目次
「リファレンスチェックでの個人情報の扱い方を知りたい、、」
「リファレンスチェックで違法にあたる場合を知っておきたい、、」
本記事は、リファレンスチェックと個人情報について解説をしています。
個人情報の扱いは非常に大切なポイントなので、確認をしましょう。
おすすめの類似リファレンスチェックサービス
類似サービス： Parame Recruit
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Parame Recruitとは、株式会社Parame Recruitが運営しているリファレンスチェックサービスです。 採用候補者をよく知る人物からの他己評価を取得することで、書類や面接だけではわからない採用候補者をより深く知ることができます。
面接だけではわからない候補者情報を取得できる
Parame Recruitは、独自のアルゴリズムによって、採用候補者の性格傾向を分析することができます。
信憑性の担保が可能
Parame Recruitでは、推薦者には身分証明書での本人確認を実施しているため、なりすましを防止することができます。
チャットで追加質問ができる
回答を取得した後に、推薦者と直接チャットによるやりとりを行うことが可能です。回答結果の中で気になった項目や、曖昧な部分を深堀することはもちろん、追加の質問も可能なため、面談前にしっかりと情報を収集することができます。
類似サービス： ASHIATO
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ASHIATOとは、エン·ジャパン株式会社が運営しているリファレンスチェックサービスです。 従来のリファレンスチェックは、採用候補者のマイナスな面を調査するネガティブチェックの側面が強いものでしたが、ASHIATOは、採用候補者のこれまでの「活躍の足跡」を可視化することで、入社後の活躍から定着率向上までに寄与していくことができます。
面接ではわからない人となりがわかる
ASHIATOは、これまで15万社の採用支援を行ってきたエン･ジャパンだからこそできるノウハウを詰め込んだ独自のアンケートを実施することによって、通常の面接ではわからない候補者の、それまでの働きぶりや、周りとの協調性を知ることができます。
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リファレンスチェックによって、採用候補者と一緒に働いてきた人から「当時の働きぶり」、「人柄」、「相性が良いチーム」、「パフォーマンスを発揮した場面」などの情報を取得できることで、入社後の人材配置･チーム編成に活かすことが可能になります。
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ASHIATOによるヒアリングは、候補者1名あたり5分程度でヒアリングを行うことが可能です。 レポートの回収も平均で3営業日ほどで可能なため、選考フローのスピードを落とすことなく利用することができます。
類似サービス： レキシル
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| 利用料金 | 6.6万円（税込）/人 | 無料お試し | 要問い合わせ |
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レキシルとは、株式会社ビットミックスが運営している採用におけるリスク対策ツールです。 採用したスタッフが、「協調性に欠けている」、「ストレスに弱い」、「不平不満ばかり言う」、「経歴が疑わしい」、「SNSトラブル」、「情報漏洩」、といったネガティブ要素によるミスマッチを解消することができます。
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第三者へのインタビュー調査だけでなく、Webによるバックグラウンド調査も可能です。 ネット検索情報やSNS情報、個人ブログ、マスメディア情報などの調査手法を用いて、性格や素行に問題がないか、入社後に情報漏洩につながるリスクを抱えていないかといった要素を調べ、リスクヘッジを行うことができます。
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レキシルは、弁護士、社労士監修のサービスで、個人情報保護法への抵触リスクを排除、厚生労働省の示している候補者の適正や能力に関係がないとされる項目（出生地や家族に関することなど）の情報収集はせず、労働基準にも配慮しているため、安心して利用することができます。
リファレンスチェックと個人情報保護の関係
前提として、リファレンスチェックで得られる情報は個人を識別できる情報なので「個人情報」にあたります。
個人情報保護の観点から、リファレンスチェックを用いるためには求職者本人の「同意」が必要です。
同意を得る前に、求職者に対して情報の取得範囲と利用目的を説明する必要があります。
また求職者が提供した個人情報に関しては、必要最小限の範囲で取り扱わなければなりません。具体的には、求職者の名前や職歴に関する情報以外は、リファレンスチェックに必要のない情報であるため、収集や使用を避けなければいけません。
おすすめのリファレンスチェックサービス
違法性のあるリファレンスチェックとは
違法性があるリファレンスチェックは以下のようなものが考えられます。
本人の同意が無い
リファレンスチェックでは、本人の同意を無しに職歴やスキルなどの情報を収集することはできません。
必要のない情報の収集や使用がある
リファレンスチェックで収集される情報は、候補者の採用に必要な情報に限定する必要があります。また、収集した情報を必要以上に使用することも禁止されています。
リファレンスチェックにおける、必要な情報とは「勤務期間」「担当業務」「人間性」などが該当します。その他、不必要な情報は「家族構成」「宗教や政治的信条」などが挙げられます。
リファレンスチェックの後の内定取り消し
内定が出されてから労働契約が成立するまでの期間は、法律上は「内定期間」として扱われます。内定期間中には、労働契約が成立する前提で、就業開始日や条件などが取り決められます。
内定期間中にリファレンスチェックを行い、その結果を理由に内定を取り消す場合、労働者に対して不当な取り扱いを行ったと判断され、違法行為にあたる可能性があります。
個人情報保護を意識したリファレンスチェックのポイント
リファレンスチェックにおけるポイントを解説します。個人情報は、法律に直結することなので確認をしましょう。
不必要なデータはすぐに削除する
リファレンスチェックにおいて収集された情報は、あくまでも採用の可否判定に用いられるものです。そのため、候補者の採用・不採用が決まれば早急にデータを削除しましょう。
セキュリティ対策は万全にする
個人情報を漏洩させないために、不正アクセスやウイルス対策などセキュリティを強固にしておく必要があります。
また、個人情報を扱う従業員に対しての教育やトレーニングを行い個人情報保護の意識を高めることもセキュリティ対策になります。
情報の正確性の確認をする
リファレンスチェックで得た情報が正確かどうかを確認することも重要です。例えば、情報提供者が求職者をよく知っていなかった場合、情報が正確でない可能性があります。
情報が正確でないと、採用する側にとっては思っていた人材では無かったということが発生することが考えられます。また本当は、必要な人材であったので不採用になってしまうケースも想定できます。
このように採用の可否に誤りが生じることになるので、情報の正確性の確認が大切です。
リファレンスチェック実施の際には個人情報保護の意識が大切
リファレンスチェックで得られる情報は個人情報にあたり、同意を得る前に情報の取得範囲と利用目的を説明する必要があります。
本人の同意がない場合や必要のない情報を収集する場合は違法性があるので注意をしましょう。
また 内定期間中にリファレンスチェックを行い、その結果を理由に内定を取り消す場合は違法行為にあたる可能性があります。
ポイントとしては、不必要なデータはすぐに削除し、セキュリティ対策を強固にし、個人情報保護の意識を高めるための教育やトレーニングを行うことが必要です。
