2022年4月に個人情報保護法が改正され、個人情報の取扱いや安全性に対する関心が高まっています。
インターネットFAXは専用の機器がなくても普段使用しているパソコンやスマートフォンからFAXを送信できるサービスですが、顧客が個人情報を記入して返送をすることもあるため、安全性を高める必要があります。
今回はインターネットFAXの安全性について従来のFAXと比較して解説していきます。
従来のFAXの安全性リスク
まず初めに、従来のFAXの安全性リスクについて解説します。
誤送信
従来のFAXは手作業でFAX番号などを入力するため、誤送信を引き起こしてしまう可能性があります。誤送信をすることで、機密情報が外部に漏れてしまうため安全性のリスクが高いと言えるでしょう。
紙で残ることによる情報漏洩
従来のFAXでは送信された情報が紙に出力されるため、その紙の管理を徹底していなければ第３者の目に触れてしまい情報漏洩の可能性が高まります。
誤って書類を破棄してしまう
従来のFAXは紙に情報が出力されるため、誤って破棄してしまうことで手元に情報が無くなってしまうリスクがあります。
インターネットFAXは安全？
近年、インターネットFAXが普及していますが、従来のFAXと比べて安全性は高いのか気になる方も多いと思います。ここではインターネットFAXの安全性について解説します。
アドレス指定で部外者の閲覧リスクが低い
インターネットFAXはメールアドレスを登録した相手にしか送信されないようにシステムが構築されています。そのため従来のFAXと比べて誤送信のリスクが低いです。
誤送信による情報漏洩は取り返しのつかないトラブルに発展してしまうので、このリスクを抑えることができる点からもインターネットFAXが注目されているポイントです。
パスワード設定が可能
多種多様なインターネットFAXが提供されていますが、ほとんどのサービスで送信するファイルにパスワードを設定することができます。
パスワードを設定することで、万が一誤送信してしまったとしてもパスワードが分からなければ中身を確認することができません。さらに安全性を高めるためには、FAXの送信とパスワードの送信を2回に分けると良いでしょう。
管理画面はSSLなどで暗号化されている
多くのインターネットFAXの管理画面はSSlなどで暗号化されています。これにより誰でもアクセスすることができなくなり、運用担当者の間だけで管理することができます。
従来のFAXは出力された紙を誰でも取り出すことができるため、セキュリティ対策が向上されていると言えるでしょう。
情報はデータとして残る
インターネットFAXは送受信するデータが記録として残るため、出力した紙を誤って捨ててしまったとしても再度出力することができます。
また、データに関してトラブルがあった場合は、データセンターに問い合わせをすることで復旧などの対応をしてもらうことも可能です。
おすすめのインターネットFAX3選
インターネットFAXについての安全性については前述してきましたが、ここからはおすすめのインターネットFAXについて3つ紹介します。
eFax
eFaxは全世界1,200万人が利用しているサービスで、日本での導入実績も多数あります。申し込みから最短2分で利用開始できるのが特徴で、メールだけでなくアプリでもFAXを送れ
料金プランは以下の通りです。
初期費用：1,100円
月額費用：1,980円
年間費用：19,800円
秒速FAX
秒速FAXはインターネットFAX業界の中でも最も使いやすいサービスと言われており、初期費用・月額費用ともに無料で使うことができるのが特徴です。
料金プランは以下の通りです。
初期費用：0円
月額費用：0円
送受信費用：7円〜/1ページ
MOVFAX
MOVFAXは日本で26年以上の実績を持つ国産のサービスです。日本のビジネスシーンで使いやすいように構築されたインターフェースやスタンプなどの特徴的な編集機能が付いています。
料金プランは以下の通りです。
初期費用：1,000円
月額費用：980円
受信費用：1ヶ月1,000ページまで無料、以降1ページ8円
送信費用：1送信2ページまで8円
インターネットFAXの安全性は高い
今回はインターネットFAXの安全性について紹介しました。従来のFAXには情報漏洩などのリスクがありましたが、パスワードの設定や管理画面のアクセス制限をすることでこのリスクを限りなく低くすることができています。
また、パソコンやスマートフォンからFAXを送信することができるため専用の機器が不要になり、誰でも簡単に導入することができるようになりました。
インターネットFAXの安全性に疑問を感じていた方は本記事を参考に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
