インターネットFAXは、従来のFAXに比べて多くのメリットがあります。これにより、企業だけでなく個人にも利用が広がっています。しかしながら、インターネットFAXには欠点もあるため、適切な利用方法を確認する必要があります。当記事では、インターネットFAXがどのようなものなのか、この記事で、FAXやEメールとは異なるインターネットFAXの特徴について、説明していきます。費用についてはもちろん、必要な機器・環境や送受信に使う方法まで解説します。また、インターネットFAXの仕組みについても述べ、その利点と欠点についても解説します。
インターネットFAXとは
インターネットFAXとは、インターネットを利用してFAXを送受信するサービスのことです。通信手段や回線を従来の電話回線からインターネット専用回線に変更したことで、コストや時間の削減が可能になりました。インターネット環境を持ったデバイスであれば、簡単に送受信できるため利便性が向上しています。
従来のFAXとの違い
インターネットFAXと従来のFAXの違いは主に回線の使用方法です。従来型FAXは電話回線を使用していましたが、インターネットFAXはインターネット回線を利用します。これにより、インターネットFAXでは通信コストが大幅に削減され、専用の電話番号が不要なため費用面でも優れています。また、インターネットFAXはスマホなどのデバイスで簡単に操作できるため、従来のFAX機に比べると使い勝手が良くなっています。
Eメールとの違い
EメールとインターネットFAXの違いは、送受信形式と相手先の確認方法です。インターネットファックスは、FAXに比肩するパブリック通信サービスであり、PDFやその他のファイルフォーマットでデータを受け渡ししています。これに対して、Eメールは自由なテキスト形式での送受信が可能です。また、Eメールでは送受信先のメールアドレスを確認する必要がありますが、FAXによる送受信においては、相手先の正確な確認を容易に行うことができます。
利用料金
インターネットFAXの利用にあたっては、サービス提供者やプランによって異なる利用料金が発生することに留意されるべきです。通常、月額料金制で、送信・受信ページ数によって料金が設定されています。また、一部のサービスでは無料で利用できるものもあるのです。従来のFAXに比べて通信コストが低く抑えられるため、全体的な費用は削減できると言われています。
必要な端末や環境
インターネットFAXを利用する際には、インターネットに接続できる環境が必要です。また、パソコンやスマートフォンなど、メールが送受信できるデバイスが必要となります。専用のFAX機器は不要で、通常のプリンターやスキャナーがあれば、紙のFAXにも対応できます。オンラインFAXに特化した専用の電話番号が提供される場合もありますが、従来のFAX番号と同じく、接続することができるFAXサービスも存在します。
インターネットFAXの仕組み
オンラインFAXの仕組みは、FAXデータをEメール形式で変換して送受信する方法となっています。一般的には、FAXデータをPDFファイルに変換し、添付ファイルとしてEメールで相手に送信します。受信側でも同様にデータが変換され、受信することができるでしょう。
受信方法
インターネットFAXの受信方法は、Eメールで行われます。ファイル形式はPDF等の固定フォーマットであるため、受信したデータはそのまま確認可能です。また、受信したFAXデータはパソコンやスマートフォンで確認し、必要に応じて印刷したり保存することができます。従来のFAXよりも受信時の手間が少なく、遠隔地からでも簡単に確認できるため、業務効率が向上します。
送信送信方法
インターネットFAXの送信方法は、メールを使った送信が一般的です。送りたいファイルをPDF等の固定フォーマットに変換し、相手先のFAX番号をメールアドレス形式に変換して送信します。このため、スマートフォンなどのデバイスでも簡単に送信できます。また、複数の宛先に同時に送信ができるため、効率的に業務を行うことができます。
インターネットFAXのメリットとデメリット
インターネットFAXにはメリットが多く、コスト削減や使い勝手の向上が挙げられます。しかし、デメリットも存在し、セキュリティ面やインターネット環境の不安定さなどが懸念されます。それぞれのニーズに合わせて効果的な利用方法を検討することが求められるでしょう。
メリット
インターネットFAXのメリットは、コスト削減や環境への配慮、スピーディな送受信が可能である点です。従来のFAXに比べ、通信費や電話回線の利用が削減できます。また、紙の使用が減るため環境にも優れています。インターネット回線を利用しているため、送受信が迅速に行われ、遠隔地からでも確認が可能となります。
デメリット
インターネットFAXにもデメリットが存在します。通信障害が発生すると、送受信ができなくなることがあります。また、従来のFAXと同様に送信相手が専用のFAX番号を持っている必要があります。そのため、相手がインターネットFAXを利用していない場合は、通常のFAXと同じ方法で送信する必要があるでしょう。また、インターネットFAXの料金は、基本的に月額料金制であるため、利用頻度が少ない場合にはコスト削減が期待できないこともデメリットの一つです。
インターネットFAXの活用におすすめの業界
インターネットFAXは、営業や建築業界など、様々な業界で活用されています。特に、データのやり取りが多い業務や、外出先からも情報受信が可能であることが重要な業界での利用が増えています。
①営業
営業では、インターネットFAXが活用されています。インターネットFAXは、企業のデジタル化を促進し、コスト削減と業務効率アップを実現しています。パソコンやスマホで簡単に取り扱えるため、気軽に利用できるでしょう。営業活動がスムーズに進むことが期待できるため、インターネットFAXの導入が進んでいます。
②建築
建築業界でもインターネットFAXが活用されています。初期投資費用が格安で、ランニングコストも削減できるため、コストパフォーマンスが高いと言えるでしょう。またインターネット回線を使用すれば、スマホでも受信が可能となり、利便性が高まります。特に、オフィスと現場が離れている場合でも使用可能であり、仕事の効率がアップすることが期待されています。
【まとめ】インターネットFAXの仕組みを理解しよう
インターネットFAXは、様々な業界で活用されている便利なサービスです。コスト削減や業務効率の向上が期待できますが、一方で通信障害時の対処や料金プランに注意が必要です。インターネットFAXの仕組みを理解し、自社の業務や状況に合った使い方を見つけて、効果的に活用しましょう。
