営業や取引先との打ち合わせの際に、電車や車、タクシーなどを利用する機会は多いことでしょう。
業務における交通機関の利用代金を従業員が一時的に負担し、企業側に支払いを請求するためには交通費精算書を提出する必要があります。
本記事では、交通費精算書の書き方のポイントや注意点、個人事業主が交通費精算書を作成する方法などを解説しますので参考にしてください。
交通費の精算書が必要な理由
普段、電車やバスで通勤している際に発生する交通費は通勤費として扱われるので企業側から支払いが行われますが、交通費については労働基準法では支払いの義務は定められていません。
ですので、企業側が自由に定めて従業員の生活補助的なニュアンスで交通費を支払っているというケースが多いのです。
この企業が定めたルール内で交通費の支払いが必要なことを証明するために、交通費精算書が必要とされています。
交通費の精算書の書き方のポイント
交通費精算書は車やバス、タクシーなど移動手段やその目的によって書き方も異なります。それぞれの書き方のポイントを解説していきます。
※交通費精算書の書き方は企業によってテンプレートが異なる可能性がありますので、参考にしつつも詳細は自社の経理部などに問い合わせると良いでしょう。
営業でかかった交通費精算書の書き方
取引先への訪問や出張など営業活動では様々な交通手段を使います。いずれの交通費精算書の場合でも基本的には日付ごとの利用交通期間や出発場所、到着場所、かかった金額を書いていくことが多いです。
電車やタクシー、飛行機など様々な交通手段を使う場合があるので、その都度精算を行う方が、後々の精算忘れを防ぐという意味でもおすすめです。
電車やバスを利用した場合
電車や新幹線を利用した場合は、利用した鉄道会社や区間、乗り換えなどのルートを記載することで確実な交通費精算が可能となります。
領収書がでない交通機関を利用する場合は都度精算書を提出するようにしないと、詳細な料金や経路が思い出せずに経費精算の申請が通らない可能性があるので注意が必要です。
タクシーやハイヤーを利用した場合
タクシーやハイヤーを移動手段として利用した場合は、レシートがでないので領収書を発行する必要があります。この領収書がないとタクシーに乗った証明ができず、正確な金額を請求することが難しいので、必ず領収書をもらうようにしてください。また、紙の領収書は紛失の恐れもあるのでなくさないように保管しましょう。
領収書は交通費精算書に添付するか、一緒に提出するケースが一般的です。
交通費精算書を作る際の注意点
通勤定期の区間が移動範囲に含まれている場合
従業員から提出された交通費精算書に、通勤定期区間が含まれていないかをしっかりと確認するようにしましょう。
通勤定期代を支給している企業の場合は、交通費精算書に定期区間が含まれているのに気づかずに交通費を支払ってしまうと二重に支給してしまうことになるので注意が必要です。
従業員の中には通勤区域が含まれていることに気づかなかったり、面倒だからと修正しないで交通費精算書を提出する方もいるかもしれません。交通費精算書を受け取った経理担当者は必ず定期区間が含まれていないかを確認しましょう。
税率が正しく計算されているか確認する
バスや電車の料金はすでに消費税が含まれた金額になっていますが、それを知らずにさらに消費税をかけてしまう社員の方もいる可能性があります。
これを確認しないまま承認してしまうと、余分な交通費を支払っていることとなるので注意が必要です。
社内規程に沿った申請をしているか確認
企業によって、交通費の精算ルールはそれぞれです。
可能な限り、領収書を提出するように義務付けている企業もあれば、電車やバスなどの少額の交通費については領収書は不要としている企業もあります。
交通費の支給上限や、利用可能な交通機関を守っているかどの社内規程に沿った交通費精算書の申請を行っているかをしっかりと確認するようにしましょう。
また、タクシーや飛行機など高額な交通費が発生する交通機関を利用した場合は必ず領収書をもらうように徹底することで、万が一、税務調査の対象となった場合も仕事で利用したことが証明できます。
最安経路で申請されているかを確認する
交通費精算書に記載されているルートが最安のものかを確認しましょう。複数の経路がある場合、交通費を少しでも多くもらうおうとして、本来の使用ルートとは別のルートで申請する方がいる場合もあるので、ルート検索システムなどを使って正しいルートで申請しているかを必ず確認することをおすすめします。
