見積書・納品書・請求書それぞれの役割と記載内容

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顧客としてだけではなく、企業同士の取引でも重要な役割を果たしているのが見積書・納品書・請求書の3つです。お金のやり取りを記録しているため、売上に大きな影響を及ぼしていると言っても過言ではありません。

見積書・納品書・請求書の役割と、それぞれに記載されている内容を紹介します。

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類似サービス: JobSuite TALENTS

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月額料金要問い合わせ無料お試し要問い合わせ
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JobSuite TALENTS(ジョブスイートタレンツ)は、従業員のさまざまな情報を集約し、厚みのある人材データベースを継続的に構築していくための、人事業務プラットフォームです。経験や実績だけではなく、社員一人ひとりの性格や能力といった詳細な情報が把握できるようになることで、個人が最大限の能力を発揮できるような人材配置、人材育成が可能となります。

「社員と組織の見える化」と「人事業務のプロジェクト化」を同時に実現

従来の人材管理システムの要素に、人事の業務プロジェクト管理の要素をプラスした人事業務プラットフォームとして、JobSuite TALENTSを生み出しました。JobSuite TALENTSは、社員データベースとしての活用のみならず、日常の人事業務を計画的に実行するための支援機能を備えることで、毎日の人事業務のクオリティ向上に寄与します。

導入企業にあった柔軟なカスタマイズが可能

JobSuite TALENTSを運営するステラスは、有名大手企業での複雑な業務プロセスへの対応実績があり、導入の課題解決に最適な機能を個別にカスタマイズすることが可能です。自社で人事データベースをゼロから構築する場合や、大手HRM(Human Resource Management)パッケージを導入する場合と比較して、低価格かつ柔軟性に優れているため、自社オリジナルの運用しやすいシステムの構築が実現できます。

より広範な人事領域のDXを実現

JobSuite TALENTSを導入することで、より広範な人事業務のDXを実現することが可能です。一例としては、JobSuite TALENTSによって自社で活躍している人材の傾向が把握できるようになることで、JobSuiteシリーズの「JobSuite CAREER」や「JobSuite FRESHERS」を用いた採用活動において、そのデータを活かすことができるようになります。

類似サービス: ざんまいクラウド

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月額料金300円〜(利用イベントによって異なります)無料お試し90日間無料
初期費用30,000円最短導入期間5日程度

ざんまいクラウドとは、株式会社K2インフィニティーズが運営している人事評価業務支援アプリケーションです。 正式利用申し込みから最短5日で利用開始できるスピード感と、Webブラウザ・インターネット環境があれば、すぐに利用開始することができる手軽さが魅力的なサービスで、コスト面にも優れています。

テンプレートで簡単に始められる

ざんまいクラウドには、評価シートや目標管理シートのテンプレートが用意されているため、社員情報の登録をすることで、すぐに運用を開始することができます。

費用対効果に優れている

ざんまいクラウドは、費用対効果にも優れています。 目標管理シートを使う場合は、1アカウントにつき月額200円と低コストから利用することができ、シートを使う月だけ費用が発生するため、無駄なコストが発生することがありません。

人事評価の業務負担を軽減

ざんまいクラウドの目標管理シートの構成は、汎用のパラメータがあるため、どのような条件のシートに対しても、自由自在かつ無制限に構成することができます。

類似サービス: カオナビ

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月額料金要問い合わせ無料お試し要問い合わせ
初期費用要問い合わせ最短導入期間要問い合わせ

カオナビとは、従業員の個性・才能を発掘し、戦略人事を加速させるタレントマネジメントシステムです。 経営者や人事のニーズ、多種多様な導入企業から得られた知見やノウハウを基に開発されており、使いやすい機能と充実したサポート、活発なコミュニティが特徴です。 あらゆる人事情報をカオナビに集約することで、効率的な人材採用、配置、育成、評価を実現。昨今注目を浴びる人的資本経営や人事労務DXにも対応しています。

       

人事課題を解決する多種多様な機能

カオナビにはタレントマネジメントに必要な機能が揃っており、様々な人事課題に役立ちます。 人事情報活用のはじめの一歩である人材データベースの構築から、データを活用した人材採用、配置、育成、評価の効率化、昨今注目を浴びる人的資本経営やリスキリングへの対応も可能です。

