Web給与明細システムとは
Web給与明細システムとは、社員へ配布する給与明細をデータ化して、Web上で閲覧できるようにしたり、PDFなどに変換してメールに添付して配布することができるようになるサービスです。
従来の紙での給与明細配布と比べ、印刷費などのコストカットが実現できるほか、スマホやタブレットなどからも閲覧できるため、離れた場所にいるテレワーク環境の従業員にも給与明細が簡単に配布できるようになることから近年、多くの企業で導入され始めています。
基本機能
Web給与明細システムには様々な機能が搭載されていますが、その中でも基本的な機能を紹介します。
給与明細の共有
給与明細を電子化することで、メールやPC·スマートフォンなどで従業員へ給与明細を配布することができます。紙での配布と違い、紛失の恐れがないだけでなく設定しておけば誤配布も起こらないので給与計算担当者の負担を減らすことができます。
何か問題があった際には、離れた場所にいても従業員と担当者の間で同じ画面を共有しながら確認ができるという特徴があります。
給与データの取り込み機能
自社で使用している給与計算ソフトで算出した給与データをCSV形式によってWeb給与明細システムに取り込むことによってオンライン上で給与明細を作成することができます。
労務管理システムを使用している場合でも同様に、勤怠管理データを直接給与計算に反映して明細作成まで自動化してくれるシステムがあります。従来の紙での明細と同じフォーマットに編集することができるものが多いので仕様が大きく変わって従業員から苦情が来るということもありません。
サービスによっては、正社員·アルバイト·パートと役職区分に合わせた明細を発行することも可能です。
過去データの閲覧機能
多くのWeb給与明細システムでは過去の給与明細も自分のアカウント画面から確認することが可能です。紙での明細と違い、データとしてサーバー上に保存されているので1年、それ以上の期間に遡って確認することができ、転職や確定申告などに活かすことができます。
おすすめの類似給与計算ツール
類似サービス： freee人事労務
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freee人事労務とは、freee株式会社が運営している人事・労務業務の一元管理を可能とするクラウドツールです。 年末調整や勤怠管理、給与計算機能といった労務業務を一元化することができます。
あらゆる人事情報を一元化
従来のシステムでは、業務やシステムごとにバラバラになってしまった人事情報が、freee人事労務を導入することで一元管理できるようになります。 入退社処理や身上変更によって蓄積された従業員データを勤怠申請や給与計算など、幅広い業務に活用して業務効率化を実現します。
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業務の抜け漏れを防止
freee人事労務にはアラート機能が搭載されており、タスクを登録しておくことで抜け漏れをゼロにすることができます。 アラート通知がされることで、やるべきことが可視化されるだけでなく、イレギュラーな業務が発生した場合もfreeeがお知らせしてくれるため安心です。
類似サービス： ジンジャー給与
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ジンジャー給与とは、jinjer株式会社が運営している給与計算システムです。 Web給与明細によるペーパーレス化や、自動集計によるミスの削減が可能で、法改正にも柔軟に対応することができます。
給与・勤怠・人事労務の課題を解消
ジンジャー給与は、ジンジャー勤怠やジンジャー人事労務といったシリーズ製品と連携することができ、勤怠データをベースとした自動給与計算が可能となっています。 また、人事データベースの従業員情報を利用することで、各種保険料や税金の計算の手間を削減します。
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類似サービス： RoboRoboペイロール
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RoboRoboペイロールとは、オープンアソシエイツ株式会社(RPAホールディングス株式会社)が運営している給与計算の代行サービスです。 給与計算の代行と「給与計算ツール」、「給与明細発行ツール」、「人事情報管理ツール」がセットなった革新的なアウトソーシングサービスで、給与計算業務の大幅な効率化を実現します。
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RoboRoboペイロールは、社会保険労務士や給与計算のエキスパートによる1次チェックを実施しているため、給与計算結果の重複チェックの手間を効率化することができます。 給与計算の専門家が監修・チェックを行なってくれるため、労働基準法に則った給与計算が可能となります。
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計算業務の標準化を可能に
