精算書とは?清算書との違いや経費の定義について

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経費精算業務において必須とも言える精算書ですが、定義や清算書との違いがわからないという方も多いのではないでしょうか。

本記事では、清算書について解説していますので参考にしてください。

精算書とは

精算とは

まず、経費精算書における「精算」の意味ですが、精密・精巧といった意味を持つ「精」と、計算を意味する「算」の字で成り立っています。

つまり、過不足なく正確に計算すること、精密な計算をして金額を算出することを精算といい、金銭に関する計算において使われる言葉です。

精算書とは

精算書とは、経費に関する書類のことを指します。

交通費や旅費交通費などの経費に関連する書類は精算書と言うことができ、

経費の計算業務は、ミスが許されない正確性を必要とするため、精算という言葉の意味にも合致しているでしょう。

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精算と清算の違いについて

精算と混同して使われる言葉として、「清算」が挙げられます。

精算は、会社における経費の計算であり、外回りの営業中に発生した移動費や、駐車場代など、社員が一時的に立替払いしたものを、後日経費申請し、経理部門と上司の承認を得て正確な金額を社員に支払う業務を精算と呼びます。

また、会社の飲み会や会食代を一時的に幹事がまとめて支払い、後に人数分で割り勘をした場合も精算という言葉を当てはめることができます。

一方で、清算は「借金の清算」や「関係を清算する」といった使用方法が代表的なことから、金銭以外にも用いられる点に違いがあります。

債務を清算するといった意味合いで使われるケースもあることから、法的な意味合いを含んだ使われ方が多い言葉とイメージすると良いでしょう。

精算書と清算書の違いは?

精算書は、会社の経費などの清算時に、目的や支払先など詳細な内訳を記載した書類であるのに対して、清算書は借金の完済証明書など、金銭の受渡の証明などに使用されます。

しかし、明確な線引きがない場合も多く、1枚の書類で精算書と清算書双方の意味を担うこともあります。

自社で使用している書類が精算書にあたるのか、清算書にあたるのかわからないという場合でも、意味を理解していることで、自己判断できるようになるでしょう。

精算書の作成方法

ビジネスシーンにおいては、精算書を使用するケースが一般的ですので、本記事では精算書の作成方法について紹介します。

旅費交通費の精算書作成方法

遠方への移動費用や、出張における宿泊費などの経費精算書の作成方法です。

旅費交通費の精算書を作成する際は、金額や利用者、日付、宿泊施設の捺印やサイン、そして領収書が必要となります。

旅費交通費は、短距離移動の交通費と比べて高額になる傾向にあるため、基本的には領収書が必須となるケースがほとんどです。会社によって規定は異なりますが、領収書がない場合はレシートでも可能という企業もあります。

交通費の精算書作成方法

外回りの営業活動などで、電車やバスなどの交通機関を利用した際の代金を精算してもらうための書類作成方法です。

交通費の精算書作成は、旅費交通費と同様に、具体的な料金や利用者、日付などの詳細な情報を記載する必要があります。

タクシーや新幹線であれば、乗車時や切符購入時に領収書を発行することができるため、忘れずにもらっておきましょう。

ただし、公共交通機関における領収書の発行は、地域や利用する沿線によって領収書の発行方法が異なる場合があるため、事前に調べておくと安心です。

立替払いの精算書作成

取引先への贈り物や備品購入などを、一時的に社員が経費を立て替えた際に、後日会社側に経費を請求する場合の請求書作成方法です。

低額の備品購入などは、簡易的な領収書が発行されるケースもあり、品名や宛名が空欄となっていることもありえるため、店舗側に記載してもらうか、自分で不足部分を埋めておきましょう。

精算書の意味を理解して経費精算のミスを減らそう

精算書について解説しました。

精算書は、清算書と混同されてしまうケースもありますが、正しい意味を理解していれば、ビジネスマナー違反を犯してしまう心配もありません。

経費精算を効率化させたい場合は、経費精算システムの導入も併せて検討してみてください。

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