ビジネスの効率化を図るためには、議事録作成のためのツールを選択することが求められることがあります。
議事録ツールを使用することで、会議中の負担軽減や議事録精度の向上など、多くの利点があります。
今回は、適切な議事録作成ツールを選択する上でのポイントについて解説していきます。
おすすめの類似Web会議システム
時間や場所を選ばずに高品質なWeb会議を： RemoteMeeting
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| 定額制月額費用 | 990円~ | 従量制費用 | 29円/分 |
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| 初期費用 | 0円〜 | 無料お試し | 要お問合せ |
プログラムをインストールすることなく、Webブラウザ環境だけで動作するWebRTCの技術をベースにした高品質なクラウド型Web会議サービス。インストール不要で、使い易い機能配置のため誰でも簡単に利用できます。
使いやすいインターフェースを採用
RemoteMeetingは、1つの画面でメンバーの招待や画面共有などの機能が選択できる使いやすいインターフェースで設計されています。 そのため、PC操作が苦手、初めてWeb会議システムを使うという方でも直感的に操作方法を理解することができるというメリットがあります。 Web会議への招待は、接続コードを発行して案内するか、招待メールを送るだけのため、ホストになる方でも操作方法に迷うことなく会議を始めることが可能です。
安定した会議を実現
RemoteMeetingには、Hybrid MCU AMS(Advanced Media Server)が搭載されており、効率的な映像音声処理が可能です。 メイン画面とサブ画面が2つの方式で処理されており、ネットワーク帯域を感知して最適な画質に自動で調整してくれるだけでなく、ネット環境が悪くなってもクリアな音声で会議を続けることができます。 画面共有やファイル共有、議事録作成機能が搭載されているため、会議をしながらの情報共有やプレゼンテーションが簡単に実現でき、画面録画機能でフィードバックを行うことも可能です。
利用しやすい料金体系
RemoteMeetingは、2つの料金プランを提供しており、導入企業の運用スタイルに合わせて選ぶことが可能です。 Web会議サービスの多くは、月額固定制の料金プランを採用しているものが多く、会議が少ない月でもコストが発生してしまうことがネックになってしまいます。 RemoteMeetingには、従量制プランがあるため、Web会議の利用が少ない場合でも、発生する費用は使用した時間分だけのため、予算を圧迫することなく導入企業にあった運用が実現できます。
高品質なテレビ会議を実現： LoopGate
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日本で開発されたWeb会議・テレビ会議システム。パソコンやタブレットだけでなく、据え置きの専用機もあり、それらを組み合わせて接続できる利用シーンの豊富さと安定した接続性に優れたオンラインコミュニケーションツールです。
接続や操作が簡単
LoopGateの特徴は、操作性が良いことです。 ボタンを押すだけで、簡単に接続できるため、機械が苦手な方でも問題なく扱うことができます。
きれいな画質
画質がきれいなことも、LoopGateの特徴です。 最大で1920×1080ピクセルのフルHDに対応しています。 細部まで鮮明な画質となっており、相手の表情、資料などを確認しながら、テレビ会議が行えます。
カスタマイズができる
人感センサーと組み合わせた無人対応窓口の設置など、自社の用途に合わせてカスタマイズも可能です。
Web会議議事録を自動作成する方法
ここからはWeb会議議事録を自動作成する方法について解説していきます。
音声認識ツールの活用
Web会議に参加していると、議事録の作成が大変な負担となることがあります。
そこで、音声認識ツールを活用することで、会議の音声データをテキストに自動変換することができます。
このため、会議参加者は会議の議論に注力し、議事録作成にかける時間や手間を大幅に削減することができます。
ただし、音声認識ツールを使用する場合は、正確性について注意が必要です。
例えば、ノイズや口調の異なる話者がいる場合、認識率が低下することがあります。
AIを使用した要約機能の活用
Web会議は、今やビジネスの現場において頻繁に使用されているコミュニケーションツールです。
しかし、これらの会議での議事録の作成は手作業による作業が必要であり、時間と手間がかかるため、効率的でないという課題があります。
そこで、Web会議での議事録作成を自動化するツールが開発されてきており、その中でも2つ目の方法は、AIを使用して議事録の要約を行うことです。
これにより、会議内容を簡潔かつ正確にまとめることができ、手作業による議事録作成を効率化することができます。
AIによる要約機能は、自然言語処理技術を利用して、テキストデータから重要なキーワードを抽出し、代表的な文章を生成することで実現されます。
この機能を利用すると、原稿を読み取り、自動的に要約を作成することができます。
Web会議システム内の議事録自動化ツールの活用