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Web給与明細システムの種類
- 専用型
- 給与計算ソフトとの一体型
- 他システムとの一体型
Web給与明細は導入することで様々なメリットがありますが、実際に導入する際には、どんなタイプのWeb給与明細システムがあるのかを事前に知っておくと、より自社にマッチしたシステムを導入しやすくなります。
専用型はWebで給与明細を発行することに特化したシステムで、給与計算ソフトの情報をCSV形式などで取り込むことでWeb給与明細の発行や配信が可能となります。
給与計算ソフトとの一体型は、給与計算ソフトの機能としてWeb給与明細の発行が可能なもので、システム連携を行う必要がないので、給与計算とオンライン明細の発行が初めからスムーズに行えるというメリットがあります。
他システムとの一体型は、労務管理システムなどの機能としてオンライン明細を発行できるものになります。
おすすめWeb給与明細システム9選
Pay-Look(ペイルック)
特徴
Pay-Lookはクラウド型のWeb給与明細システムの中でも、データの取り込み·明細発行に特化したシステムです。
給与計算ソフトと連携させることなくPay-LookにCSV形式で作成した給与データを取り込むだけでWeb明細の発行が簡単に実現できます。操作性にも優れていて、非常にシンプルなのでPC操作が苦手という担当者の方でも安心して使用することができます。
主な機能
- 自動明細発行機能
- 再発行機能
- 過去データ閲覧機能
| 月額料金 | 5,000円+50円×人数 |
| 初期費用 | 100,000円 |
| 無料トライアル | なし |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Pay-Look公式サイト
オフィスステーション
特徴
オフィスステーションはクラウド型の労務管理システムで、労務管理に必要な機能がオールインワンで搭載されています。
特徴的なのは、全ての機能を初めから導入するのではなく、必要な機能だけを利用することができるという点です。給与関連はもちろん、年末調整や社会保険系など実に多くの帳票に対応しており、その数は118種類と類似サービスの中でも群を抜いています。
主な機能
- 労務管理機能
- 人事管理機能
- 給与データインポート機能
- 電子申請機能
| 月額料金 | 1,000円〜※1 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
※1 給与明細機能を1名で利用する場合
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:オフィスステーション公式サイト
マネーフォワードクラウド給与
特徴
マネーフォワードクラウド給与は、会計ソフトや勤怠管理システムで有名なマネーフォワードシリーズの給与計算ソフトです。
給与計算に必要な設定項目は5つだけと非常に簡単に導入できるという特徴があり、Web給与明細の発行だけでなく年末調整にも対応できるので労務担当者の負担を大きく軽減してくれます。
料金プランは31名未満で利用する場合とそれ以上で利用する場合で異なるので注意が必要です。
主な機能
- 給与計算機能
- Web給与明細機能
- 賞与計算機能
- 所得税計算機能
- 年末調整機能
| 月額料金 | 2,980円〜(年額プランの場合) |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 1ヶ月間無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:マネーフォワードクラウド給与公式サイト
やよいの給与明細オンライン
特徴
やよいの給与明細オンラインは弥生会計シリーズからリリースされているWeb給与明細システムです。
給与の自動計算はもちろんですが、入力した給与データを自動で従業員台帳に反映させることができ、明細の発行まで行うことができます。給与明細のテンプレートが複数種類用意されているので、普段自社で使っている形式に近いものを利用することができます。
最大2ヶ月間無料で利用することができるので、しっかりと事前に検討してから有料プランへの移行を決めることが可能です。
主な機能
- 給与明細発行機能
- 賃金台帳反映機能
- テンプレート機能
| 月額料金 | 450円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 2ヶ月無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:やよいの給与明細オンライン公式サイト
WEB給
特徴
WEB給は給与計算ソフトで作成した給与データを取り込むことでWeb給与明細の作成ができます。
操作に慣れてさえしまえば給与データの取り込みから給与明細の発行まで3分でできるほどの手軽さを実現しています。勘定奉行、弥生会計、PCA給与Xなど主要な給与計算ソフトに対応していることも特徴的です。
主な機能
- インポート機能
- ログイン情報配信機能
