中途採用の選考では、面接・書類だけで候補者を見極めることは難しいものです。
例えば、問題のある人物を採用してしまったり、採用したもののすぐに早期離職されてしまったりなど、というようなトラブルは起こりがちと言えるでしょう。
このような課題の解決には、「リファレンスチェック」を実施し、候補者と企業のミスマッチを避けることをおすすめします。
しかし、リファレンスチェックは、個人情報保護の法律に抵触する行為ではないか、と不安に思う方も少なくないはずです。
今回は、リファレンスチェック・採用調査を実施する上で配慮するべきことについて解説いたします。
おすすめの類似リファレンスチェックサービス
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Parame Recruitとは、株式会社Parame Recruitが運営しているリファレンスチェックサービスです。 採用候補者をよく知る人物からの他己評価を取得することで、書類や面接だけではわからない採用候補者をより深く知ることができます。
面接だけではわからない候補者情報を取得できる
Parame Recruitは、独自のアルゴリズムによって、採用候補者の性格傾向を分析することができます。
信憑性の担保が可能
Parame Recruitでは、推薦者には身分証明書での本人確認を実施しているため、なりすましを防止することができます。
チャットで追加質問ができる
回答を取得した後に、推薦者と直接チャットによるやりとりを行うことが可能です。回答結果の中で気になった項目や、曖昧な部分を深堀することはもちろん、追加の質問も可能なため、面談前にしっかりと情報を収集することができます。
類似サービス： ASHIATO
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ASHIATOとは、エン·ジャパン株式会社が運営しているリファレンスチェックサービスです。 従来のリファレンスチェックは、採用候補者のマイナスな面を調査するネガティブチェックの側面が強いものでしたが、ASHIATOは、採用候補者のこれまでの「活躍の足跡」を可視化することで、入社後の活躍から定着率向上までに寄与していくことができます。
面接ではわからない人となりがわかる
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入社後の活躍･定着まで支援
リファレンスチェックによって、採用候補者と一緒に働いてきた人から「当時の働きぶり」、「人柄」、「相性が良いチーム」、「パフォーマンスを発揮した場面」などの情報を取得できることで、入社後の人材配置･チーム編成に活かすことが可能になります。
スピーディーなヒアリングとレポート回収が可能
ASHIATOによるヒアリングは、候補者1名あたり5分程度でヒアリングを行うことが可能です。 レポートの回収も平均で3営業日ほどで可能なため、選考フローのスピードを落とすことなく利用することができます。
類似サービス： レキシル
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レキシルとは、株式会社ビットミックスが運営している採用におけるリスク対策ツールです。 採用したスタッフが、「協調性に欠けている」、「ストレスに弱い」、「不平不満ばかり言う」、「経歴が疑わしい」、「SNSトラブル」、「情報漏洩」、といったネガティブ要素によるミスマッチを解消することができます。
精度の高い第三者チェックを実施
レキシルでは、第三者からのインタビューを通した「経歴チェック」、「評価チェック」を実施しています。 面接における、過去の役職や学歴の過大申告、経歴詐称のリスクを早期に発見し、入社後のトラブルを事前に防ぐことが可能です。
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法令遵守の安心サービス
レキシルは、弁護士、社労士監修のサービスで、個人情報保護法への抵触リスクを排除、厚生労働省の示している候補者の適正や能力に関係がないとされる項目（出生地や家族に関することなど）の情報収集はせず、労働基準にも配慮しているため、安心して利用することができます。
リファレンスチェックとは？
「リファレンスチェック」とは、中途採用の候補者の実績・在籍期間・人物像を、これまで一緒に働いていた第三者からヒアリングし、取得することを指します。
すなわち、企業が被るリスクを軽減することを目的とし、書類・面接ではなかなか知り得ない情報を第三者から取得するのがその意義です。
主に、内定が決まる前後の最終確認として、企業・委託された外部業者が、候補者から承諾を得た上で、前職や現職の上司・同僚・部下などに対して電話やメールでヒアリングを行います。
リファレンスチェックは違法にならない？
冒頭で述べた通り、リファレンスチェックでは、個人情報保護法に抵触していないかという点を一番に注意するべきです。
個人情報保護法の第23条には、「第三者は本人の同意なしに個人データを提供してはならない」という旨が記載されており、リファレンスチェックを実施する上では、採用候補者本人に事前の同意を必ず得る必要があるということになります。
候補者本人の同意を得ていない際は、情報提供をしないよう指導されている企業も多いです。
違法性のないリファレンスチェックを行うポイント
候補者にリファレンスチェックを行う旨の同意を必ずとる
まずは、候補者にリファレンスチェックとは何か、実施の目的・調査方法を分かりやすくまとめた資料などを渡し、実施する内容について、十分な理解と実施への同意を得る必要があります。
調査会社に調査を委託する場合、その委託先に情報を提供することについても候補者本人から必ず了承を得て、その同意したエビデンスを必ず保管するようにしましょう。
候補者本人から推薦者を指定してもらう
候補者本人から同意を得たら、リファレンスチェックをお願いする推薦者を直接選んでもらいます。
推薦者が決まったら、その推薦者の電話番号・メールアドレスなどの情報を提供してもらい連絡をとり、リファレンスチェックを実施します。
推薦者の個人情報に関しても、同意なしに教えてもらうことはできないため、推薦者にも候補者と同様、リファレンスチェックについて丁寧に説明を行うようにしましょう。
推薦者からもしっかり信用を得てから、リファレンスチェックを行うようにします。
まとめ
以上、リファレンスチェックの正しい方法、違法にならないよう注意するべき点について解説いたしました。
リファレンスチェックを正しい形で企業に導入し、中途採用者とのミスマッチが起こらないよう、気を配りましょう。
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