営業などで電車やタクシーなどを使用した際に発生する交通費の精算業務ですが、やり方や社内でのルールをしっかりと定めて把握していないと、思わぬトラブルや手間が発生する可能性があります。
本記事では、交通費精算について解説していますので参考にしてください。
交通費精算とは
交通費精算とは、営業活動における移動で発生する費用や、従業員が会社へ通勤する際に発生する交通費などを申請し、経理担当者が申請内容を精査した上で承認、支払いを行う業務のことを指します。
企業によって交通費精算の頻度は異なりますが、1ヶ月ごとに交通費精算を行う企業が一般的です。
交通費と通勤手当を区別する場合もありますが、ひとまとめに交通費と総称するケースもあります。
交通費における勘定科目
交通費は、勘定科目として分類するといくつかに分けられます。それぞれについての詳細は以下の通りです。
交通費
交通費は、電車やバス、タクシーなど、営業活動おいて近場を移動する際に発生した費用のことを指します。
交通手段によっては、領収書を受け取ることが難しい場合もあるため、申請時に領収書の提出を必須としていない企業もあります。
しかし、税務調査の際に指摘されてしまう可能性もあるため、いつその交通手段を利用したのか、どこにいったのかなどをメモにしておくと良いでしょう。
旅費交通費
旅費交通費は、業務で遠方へ移動する際の経費のことを指します。
例えば、電車やバス、飛行機などの交通手段を使用して、遠方に赴く際の交通費や、ホテル・旅館などの宿泊費・食費なども旅費交通費に含まれます。
旅費交通費は、移動距離が長いことや、宿泊費用なども含まれることから、先述の交通費よりも高額となる傾向にあります。
また、高額の経費を請求するため、基本的に旅費交通費の申請には領収書の添付が必須となっています。
通勤費
法律上では、従業員が会社に通勤するための費用を必ず負担しなければいけないという決まりはありませんが、福利厚生として通勤費の支給をしている企業が一般的です。
通勤費としては、定期券の購入代金を経費採算するケースが多いですが、通勤手当は受け取る金額が限度額を超えると、所得税の課税対象収入としてみなされます。
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交通費精算における注意点
記入漏れがないか
旅費交通費の精算であれば、領収書が添付されているか、交通費精算であれば、金額以外の行先や日時、目的などがしっかりと記載されているかを確認しましょう。
税務調査で不正な経費精算と判断されないためにも、経費申請の内容を証明できるよう、メモに残しておくことが重要です。
消費税を加えた状態で計上していないか確認する
電車やバスといった公共機関は、内税、つまり消費税が含まれた状態の金額で利用料金が表示されているため、別の経費精算の癖で消費税を足してしまうと、承認されずに差し戻しとなる可能性があるため、注意が必要です。
最安のルートで申請されているか
基本的に、特段の事情がない限り、交通費精算の申請や、最安ルートで申請するのが規定となっています。
そのため、経費精算の担当者は、高額なルートになっていないか、不正な申請につながっていないかを確認しましょう。
ただし、状況によっては最安でない代わりに最短時間で到着できるルートを選択しているというケースもあるため、社内ルールを事前に設定し、共有しておくことが重要です。
不正申請がないかチェック
従業員側の不正な申請がないかも当然チェックすべき項目ですが、業務フローの設計がずさんなため、不正申請となってしまっているケースもあります。
申請書類の確認箇所が社内ルールで決まっていない場合や、交通費と通勤費の二重払いが発生しているケース、出張に関する経費申請ルールが曖昧になっているといった場合は、業務フローの見直しを行なった方が良いでしょう。
また、経理部門の担当者が足りない場合やアウトソーシングや派遣スタッフに経理を担当してもらっている場合も、不明確な部分が発生しやすいため、注意が必要です。
交通費精算の効率化には経費精算システムがおすすめ
交通費精算について解説しました。
交通費精算業務は、毎月発生する経理業務であり、業務フローや社内ルールがしっかりと定められていないと、税務調査で思わぬ指摘を受けたり、不正申請を生み出してしまうため、注意が必要です。
効率的な交通費精算を実現するためには、経費精算システムの導入も併せて検討してみると良いでしょう。