- 安否確認機能
- 社内報機能
| 月額料金 | 30,000円〜(600名まで) |
| 初期費用 | 30,000円 |
| 無料トライアル | 1ヶ月無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:WEB給公式サイト
Workcloud(ワーククラウド)
特徴
Workcloudは人事労務だけでなく、勤怠管理や給与計算など様々な業務を一元管理することができます。
対象の事業規模としては中小〜数千人規模の大企業でも利用可能なシステムとなっています。Workcloud1つであらゆる業務を管理することができるので、従業員から上長まで情報の収集に時間がかかっていたことが非常にスムーズになり作業時間の削減が実現できます。
主な機能
- 就業時間管理
- 休暇申請機能
- 給与計算機能
- 明細発行機能
- マイナンバー管理
- 年末調整機能
| 月額料金 | 要問い合わせ |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | 要問い合わせ |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Workcloud公式サイト
Gozal(ゴザル)
特徴
Gozalはクラウド型の労務管理サービスで、2,000社以上の企業が利用しています。雇用、勤怠、給与の計算など、労務に関する業務をGozalだけで管理することができ、Web給与明細の発行も可能という利便性の広さを実現しています。
自社の給料計算方式に対応した計算式が設定できるので、特殊な勤務形態を採用している企業にもおすすめです。
主な機能
- 勤怠集計機能
- 給与計算機能
- オンライン明細発行機能
| 月額料金 | 590円〜(年額プランの場合) |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Gozal公式サイト
人事労務freee
特徴
クラウド会計サービスとして有名なfreee株式会社が提供している人事労務業務の一元管理システムが人事労務freeeです。
勤怠管理や給与計算、マイナンバー管理、給与明細発行など労務に関するあらゆる業務を効率化することができ、給与計算に関していえば単純な給与だけでなく社会保険料や雇用保険料なども計算可能です。
主な機能
- 労務管理
- 勤怠管理
- 給与計算機能
- 年末調整の計算
| 月額料金 | 1,980円〜(年間プランの場合) |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | あり |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:人事労務freee公式サイト
ポケット給与
特徴
ポケット給与は既存の給与計算ソフトのデータを取り込むことで簡単にWeb給与明細の発行、配信が可能になるシステムです。
給与や賞与、源泉徴収票などのテンプレートが用意されているので、すぐに使い始めることが可能で、自社用にカスタマイズしてオリジナルの帳票に対応させることもできます。直感的操作で利用できる点も好評です。
主な機能
- 雇用形態別に対応
- テンプレート機能
- 明細のPDF化
| 月額料金 | 要問い合わせ |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | 要問い合わせ |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:ポケット給与公式サイト
無料で利用できるWeb給与明細システム4選
SmartHR
特徴
SmartHRは、クラウド労務管理ソフトとして非常に高い知名度と導入実績を誇っています。
人事労務関連手続きのペーパレス化、効率性を上げるだけでなく、従業員情報の一元管理が可能になります。給与明細や賞与の情報をCSV化して取り込むことでオンライン上で従業員に配布することが可能になる機能を搭載しています。源泉徴収に関しても同じくオンライン化することが可能です。
30名までの小規模企業であれば無料で利用することができる0円プランも提供しています。
主な機能
- 人事管理機能
- 電子申請機能
- 入社、退社手続き
- 明細発行機能
- アカウント管理
| 月額料金 | 0円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 15日間無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:SmartHR公式サイト
ジョブカン給与計算
特徴
ジョブカンシリーズの中でも給与計算に特化したシステムのジョブカン給与計算は給与計算業務の自動化だけでなく、メモ機能など給与計算担当者であれば欲しかった機能が多数搭載されていることから非常に人気のサービスです。
特徴としてはジョブカン勤怠管理やジョブカン労務管理と連携させることで勤怠データをそのまま給与計算に反映させ、明細を発行させることができるという自動化を実現できます。
