。

また、機能が多いほどコストがかかる傾向にあるため導入したい機能に優先順位を付けておくといいでしょう。

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