従来のFAXは複合機を使用して書類等を送付するのが一般的でしたが、インターネットFAXの普及により書類をPDF形式でメールで送付することができるようになりました。
しかし、複合機を所有している企業では、従来の方法をそのまま行っているところも多いです。今回はインターネットFAXの導入を検討している方に向けて、導入のメリットやインターネットFAXを導入した成功事例を紹介します。
インターネットFAXの導入メリット
まずは、インターネットFAXを導入するメリットについて紹介します。
電話回線が不要
従来の方法でFAXを送信する場合は電話回線が必ず必要でした。一方、インターネットFAXはメールを用いてデータを送信するため、電話回線を必要としません。
これにより通信費を削減することができるだけでなく、パソコンやスマートフォンからもFAXが送信できるようになりました。
一斉送信などの便利な機能
複合機の性能によっては、FAXを一斉送信をすることができません。FAXを大量に送信する場合は業務効率が悪くなり、これまではFAXを効果的に活用できませんでした。
しかし、インターネットFAXが普及することで、簡単にFAXを送信できるようになっただけでなく、一斉送信も可能となりました。
セキュリティ対策がしっかりしている
従来のFAXは送信先で誰が受け取っているか確認が出来ないことや誤送信が起きてしまうことなどの点からセキュリティ面で不安がありました。しかし、インターネットFAXは登録しているメールアドレスまでデータを届けるため、誤送信のリスクが低くなり個人情報漏洩などが起きづらくなっています。
また、運用するシステムやアプリへアクセスするにはパスワードが必要となるため、閲覧の制限をかけることができます。
ペーパーレス化やコスト削減の実現
複合機を使用したFAX送信は印刷用の紙やインクが必要となり、コスト面でも負担となります。インターネットFAXはデータで送信するため、必要に応じて印刷を行えば良く、コストの削減を実現できます。
複合機など高価な機器が不要
前述したように、FAXの送信には複合機が必要です。複合機を購入しようとした場合、¥20,000〜¥100,000ほどの費用がかかり、機器の場合は毎月¥5,000ほど支払う必要があります。
インターネットFAXは高価な機器を購入する必要がないため、導入しやすいのがメリットです。
インターネットFAXが導入されている業界
インターネットはFAXを活用している業界では広く導入されていますが、特に導入が進んでいる業界を2つ紹介します。
①：不動産業界
不動産業者は、物件情報や契約書類の送受信にインターネットFAXを使用することがあります。物理的な書類の郵送や直接の受け渡しに比べて、迅速かつ効率的に情報を共有できます。
②：医療業界
病院や医療機関では、患者の医療情報や検査結果の送信にインターネットFAXを利用することがあります。デジタル形式での送信は迅速かつ安全であり、患者のプライバシー保護にも貢献します。
インターネットFAXの実際の活用事例
インターネットFAXのメリットや導入が進んでいる業界については前述しましたが、具体的な活用事例についても見ていきましょう。
①：顧客とのやりとりが多い営業部の場合
顧客と書類のやりとりが多い営業部では、従来のFAXでは円滑に書類のやりとりを行うことが出来ない点が課題としてありました。
インターネットFAXを導入したことで、複合機を持っていない個人顧客へもアプローチできるようになり、オンライン上で必要事項を記入してもらうこともできるようになりました。結果として顧客層の拡大と書類の受け渡しがスムーズになり、インターネットFAXの活用に成功しています。
②：広告・宣伝などの経営戦略をしたい場合
FAXは書類の送受信だけでなく、新サービスや製品の広告としても広く活用されています。ある企業では、インターネットFAXに送信先のリストを取り込み、送信条件を指定することで送信先を簡単に絞り込むことに成功しました。
結果として、効果的にFAX送信を行うことができ、一斉送信の機能により業務効率を向上させています。
活用事例を踏まえたインターネットFAXの選び方
最後に活用事例を踏まえたインターネットFAXの選び方を紹介します。社内状況に合ったサービスを選ぶことで費用対効果も向上するため必ず確認しておきましょう。
コスト削減につながるか
まず、インターネットFAXのメリットであるコスト削減を実現できるか確認をしましょう。毎月のFAX送信件数を集計して、運用した場合にかかるコストを従来のFAXと比較しましょう。
セキュリティ体制は万全か
インターネットFAXはほとんどのサービスで何かしらのセキュリティ対策が取られている場合がほとんどですが、中にはセキュリティ体制が万全ではないものがあります。情報漏洩は大きなトラブルに発展してしまう可能性が高いので、どのようなセキュリティ体制が取られているか必ず確認しましょう。
インターネットFAXは導入事例を参考に導入しよう
今回はインターネットFAXのメリットや導入事例について解説しました。
従来のFAXと比べても業務効率化・コスト削減・セキュリティ対策のどの点で比較しても優れていると言えます。
初期費用が安いものやセキュリティ性が高いものなど導入の目的に合わせて、導入事例を参考に検討してください。