また、従業員数5名までであれば期間の制限なく無料で利用することができる無料プランを提供していることも特徴の1つです。
主な機能
- ジョブカンシリーズとの連携機能
- 給与計算機能
- 年末調整機能
- ToDoリスト作成機能
- メモ機能
| 月額料金 | 400円/ユーザー |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:ジョブカン給与計算公式サイト
IEYASU(イエヤス)
特徴
IEYASUはクラウド型の勤怠管理システムで、給与ソフトで作成したデータを取り込むことでWeb給与明細の発行も可能としているため多くの企業から導入されています。
特筆すべき特徴は初期費用や月額料金がかからず完全に無料で使えるという点です。無料で利用できるWeb給与明細システムはいくつかのサービスから提供されていますが、利用できる人数に制限があったり機能が極端に制限されているものが多く、導入しても満足に利用できないものもあります。
IEYASUの無料プランは利用人数の制限なしで使用することができます。
主な機能
- 給与データの取り込み
- Web給与明細の確認
- 源泉徴収票の確認
- スマホからの給与明細確認
| 月額料金 | 0円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | なし |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:IEYASU公式サイト
スマ給
特徴
スマ給はクラウド型の給与明細システムで、初期費用や月額費用が無料で利用できることが最大の特徴です。
無料サービス特有の、使用人数の制限であったり期間の制限もないので使い勝手もよく、給与明細をオンライン化したいという企業には非常におすすめです。
主な機能
- お知らせ機能
- スマホ対応
- 分析レポート機能(プロモデルのみ)
- 項目設定機能
| 月額料金 | 0円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | なし |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:スマ給公式サイト
Web給与明細システム選定のポイント
セキュリティ面の確認
従業員の給与情報という非常に重要な個人情報を扱うのでセキュリティ対策については確認しておくことが必要です。
注目するポイントとしては、情報の暗号化が行われているか、アクセス制限ができるか、データセンターに保存された個人情報の暗号化、ログイン時の二段階認証が可能か、などに注意すると良いでしょう。
給与データをどのような形で用意するか
作成したWeb給与明細がメールに添付できるか、PDF形式に変換できるかなどにも注目しましょう。
明細の配布日に従業員が自らシステムにログインして確認するタイプなのか、管理者がメールに添付して配布する必要があるのかという点でも手間が変わってくるので事前に確認しておくことをおすすめします。
メール配布が必要な場合は従業員全員にメールアドレスを把握している必要があり、少し手間がかかってしまいますが、従業員がログインしなければいけないタイプはPC操作やスマホの操作が不慣れな社員には負担と感じてしまうので注意が必要です。
閲覧できる端末を確認
作成したWeb給与明細を閲覧できる環境の確認も重要です。PCでの確認はもちろんのこと、スマホやタブレットからも確認できるのか、ガラケーにも対応しているのか、専用アプリもあるのかといった点は事前に確認するようにしましょう。
せっかくWeb給与明細を発行してペーパーレス化を実現しても全従業員が簡単に確認できる環境を構築できなければ導入の意味がありません。
外国語に対応しているか
昨今では外国人を雇用している企業も少なくありません。ですので、英語での表示ができるのか、それ以外の言語にも対応しているのかを確認しましょう。
現在外国人労働者を雇用していないという企業でも将来的にグローバル展開を予定していたり、この先雇用する予定がある企業は多言語対応について確認しておいた方が良いでしょう。
Web給与明細システム導入のメリット
企業側のメリット
配布コストの削減
Web給与明細システムを導入することで今まで紙で発行していた明細をオンライン上で配布できるようになり、ペーパーレス化が実現できます。印刷代や紙代が削減できるので、長く使用すればするほどコストカットを実感することができます。
また、離れた場所に複数の拠点を持つような企業の場合、それぞれに給与明細を郵送しているというケースもあります。オンラインで確認できるWeb給与明細であればインターネット環境さえあれば場所を選ばずに明細の配布ができるので郵送費を削減することができます。
管理業務の効率化
紙での給与明細の場合、従業員が紛失してしまうというリスクがつきものです。再度発行するには印刷代など費用もかかりますし何よりセキュリティ対策としては危険です。
Web給与明細システムを導入することで、作成した明細データはクラウド上に保管されるので紛失の心配はありません。従業員が間違えて添付データを削除してしまった場合でも再送信は短時間で完了するので手間はかかりません。
