多くの企業で、月末など決まったタイミングで行われている経費精算ですが、社内でしっかりとルールを決めていないと、管理の負担が増えるだけでなく、思わぬトラブルに発展する可能性もあります。
本記事では、経費精算におけるルールについて解説していますので、参考にしてください。
経費精算のルールとは
経費精算のルールとは、会社ごとに定めた経費精算に関する規則のことを指します。就業規則のように、法律で作成を義務付けられているものもありますが、経費精算に関するルールは、会社が任意で策定するものとなります。
経費精算のルールは、任意で設定するものといっても、その重要度は高く、しっかりとルールを定めておかないと思わぬトラブルに発展するケースもあります。
経費精算のルールを作成しておくことで、経理担当者にかかる負担を減らし、トラブルを防止する効果も期待できるため、曖昧なルールではなく、目的や効果を意識した上で作成すると良いでしょう。
経費精算にルールを設ける目的
経理担当者の負担を軽減
経費精算に関するルールが定められていないと、何が経費として認められるのかがわからず、経費の対象外のものを申請する社員が増えてしまいます。
誤った経費精算が多いと、その分経理担当者が修正、差し戻し対応をしなければいけないため、業務負荷も増すばかりです。
経費精算のルールを作成しておけば、規定に沿った形での経費申請がベースとなるため、担当者の負担を減らし、業務効率化につながります。
経費削減
経費精算のルールをしっかりと決めていないと、旅費交通費や交通費の請求金額が、相場より高くなってしまうリスクがあります。
勘定科目ごとに、経費として申請できる金額の上限を設定したり、交通費は最短ルートでの申請をルール化したりすることで、経費の削減が可能となります。
不正の防止や法的リスクを回避
経費精算に関するルールを作成しておかないと、架空の経費請求や、最短ルートと異なる交通手段を使用して交通費を水増しするといった不正受給が起きる可能性があります。
このようなケースでは、経費の範囲を定めておく、金額の上限を設ける、不正受給が発覚した時の処分を周知しておくといった対策が有効です。
また、定期券圏内の料金も請求してしまう二重精算といった脱税の疑いがある経費精算が発生してしまう法的リスクもあるため、経費精算のルールでこれらに関する規定を設けておくことが重要となります。
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経費精算のルールを作成する方法
経費と認められる基準を決めておく
経費精算のルールとしては、まず経費として認められるものの基準や条件、申請できる金額の上限を決めておくと良いでしょう。
例えば、電車やバスを使用した際の移動は区間の最安値を上限としたり、ホテルや旅館の宿泊費の上限を設けたりといったことが挙げられます。
従業員の私的な経費申請を防ぐためにも、経費として認められるものを例としてリスト化しておくと従業員も申請時に確認できて良いでしょう。
申請期限を設ける
経費申請がいつまでできるのかルールを決めておかないと、時間が経った経費を申請してくる社員が出てくる可能性もあり、正確な財務状態の把握が難しくなってしまう場合があります。
そのため、発生した経費はいつまでに申請するといった規定を決めておきましょう。
例外を禁止する
経費精算のルールにない項目は経費精算対象外とする、といった例外を禁止するルールは重要です。
例外を認めてしまうと、その後も同様のケースを認めなくなくてはいけないため、せっかく作成したルールがブレてしまいます。
逆に、一度認めた例外を次回から認めないと、不公平に感じる従業員もいるため、例外は認めないようにルールとして決めておきましょう。
経費精算のルールを決める際の注意点
交通費に関する規定を決めておく
交通費は申請が多い経費申請であるため、細かくルールを設定しておくことで経費精算業務を効率化することができます。
交通費は、通勤手当分の定期区間を控除した電車やバスといった公共交通機関の経費精算を対象とすることを規定とすることで、二重計上を防止することが可能となります。
また、利用する交通機関によっては、領収書を受け取ることが難しい場合もあるため、領収書がないときの精算書への記載方法なども定めておくと良いでしょう。
また、経費申請時は、経費削減のためにも最短ルートで申請することもルールとして設定しておくことが重要です。
出張に関するルールを設けておく
出張費は、出張時に発生した交通費や宿泊費、日当などが当てはまります。
電車やバス、タクシーなど、移動手段に応じて基準を設け、飛行機や新幹線などのクラスによって料金が変わる交通手段においても、経費の範囲を設定しておくと良いでしょう。
また、食費などをまかなうために日当を支給している企業もありますが、ルールを設けていないと日当を経費として計上できないこともあるため、この点においても事前にルールを作成しておく必要があります。
経費精算に必要なルールを作成しよう
経費精算のルールについて解説しました。
経費精算は企業が活動していく上で必要不可欠な業務となっているため、ルールをしっかりと作成し、不正請求などのリスクを防ぎ、業務効率化を目指しましょう。
