企業には労働基準法に基づいて、法定三帳簿を整えることが義務付けられています。
そのため、法定三帳簿が適切に行われていない場合や内容に不備がある場合、罰則を受ける可能性があるので、企業は注意が必要です。
今回は、法定三帳簿の概要や作成方法について詳しく解説していきます。
労務管理のおすすめ製品
使いやすい給与計算システム【ジンジャー給与】
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ジンジャー給与とは、jinjer株式会社が運営している給与計算システムです。Web給与明細によるペーパーレス化や、自動集計によるミスの削減が可能で、法改正にも柔軟に対応することができます。
給与・勤怠・人事労務の課題を解消
給与計算は、勤怠や人事労務と関連性の高い業務であり、給与計算業務だけを効率化できるシステムでは、理想的な導入効果は得られません。ジンジャー給与は、ジンジャー勤怠やジンジャー人事労務といったシリーズ製品と連携することができ、勤怠データをベースとした自動給与計算が可能となっています。
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ジンジャー給与は、最新の人事情報と連携できるため、年末調整や算定基礎を自動化することも可能です。最新の従業員情報と1年間に支払った給与データを基に、年末調整の計算を自動化、算定基礎の処理も、蓄積した給与データを基に、随時改定対象者を自動で判別してくれます。
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ジンジャー給与は、誰でも使いこなせる操作性にこだわって設計されており、ステップに沿って進めるだけで簡単に使用することができます。従業員ごとの締め処理が可能となっており、給与の支給タイミングが異なる場合でも、自由なタイミングで行うことができる点も優れています。
労務管理業務をペーパーレスで完結【カオナビ労務】
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カオナビ労務は、タレントマネジメントシステムでシェアNo.1の「カオナビ」が提供を開始したサービスで、入社手続きや年末調整などの労務管理業務をペーパーレスで完結できるシステムです。アラカルト方式で欲しい機能だけを導入できるので、ご利用中のサービスとの重複を避けてコスト効率を最大化できます。
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日付形式の変換や文字列の結合など、データ変換のルールをあらかじめ設定できるので、ファイル加工や整形の手間なく他システムに合ったCSVを入出力できます。また、社会保険労務士にもアカウントを提供することができるため、簡単に情報を共有可能です。企業と社会保険労務士のスムーズな連携を実現します。
法定三帳簿とは
法定三帳簿とは、従業員を雇用する企業が保管すべき以下の3つを指します。
・労働者名義
・賃金大腸
・出勤簿
それぞれの詳細について解説します。
労働者名簿
労働者名簿は氏名や生年月日、雇用年月日などの労働者に関する情報をまとめた名簿のことです。
企業は事業所ごとに労働者名簿を作成する義務があり、退職や解雇、死亡した日から3年間は帳簿を保存する義務があります。
賃金台帳
賃金台帳は、従業員に支払う賃金に関する事項を記した台帳です。
事業所ごとに賃金台帳を作成して管理し、最後に記入した日から3年間保存することを義務付けられています。
出勤簿
出勤簿は、労働基準法における労働時間や休日などの出勤状況を記録した帳簿を指します。
出勤簿やタイムカードなどの記録は3年間保存しなければなりません。
法定三帳簿の保存期間
法定三帳簿には、労働基準法によってそれぞれ保存期間が定められています。
それぞれの保存期間は以下の通りです。
| 労働者名簿 | 労働者が退職や解雇、死亡した日から3年間 |
| 賃金台帳 | 最後に記入した日から3年間 ※退職金に関しては5年間 |
| 出勤簿 | 最後に出勤した日から3年間 |
法定三帳簿の提出が求められる場面
法定三帳簿を適切に管理している場合は、基本的に提出を求められることはありません。
ただし、以下のような場面では、法定三台帳の提出が求められる場合があります。
・労働基準監督署から行政指導が入ったとき
・労働基準監督署の是正勧告に対応するとき
・助成金や雇用保険の手続きをするとき
企業と従業員の間でトラブルが起こった際に法定三帳簿の提出が求められます。
法定三帳簿を作成しない場合の罰則
法定三帳簿の作成は、労働基準法によって義務付けられています。
万が一法定三帳簿を作成していない場合や不備がある場合は次のような罰則を受けることになります。
行政指導
法定三帳簿を作成していない場合、労働基準監督署の臨検調査を経て、行政指導が行われます。
行政指導には法的拘束力はありませんが、問題が改善されない場合、刑事処分へと発展する可能性があるため注意が必要です。
罰金
法定三帳簿を作成していない場合、行政指導だけではなく、「30万円以下の罰金」に処されます。
参照：労働基準法 第120条第1号、第107条、第108条、第109条
法定三帳簿の作成をしないことが犯罪に当たることを認識しておきましょう。
法定三帳簿を作成する方法
法定三帳簿の概要や罰則について確認したところで、作成方法についても確認しておきましょう。
法定三帳簿を作成できていない場合、行政処分や罰金などの罰則を受けてしまうため、法定三帳簿を正しく作成しましょう。
厚生労働省のテンプレートを利用する
厚生労働省が提供するエクセルやPDFデータのテンプレートを活用することで、簡単に法定三帳簿を簡単に作成することができます。
給与計算ソフトや労務管理ソフトを運用するにはコストがかかってしまいますが、テンプレートを活用すればコストはかかりません。
厚生労働省のホームページにアクセスして、対象のデータをダウンロードしましょう。
勤怠管理システムを利用する
法定三帳簿の作成には勤怠管理システムの利用をおすすめします。
勤怠管理システムとは、従業員の勤怠情報を管理できるシステムのことです。
従業員のさまざまな情報を一括管理できるため、業務効率の向上も期待できるでしょう。
ただし、勤怠管理システムの中には、法定三帳簿の作成に対応していないシステムもあるため、利用できる機能を確認してから導入してください。
テンプレートを活用して効率よく法定三帳簿を作成しよう
法定三帳簿の作成と管理は労働基準法で義務付けられています。
作成を行わなかった場合、行政処分や罰金などの罰則が課せられてしまいます。
法定三帳簿の作成方法はいくつかありますが、厚生労働省が提供しているテンプレートを活用するのが最も効率がよいでしょう。
法定三台帳をこれから作成する方や既存の台帳を見直したい方は、本記事を参考にしてください。
