近年、企業の成長とともに人材管理の重要性が高まってきました。その中心となるのが「人材データベース」です。
この記事では、人材データベースの意味、目的、項目、そして構築方法について詳しく解説します。
人材データベースとは
人材データベースは、企業が持つ最も貴重な資産である「人材」の情報を集約し、管理するためのシステムです。従業員の基本情報から、その実績、スキル、資格などの詳細なデータを一元的に蓄積・整理することで、企業は人事戦略の策定や実行をより効率的に、かつ的確に行うことができるようになります。
人材データベースは、人事評価、人材配置、採用活動、研修計画の策定など、多岐にわたる人事業務をサポートします。
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HRBrainとは、株式会社HRBrainが運営するタレントマネジメントです。 組織診断サーベイからタレントマネジメントまでをワンストップで実現することができ、あらゆる人材データを一元管理することで、業務の効率化やデータ分析・活用が可能です。
人事評価を効率化
HRBrainを導入することで、煩雑化していた人事評価の集計作業を完全自動化することが可能です。 進捗管理や未提出者に対する催促もワンクリックで可能なため、人事評価業務にかかっていた工数の大幅な削減につながります。
人材データの一元管理、スキルの見える化を実現
HRBrainによって、紙やExcelなどに分散していた人材データを一元管理することが可能です。氏名などの基本情報に加え、スキルや特徴の見える化も可能とします。
最適な人材配置が可能になる
人材配置に必要なデータを一元管理して、異動候補者を見える化、適切な人材配置を可能とします。 人材データをクロス集計して、客観的なデータを元にした人材配置を行うことで、勘や経験に頼った人事からの脱却、人材育成の活性化につながります。
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JobSuite TALENTS(ジョブスイートタレンツ)は、従業員のさまざまな情報を集約し、厚みのある人材データベースを継続的に構築していくための、人事業務プラットフォームです。経験や実績だけではなく、社員一人ひとりの性格や能力といった詳細な情報が把握できるようになることで、個人が最大限の能力を発揮できるような人材配置、人材育成が可能となります。
「社員と組織の見える化」と「人事業務のプロジェクト化」を同時に実現
従来の人材管理システムの要素に、人事の業務プロジェクト管理の要素をプラスした人事業務プラットフォームとして、JobSuite TALENTSを生み出しました。JobSuite TALENTSは、社員データベースとしての活用のみならず、日常の人事業務を計画的に実行するための支援機能を備えることで、毎日の人事業務のクオリティ向上に寄与します。
導入企業にあった柔軟なカスタマイズが可能
JobSuite TALENTSを運営するステラスは、有名大手企業での複雑な業務プロセスへの対応実績があり、導入の課題解決に最適な機能を個別にカスタマイズすることが可能です。自社で人事データベースをゼロから構築する場合や、大手HRM(Human Resource Management)パッケージを導入する場合と比較して、低価格かつ柔軟性に優れているため、自社オリジナルの運用しやすいシステムの構築が実現できます。
より広範な人事領域のDXを実現
JobSuite TALENTSを導入することで、より広範な人事業務のDXを実現することが可能です。一例としては、JobSuite TALENTSによって自社で活躍している人材の傾向が把握できるようになることで、JobSuiteシリーズの「JobSuite CAREER」や「JobSuite FRESHERS」を用いた採用活動において、そのデータを活かすことができるようになります。
人材データベースの目的
人材データベースの主な目的は、労働環境の整備、人材の適切な配置、公平な人事評価、そして優秀な人材の確保です。ここでは、人材データベースの重要性を説明します。
労働環境の整備のため
人材データベースを利用することで、従業員の働きやすい環境を整備するための情報が得られます。例えば、勤怠情報や職務内容から、過重労働や適切な休憩時間の確保などの改善点を見つけることができます。
適材適所に人材を配置するため
従業員のスキルや経歴、実績などの情報をもとに、最も適したポジションに配置することが可能となります。これにより、企業の業績向上や従業員のモチベーションアップに繋がります。
適切な人事評価のため
人材データベースには、従業員の業績や行動データなどが蓄積されています。これを基に、公平かつ適切な人事評価を行うことができます。
優秀な人材を確保するため
採用活動においても、人材データベースは大きな役割を果たします。過去の採用データや応募者の情報をもとに、より質の高い人材を確保するための戦略を練ることができます。
人材データベースの項目
人材データベースには、従業員の様々な情報が蓄積されます。人事評価や人材配置、研修計画の策定など、多岐にわたる人事業務をサポートするための重要なデータとなります。
基本情報
名前、生年月日、連絡先などの基本的な情報が含まれます。
経歴・実績
学歴、職歴、過去の業績や受賞歴など、従業員のキャリアに関する情報が蓄積されます。
勤怠情報
出勤日数、欠勤日数、遅刻・早退の回数など、従業員の勤怠に関する情報が管理されます。
スキル・資格情報
保有する資格や特技、スキルセットなど、従業員の能力に関する情報が蓄積されます。
職務内容
現在の職務内容や過去の担当業務、プロジェクト経験などが管理されます。
行動データ
業務中の行動やコミュニケーションの頻度、業績に対する貢献度などのデータが蓄積されます。
人材データベースの構築方法
人材データベースの構築は、企業の規模やニーズに応じて選択する方法が異なります。主要な構築方法とそれぞれの特徴について詳しく説明していきます。
エクセル（無料）
エクセルは、手軽にデータベースを構築するためのツールとして広く利用されています。特に、初めての人材データベース構築や小規模な企業、チームには、エクセルが非常に適しています。
エクセルのテンプレートを使用することで、簡単にデータベースの基盤を作成することが可能です。
システム
大規模な企業や、詳細なデータ管理、高度な分析機能が必要な場合、専用の人材データベースシステムの導入を検討することが推奨されます。専用のシステムは、多機能で使いやすく、データの一元管理やセキュリティ面でも高い信頼性を持っています。
また、クラウドベースのシステムを選択することで、場所を問わずにデータベースにアクセスすることができ、リモートワークの増加する現代においても非常に便利です。
人材データベースを構築して優秀な人材を確保しよう
人材データベースは、企業の成長をサポートする重要なツールです。適切なデータベースの構築と活用により、優秀な人材の確保や人事評価、人材配置などの人事戦略を効果的に進めることができます。今すぐ始めて、企業の更なる成長を目指しましょう。