年末調整の際に給与明細データを遡って確認したい時も検索機能が搭載されているので簡単に該当データを探すことができます。
従業員側のメリット
いつでも明細の確認ができる
Web給与明細システムを導入することで従業員はいつでもオンライン上で給与明細を確認できるようになります。クラウド型のシステムが多いので、社用のPCだけではなく自宅からスマホやタブレットでも確認が可能です。
また、過去のデータもシステム上で簡単に確認できるため、確定申告など過去情報が必要な時に素早く検索することが可能というメリットもあります。
明細の紛失リスクを回避できる
紙での給与明細の場合、明細を紛失してしまうリスクがありますがオンラインで給与明細の管理ができるのでこのリスクを回避できるというメリットがあります。
再発行も管理者がすぐにできるので、万が一添付データを削除してしまった際にもすぐにデータを再送してもらうことができます。
Web給与明細システム導入のデメリット
従業員の理解が必要
Web給与明細は導入すれば基本的に全員に利用してもらうことになるので、それまでの紙での明細が良いという従業員にとっては新システムの導入に抵抗を感じる場合もあります。
作成したデータを紙に印刷することができるシステムもありますが、Web給与明細導入の目的としてペーパーレス化を目的としているケースも多いので、導入前にしっかりとシステムを利用するメリットを説明して理解を深めてもらうことが重要です。
セキュリティ対策を行う必要性がある
オンラインで手軽に給与明細が確認できるようになるというメリットがあるWeb給与明細ですが、ネット環境を利用するということはサイバー攻撃などによりデータが流出してしまう可能性もあります。
導入前にセキュリティ対策の内容についてしっかりと確認しておくことが必須です。
また、ログインIDとパスワードがわかってしまうと他人が管理画面を閲覧できてしまうということもあるのでアクセス権限機能があるシステムを選ぶなどの選択肢も候補にいれましょう。
対応デバイスが必要
オンライン上で給与明細が確認できるというのは大きなメリットですが、前提としてネット環境が必要であり、社用PCしか持っていないという場合は自宅などでは明細の確認ができません。
スマホ対応しているシステムも多いですが、ガラケーしかもっていないという年配の社員の方ももちろんいます。従業員が給与明細を確認するためにわざわざ端末を購入する必要がないように、幅広いデバイスで閲覧できるシステムを導入するようにしましょう。
Web給与明細システムについて動画で詳しく見る
Web給与明細システム導入で業務効率化を
導入することでペーパーレス化や業務の効率化が実現できるWeb給与明細システムですが、導入にかかる費用はもちろん、機能、連携できるシステムなどサービスによって様々です。
どんなシステムが自社にマッチしているのかはなかなか比較が難しいと思いますが、本記事で紹介させていただいたシステムを参考にしつつ是非比較検討してみてください。
無料のトライアルを利用してWeb給与明細システムがどういったものなのか体験してみることで自社にマッチしたシステムを把握しやすくなりますので、無料で利用できるシステムも参考にしてみてください。
30代の経営者・役員で給与明細作成ソフトを利用していると回答した割合は35.29%【給与明細に関するアンケート】
調査概要
対象者:全国の30歳〜59歳の男女・経営者/役員
サンプル数:300人
居住地:宮城県,東京都,愛知県,大阪府,福岡県
調査方法:ネットリサーチ
アンケート実施日:2022年4月7日
調査メディア: STRATE[ストラテ]：https://strate.biz/
【質問：従業員の給与明細の作成方法は以下のうちどれですか？】
質問に対しての回答選択肢は以下
1.給与明細を作成していない
2.紙・手書きで作成している
3.エクセル等で作成している
4.給与明細作成ソフトを利用して作成している
30代〜50代の男女を対象とした「従業員の給与明細の作成方法は以下のうちどれですか？」というアンケートで最も多かった回答は「給与明細作成ソフトを利用して作成している」で50%でした。
次いで多かったのが「給与明細を作成していない」と回答した方の20%。「エクセル等で作成している」と回答した方が19%、「紙・手書きで作成している」という回答が11%で、給与明細作成ソフトを利用していない方が全体の半数にも及びました。
【30代の経営者・役員で給与明細作成ソフトを利用していると回答した割合は35.29%】
給与明細作成ソフトを利用していると回答した割合を年代別でみてみますと、50代が最も多く67.65%、次いで40代の46.88%、30代は35.29%に及びました。
年代が下がるにつれて給与明細作成ソフトを使っている方が減少傾向にあることが分かりました。
【30代経営者・役員で給与明細作成ソフトの利用率は男性よりも女性の方が高く、その差2倍】
給与明細作成ソフトを利用していると回答した割合を年代×男女別でみてみますと、50代男性が最も多く76.47%、次いで40代男性の62.5%、30代は23.53%にとどまりました。
30代では、女性が約半数ほどが利用しており、男性の2倍にも上ることが分かりました。