領収書を管理するコツ(従業員向け)
交通費精算書を作成する上で欠かせないのが領収書ですが、紙の領収書はキチンと保管したつもりでも失くしてしまうものです。
紛失はしていないが、汚れてしまって文字が読めなかったり破けてしまったというケースも少なくはありません。
そこで、普段から以下の点に注意しておくことで適切な領収書管理ができるようになりますのでご紹介します。
交通費精算書とセットで保管しておく
タクシーの領収書など小さいものが多く、失くしてしまうという場合には、領収書をもらったタイミングでこまめに交通費精算書を作成して領収書とセットで保管しておくと良いでしょう。
セットで保管しておけば精算しているのかどうかも把握しやすくなります。
PDF化しておく
領収書をスキャナーで取り込んだり、スマホのカメラで撮影してPDFデータとして保存しておけば、万が一領収書を紛失してしまった場合でも経費精算ができる場合があります。
また、データ化する手段がないという場合には、コピーをとってもおくのも有効です。
ファイリングしておく
多くの企業で行われている領収書の管理方法としては、ファイリングという方法があります。
一箇所にまとめるのではなく、交通費や飲食費など項目ごとに分けて領収書を保管しておけば、精算書の作成時にも領収書を探す手間がかかりません。
ファイリングの方法は、自社の交通費精算のルールに合わせることで、より効率的な管理ができます。
交通費精算書について(個人事業主の場合)
個人事業主であっても、事業の拡大・売り上げアップのためには取引先に出向いたり訪問営業を行ったりする必要があります。事業を行う上で必要とみなされる交通費に関しては経費で申請することが可能です。
ただし、どんな交通費でも経費として精算できるわけではなく、具体例としては以下の交通費は経費として精算できるケースが多いです。
- 電車代
- バス代
- 飛行機代
- タクシー代
- 新幹線代
- 高速道路の利用料金
- 宿泊代
- 駐車場代
- ガソリンなどの燃料費
逆に、事業を行うために必要がない交通費については経費として申請することはできません。当然ですが、個人としての旅行費や宿泊代、電車代などは経費にはなりません。
タクシー代や駐車場を利用した代金はプライベートのものと混同しやすいので、しっかりと分けておく必要があります。
ただし、電車代やバス代などの領収書がでない交通機関については、実際にその交通機関を利用したことを証明するのが難しいという難点があるので、普段から出金伝票を作成するように心がけましょう。
出勤伝票には、日付と金額、利用した交通機関、経路、利用目的などを記載するとわかりやすいです。目的部分は、取引先企業の名前などを書いておけば具体性が増します。
車移動でかかった交通費精算書の作り方、書き方
公共交通機関ではなく、社用の車を使った移動が多いという場合は車を利用している間にかかった全ての金額を交通費精算書に記載するようにしましょう。
高速道路を利用したり、給油を行った際には領収書を必ずもらうようにして添付することも重要です。
出退勤にも関係する場合は、出発時刻と到着時刻も記入しましょう。必ず記入すべき項目としては以下が挙げられます。
- 日付
- 行先(目的地)
- 出発地
- 到着地
- 片道か往復か
- 交通費の概要(電車代、燃料費など)
- 金額
そのほか特筆事項があれば備考欄を設けてそこに記入しましょう。
簡易的ではありますが、記入例を作成したので参考にしてみてください。
正しい交通費精算書の管理には社内規程の見直しを
交通費精算書の書き方やケース別の具体例などを紹介させていただきました。
企業によって、交通費の経費精算は取り扱いの範囲が異なりますので、フォーマットなどは異なります。
自社にあった交通費精算書の書き方をルール化するためにも、社内規程を見直して、交通費として申請ができるものとできないものを明確にしておくことが重要です。
社内規程が適切に整備されていれば、新入社員でも交通費精算書の作成方法がわからないなど不明点が発生することなくスムーズに提出してくれるはずです。
経理担当者の負担を軽減するためにも、交通費精算書の書き方を一度見直してみましょう。