Web会議システム内の議事録自動化ツールは、Web会議議事録を自動作成するための優れた手段です。
このツールは、会議終了後に自動的に議事録の作成を開始し、参加者の発言内容、資料やスライドの共有、議論の結果などをすべて記録します。
このため、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮することができます。
議事録自動化ツールの機能
ここではWeb会議議事録自動化ツールの機能について紹介していきます。
自動テキスト化
自動テキスト化機能で会議の音声データを自動的に文字データに変換することで、手動での議事録作成に比べて効率的で正確な結果が得られます。
自動テキスト化を行うためには、専用の音声認識ソフトウェアをインストールする必要があります。
インストールが完了したら、会議中に録音を行い、その音声をソフトウェアに読み込ませるだけで、自動的に議事録が作成されます。
要約機能
要約機能は、Web会議中の発言内容を要約し、文字起こしをしてくれる素晴らしい機能です。
会議後に議事録を作成する際には、発言者ごとに文字起こしをする必要がありますが、この要約機能を使うことで発言一覧を自動的に作成することが可能となります。
方法は簡単です。Web会議のサービスによっては、要約機能がデフォルトで搭載されている場合があります。
対応しているサービスであれば、画面内の設定から要約機能を有効にすることができます。
また、要約機能がない場合でも、音声認識機能と併用することで手作業を大幅に軽減することができます。
リアルタイム共有
リアルタイム共有とは、会議が進行している際に、発言内容をそのまま共有することです。
これによって、議事録作成の手間が省けると同時に、参加者の意見交換がスムーズに進むという効果があります。
リアルタイム共有の実現方法としては、ZoomなどのWeb会議ツールに備わっているチャット機能を活用することが挙げられます。
チャット機能を利用すれば、文字情報をすばやく共有できるため、実際の議事録作成よりも正確で迅速な結果が得られるでしょう。
Web会議議事録自動化ツールを選ぶポイント
ここではWeb会議議事録自動化ツールを選ぶポイントについて解説していきます。
音声認識の制度と言語対応
Web会議は現在、ビジネスにおいて欠かせないコミュニケーションツールの一つとなっています。
利用者の多いWeb会議では、議事録作成に時間がかかることがあります。
そこで、Web会議議事録自動化ツールを利用すれば、音声をテキストに変換し、議事録を自動で作成することが可能です。
おすすめの自動化ツールを選ぶ際には、音声認識の制度と言語対応が重要なポイントとなります。
音声認識の制度が高いツールを選ぶことで、認識精度が向上し、より正確な議事録が作成できます。
また、多言語に対応しているツールを選ぶことも重要です。
ビジネスでのWeb会議では、海外からの参加者がいることも多く、多言語に対応していることで、誤解や意図しない誤訳を防ぐことができます。
要約機能の有無
Web会議が増えるにつれ、議事録の作成も増えてきています。
その中でも、Web会議議事録自動化ツールを活用することで、簡単に議事録を作成することができます。
そこで、Web会議議事録自動化ツールを選ぶ際には、ポイントとして、要約機能の有無が重要になります。
要約機能は、議事録を作成する上で非常に役立つ機能です。
会議の内容の中から、重要なポイントを自動的にまとめてくれるため、担当者が手作業で抜き出す手間が省けます。
また、要約機能があるツールを選ぶことで、議事録の作成時間が短縮されます。
データのセキュリティーとプライバシー保護
Web会議議事録自動化ツールを選ぶ上で重要な要素の一つは、データのセキュリティーとプライバシー保護です。
この点に関して、以下の3つのポイントに留意する必要があります。
まず、ツールが保持するデータの秘匿性を確認することが必要です。
ユーザーの個人情報や企業の機密情報を扱うため、ツールが選択的にアクセスを許可するメカニズムが存在する場合は、十分なセキュリティー対策が施されていると言えます。
また、ツール内のデータが暗号化されているかどうかも重要なポイントの一つです。
次に、ツールが遵守すべき法律、規制の適合性を確認することが必要です。
特に、個人情報保護法や企業秘密の保護に関する法律に準拠しているかどうかは、選択するツールの決定に影響する要素となります。
最後に、ツール提供企業の信頼性に留意する必要があります。
ツール提供企業の安全性、ユーザーフレンドリー性、カスタマーサポート、評判などを確認することは、選択するツールの品質を保証するために非常に重要です。
まとめ
会議の記録作成には、2つの主要なツールである「議事録作成ツール」と「議事録補助ツール」が存在します。
それぞれに独自の特徴や長所、短所がありますので、組織の目的や用途に適したツールを選択することが重要です。
利用するツールは、様々な観点から比較する必要があります。
例えば、使い勝手やテンプレートの種類だけでなく、導入のハードルも重要です。
フリープランがあるか否かを確認し、利用するツールを慎重に選択しましょう。
さらに、柔軟性や効率性を重視するのであれば、こちらでおすすめする議事録作成ツールも参考にしてください。
是非、ツールを活用して効率のよい議事録作成を目指しましょう。