誰でも使いやすい操作性

タレントマネジメントでは、蓄積した人事情報を社内全体で活用することが重要です。 だからこそカオナビは、人事担当者に限らず、経営者から従業員までの誰もが使いやすい設計になっています。

やりたいことを実現できるカスタマイズ性

カオナビは、カスタマイズ性にも優れています。 たとえば、自社独自の管理項目があったり評価制度を運用したりしている場合でも、柔軟に対応可能です。

 
この製品はタレントマネジメントシステムの製品です。
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見積書

見積書の役割

見積書は、納品するものがどんなものなのかという内容と、その金額をあらかじめ伝えるための書類です。もし見積書の発行がないままだと、商品の内容や金額や納期などに認識の食い違いが出てきてしまうとトラブルに発展してしまうことがあります。

それだけではなく、商品の注文前に比較を行うためにも使用できます。よりよい買い物をする場合には、1つの商品でも複数の会社から見積もりを取って比較することが重要です。

発行タイミング

通常、見積書は取引の最初に作成されます。多くの企業で行われている「掛取引」の場合、最初に見積書を提示し、内容に関してお互いに合意を行ってから本格的な取引を開始します。取引を行うための重要な一歩となるのが見積書なのです。

納品書

納品書の役割

納品書は、商品に同梱されており、納品書を確認するだけで注文した内容が全て確認できるようになっています。納品書と届いた商品を照らし合わせれば間違いがないかどうかを簡単に確認できます。

個人で通販などで購入した場合も、企業間での取引の場合でも納品書は同梱されます。納品書と請求書で金額の紐付けが行われるため、それぞれで金額が違うことがないように気をつけましょう。

発行タイミング

納品書は、「納品」という言葉がついている通り、商品が取引先に渡るタイミングで発行されます。一般的には、納品物を渡すのと同時に手渡しするか、同梱するようになっています。別々にしてしまうと納品物と照らし合わせることが難しいため、なるべく同じタイミングで渡るようにしましょう。

請求書

請求書の役割

見積書を発行して納品書を商品と同時に渡したとしても、それだけでは代金が支払われません。各企業ごとに設定されている締日ごとに請求書を発行しなければなりません。たまにミスなどで発行されていないこともあるため、送付漏れには注意する必要があります。

発行タイミング

請求書は、掛売方式の場合は各企業で設定されている締日ごとに、期間内の取引の内容をまとめて月に1度発行します。月に何回も取引している場合はまとめて請求ができて手間も少なく済む方法です。都度方式の場合は納品ごとに請求書を発行します。商品の代金をすぐ回収できることが大きなメリットです。

見積書・納品書・請求書それぞれの記載内容

見積書

見積書には、最初に見積先名・発行日を記載してから、見積もりをした商品・サービス名と内容と数量、単価、合計金額、納期を記載します。その後、見積書の有効期限を忘れずに入れておきましょう。状況に応じて価格が変わってしまうこともあるため、期限を決めておき、期限を過ぎたら再見積もりを行うようにしましょう。

納品書

納品書は、納品先企業の宛先・発行日を最初に記載します。その後に、納品した商品・サービスの内容・数量・単価・合計金額を記載して納品後に確認ができるようにしておきます。最後に納品者の会社名・住所・電話番号を記載して、連絡が取れるようにしましょう。

請求書

請求書の場合は、請求先の宛先・発行日を記載後、商品・サービスの内容・数量・請求単価・合計請求金額を記載します。金銭のやり取りがスムーズに行えるよう、振込先と支払い期限、請求者の会社名・住所・電話番号を記載しておきましょう。

それぞれの書類を適切に発行することで、取引がよりスムーズになる

見積書・納品書・請求書の持つ役割は大きく異なりますが、スムーズな取引を行う上でどれも欠かせない存在です。ミスがあってもすぐ気がつくことができるのはこれらの書類のおかげなのです。どの取引も大切に行うために、それぞれの役割を理解して作成するようにしましょう。

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