企業には労働基準法に基づいて、法定三帳簿を整えることが義務付けられています。
そのため、法定三帳簿が適切に行われていない場合や内容に不備がある場合、罰則を受ける可能性があるので、企業は注意が必要です。
今回は、法定三帳簿の概要や作成方法について詳しく解説していきます。
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法定三帳簿とは
法定三帳簿とは、従業員を雇用する企業が保管すべき以下の3つを指します。
・労働者名義
・賃金大腸
・出勤簿
それぞれの詳細について解説します。
労働者名簿
労働者名簿は氏名や生年月日、雇用年月日などの労働者に関する情報をまとめた名簿のことです。
企業は事業所ごとに労働者名簿を作成する義務があり、退職や解雇、死亡した日から3年間は帳簿を保存する義務があります。
賃金台帳
賃金台帳は、従業員に支払う賃金に関する事項を記した台帳です。
事業所ごとに賃金台帳を作成して管理し、最後に記入した日から3年間保存することを義務付けられています。
出勤簿
出勤簿は、労働基準法における労働時間や休日などの出勤状況を記録した帳簿を指します。
出勤簿やタイムカードなどの記録は3年間保存しなければなりません。
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法定三帳簿の保存期間
法定三帳簿には、労働基準法によってそれぞれ保存期間が定められています。
それぞれの保存期間は以下の通りです。
| 労働者名簿 | 労働者が退職や解雇、死亡した日から3年間 |
| 賃金台帳 | 最後に記入した日から3年間 ※退職金に関しては5年間 |
| 出勤簿 | 最後に出勤した日から3年間 |
法定三帳簿の提出が求められる場面
法定三帳簿を適切に管理している場合は、基本的に提出を求められることはありません。
ただし、以下のような場面では、法定三台帳の提出が求められる場合があります。
・労働基準監督署から行政指導が入ったとき
・労働基準監督署の是正勧告に対応するとき
・助成金や雇用保険の手続きをするとき
企業と従業員の間でトラブルが起こった際に法定三帳簿の提出が求められます。
法定三帳簿を作成しない場合の罰則
法定三帳簿の作成は、労働基準法によって義務付けられています。
万が一法定三帳簿を作成していない場合や不備がある場合は次のような罰則を受けることになります。
行政指導
法定三帳簿を作成していない場合、労働基準監督署の臨検調査を経て、行政指導が行われます。
行政指導には法的拘束力はありませんが、問題が改善されない場合、刑事処分へと発展する可能性があるため注意が必要です。
罰金
法定三帳簿を作成していない場合、行政指導だけではなく、「30万円以下の罰金」に処されます。
参照：労働基準法 第120条第1号、第107条、第108条、第109条
法定三帳簿の作成をしないことが犯罪に当たることを認識しておきましょう。
法定三帳簿を作成する方法
法定三帳簿の概要や罰則について確認したところで、作成方法についても確認しておきましょう。
法定三帳簿を作成できていない場合、行政処分や罰金などの罰則を受けてしまうため、法定三帳簿を正しく作成しましょう。
厚生労働省のテンプレートを利用する
厚生労働省が提供するエクセルやPDFデータのテンプレートを活用することで、簡単に法定三帳簿を簡単に作成することができます。
給与計算ソフトや労務管理ソフトを運用するにはコストがかかってしまいますが、テンプレートを活用すればコストはかかりません。
厚生労働省のホームページにアクセスして、対象のデータをダウンロードしましょう。
勤怠管理システムを利用する
法定三帳簿の作成には勤怠管理システムの利用をおすすめします。
勤怠管理システムとは、従業員の勤怠情報を管理できるシステムのことです。
従業員のさまざまな情報を一括管理できるため、業務効率の向上も期待できるでしょう。
ただし、勤怠管理システムの中には、法定三帳簿の作成に対応していないシステムもあるため、利用できる機能を確認してから導入してください。
テンプレートを活用して効率よく法定三帳簿を作成しよう
法定三帳簿の作成と管理は労働基準法で義務付けられています。
作成を行わなかった場合、行政処分や罰金などの罰則が課せられてしまいます。
法定三帳簿の作成方法はいくつかありますが、厚生労働省が提供しているテンプレートを活用するのが最も効率がよいでしょう。
法定三台帳をこれから作成する方や既存の台帳を見直したい方は、本記事を参考にしてください。
