OCRのメリットとデメリット | 効果的に活用する方法

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企業のデジタル化やテレワークの推進を妨げる要因として、ペーパーレス化が進んでいないことが挙げられます。ですが、近年OCR技術を導入する企業が増え、請求書や契約書などの書類をデジタルデータで管理しています。

しかし、OCRは近年注目を集めている技術のため、どのような機能か理解をしていない方も多いでしょう。今回はOCRについてメリットやデメリットを解説します。

OCRの導入を考えている方は、本記事の内容を参考に検討してください。

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OCRとは

OCRとは、Optical Character Recognition(光学的文字認識)の略称で、紙の書類などをスキャンすることで画像データに換え、そこから文字を抽出してテキストデータに変換する技術です。

抽出したテキストデータは、CSV形式などのデータに変換することができるため、特定の文字を検索したり、ソフト上で計算を行うなどの二次利用が可能になります。

近年では、AI技術を搭載したOCRが誕生しており、文字の識字率が大幅に改善された他、様々な外部システムと連携できるサービスが増えたことで企業での導入が進められています。

OCRはなぜ注目されるのか

近年注目を集めているOCR技術ですが、その理由はいくつかあります。

まず、1つ目の理由は書類の内容を手作業でデータ化していた従来の業務を削減することができ、人件費を抑えられることが挙げられます。

まt、OCRのデータ認識は正確性が向上していることもあり、従業員が手作業でデータ入力を行うよりもミスが起こりにくいことも1つの理由でしょう。

さらにAI技術と組み合わせることで、要約や自動翻訳などの高度なタスクにも対応できるように進化を遂げています。これらの理由からOCRは様々な業界から注目を集めています。

OCRを導入するメリット・デメリット

大切な書類などの紙で管理するアナログ時代からデータで管理をするデジタル時代に移る中、OCRの精度も向上し続けており、導入をする企業が増えています。

しかし、導入するメリットとデメリットを理解していなければOCRを使いこなすことができず費用対効果も下がってしまうでしょう。これから紹介するメリットとデメリットについては必ず把握しておきましょう。

メリット①:業務時間を短縮できる

OCRは1枚の紙書類を読み取るのに数秒程度の時間で完了します。そのため、従来の手作業で行っていたデータ入力と比較すると大幅に業務時間を短縮することができます。また、従業員が長時間データ入力を行うことでミスが発生してしまう可能性もあり、確認作業にも時間を取られてしまうでしょう。

業務時間を短縮できることで人件費の削減や他の業務にリソースを割くことができます。

メリット②:データの活用や管理が容易になる

OCRで抽出したテキストデータはエクセルやPDFなどのデータ形式に変換することができるため、ソフトの機能を使って検索や計算など簡単に行うことができます。また、紙の書類で管理をする場合、社内のスペースが取られてしまうだけではなく、探している書類を見つけ出すことが困難になるでしょう。

デメリット①:文字識字率が100%ではない

AI技術を搭載することで文字の識字率は向上しましたが、識字率は100%ではありません。そのため、テキストデータを抽出した後に目視で確認する必要があります。

デメリット②:全てのフォーマットに対応できない

OCRは非定型フォーマットの書類には対応していないサービスもあります。取引の数が多い企業ほど様々な型の請求書や契約書を管理しなければならないため、OCRを導入する前に対応しているフォーマットの確認を必ず行いましょう。

OCR利用上の注意点

OCRを使い書類の文字をデータ化するにあたって、いくつか注意点があります。

まず1つ目の注意点は文字の誤認識を防ぐために高解像度で読み取りを行うことです。しかし、高解像度でスキャンをすることで読み取りに時間がかかってしまうため、200〜300dpi程度の解像度がしましょう。また、カラーの書類であったとしても、読み取りは白黒で行いましょう。

スキャナーは強い光を照射して読み取りを行いますが、紙が透けてしまうことでうまく認識ができない可能性があるため、薄い紙や綴じられている紙には裏紙をあてましょう。

OCRのメリット・デメリットを理解して効果的に活用しよう

今回はOCRのメリットとデメリットについて紹介しました。OCRは近年注目を集めている文字認識技術で、導入することで多くのメリットがある一方でデメリットも存在します。

紹介した注意点を理解して効果的に活用することで企業の業務改善や従業員の負担軽減を実現できるため、OCRの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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