人と人との接触を避けたり、移動費を削減したり、その他多数のメリットがあるWeb会議システムは、ビジネス界でも、最近ではテレワークやIT化の流れに乗って導入を検討する企業が増えています。
この記事では、Web会議システムにおける種類やアイテムの選定についての基礎知識も解説いたします。
おすすめの類似Web会議システム
時間や場所を選ばずに高品質なWeb会議を： RemoteMeeting
(4.5)
| 定額制月額費用 | 990円~ | 従量制費用 | 29円/分 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円〜 | 無料お試し | 要お問合せ |
プログラムをインストールすることなく、Webブラウザ環境だけで動作するWebRTCの技術をベースにした高品質なクラウド型Web会議サービス。インストール不要で、使い易い機能配置のため誰でも簡単に利用できます。
使いやすいインターフェースを採用
RemoteMeetingは、1つの画面でメンバーの招待や画面共有などの機能が選択できる使いやすいインターフェースで設計されています。 そのため、PC操作が苦手、初めてWeb会議システムを使うという方でも直感的に操作方法を理解することができるというメリットがあります。 Web会議への招待は、接続コードを発行して案内するか、招待メールを送るだけのため、ホストになる方でも操作方法に迷うことなく会議を始めることが可能です。
安定した会議を実現
RemoteMeetingには、Hybrid MCU AMS(Advanced Media Server)が搭載されており、効率的な映像音声処理が可能です。 メイン画面とサブ画面が2つの方式で処理されており、ネットワーク帯域を感知して最適な画質に自動で調整してくれるだけでなく、ネット環境が悪くなってもクリアな音声で会議を続けることができます。 画面共有やファイル共有、議事録作成機能が搭載されているため、会議をしながらの情報共有やプレゼンテーションが簡単に実現でき、画面録画機能でフィードバックを行うことも可能です。
利用しやすい料金体系
RemoteMeetingは、2つの料金プランを提供しており、導入企業の運用スタイルに合わせて選ぶことが可能です。 Web会議サービスの多くは、月額固定制の料金プランを採用しているものが多く、会議が少ない月でもコストが発生してしまうことがネックになってしまいます。 RemoteMeetingには、従量制プランがあるため、Web会議の利用が少ない場合でも、発生する費用は使用した時間分だけのため、予算を圧迫することなく導入企業にあった運用が実現できます。
高品質なテレビ会議を実現： LoopGate
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | トライアル環境あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入社数 | 2,500社以上 |
日本で開発されたWeb会議・テレビ会議システム。パソコンやタブレットだけでなく、据え置きの専用機もあり、それらを組み合わせて接続できる利用シーンの豊富さと安定した接続性に優れたオンラインコミュニケーションツールです。
接続や操作が簡単
LoopGateの特徴は、操作性が良いことです。 ボタンを押すだけで、簡単に接続できるため、機械が苦手な方でも問題なく扱うことができます。
きれいな画質
画質がきれいなことも、LoopGateの特徴です。 最大で1920×1080ピクセルのフルHDに対応しています。 細部まで鮮明な画質となっており、相手の表情、資料などを確認しながら、テレビ会議が行えます。
カスタマイズができる
人感センサーと組み合わせた無人対応窓口の設置など、自社の用途に合わせてカスタマイズも可能です。
Web会議ツールの種類
ここではWeb会議ツールの種類について詳しく解説していきます。
クラウド型のツール
近年、オンラインでの仕事やリモートワークが増加していることから、Web会議ツールの需要も高まっています。
クラウド型のツールは、インストール不要で手軽に利用できるため、利用者が増えています。
また、多くのWeb会議ツールが画面共有やチャット機能、録画機能などを搭載しており、業務効率化にも貢献しているのです。
中でも、最近では、AIによる音声認識技術を活用した自動字幕機能を搭載したツールも登場しています。
これにより、聴覚障害がある人や、外国語を母語としない人でも、スムーズにコミュニケーションが取れるようになります。
一方で、ネットワークの環境によっては、音声や画像の遅延が生じたり、接続が途切れたりすることがあります。
そのため、利用前に必ず動作環境を確認する必要があるでしょう。
また、ネットワークによっては、ビデオ会議中に情報が漏洩するリスクもあるため、情報セキュリティにも注意が必要です。
オンプレミス型のツール
近年、オンラインでの業務が一般化しており、自社内でWeb会議ツールを導入する企業が増えています。
オンプレミス型のWeb会議ツールは、企業内のネットワークに接続することで、よりセキュリティ性の高い運用が可能です。
また、オンプレミス型では、企業独自のニーズに合わせてカスタマイズすることができるでしょう。
オンプレミス型のWeb会議ツールには、多様な機能があります。
一例として、画面共有、チャット機能、ブラウザ共有、音声及び映像通話機能などがあります。
これらの機能を活用することにより、多拠点間での意思決定やミーティングを行うことが可能になるでしょう。
オンプレミス型のWeb会議ツールは、社内でのコミュニケーションを活性化するためにも有用です。
簡単にアクセスできるため、時間効率もよく、企業内での情報共有やコラボレーションが活発化することが期待できます。
シーン別Web会議ツールの選び方
ここからはシーン別Web会議ツールの選び方について解説していきます。
ビジネス会議やプレゼンテーションを行う場合
シーン別Web会議ツールの選び方の第一のポイントは、ビジネス会議やプレゼンテーションを行う場合について考えることです。
これらの場合、高品質の音声、映像、および共有機能が必須といえるでしょう。
一般的に、Zoom、Google Meet、およびCisco Webexといった、複数の参加者を扱うことができるテレビ会議ツールが最適です。
しかし、ビジネス会議やプレゼンテーションを行う場合には、それ以上の機能が必要となる場合があります。
例えば、画面共有に必要な帯域幅が大きい場合や、より高度なセキュリティ機能が必要な場合もあります。
特に機密性の高い情報が共有される場合には、従来のテレビ会議ツールでは対応できないことがあるでしょう。
クライアントや顧客との打ち合わせを行う場合
現在は、テレワークの普及に伴って、Web会議の需要が高まっています。
ビジネスの場でのWeb会議も増加しており、今やクライアントや顧客との打ち合わせに利用することは一般的になってきています。
しかし、一つのツールで全ての目的を達成することはできず、用途に応じて使い分けることが大切です。
例えば、クライアントや顧客との打ち合わせを行う場合は、セキュリティ面が重要になってきます。
顧客情報やプロジェクトの詳細など、機密性の高い情報が共有されますので、情報漏洩の危険性があります。
そのため、しっかりとセキュリティに配慮したWeb会議ツールを選ぶ必要があるでしょう。
教育やオンライン講義を行う場合
社内外のコミュニケーションの手段として、Web会議ツールが重要な役割を担っています。
その中でも、教育やオンライン講義を行う場合には、さらに使い勝手や機能性が求められます。
ここでは、教育やオンライン講義を行う場合に重要なポイントを解説し、Web会議ツールの選び方について紹介します。
まず、オンライン講義で求められるのは、双方向性の高いコミュニケーションです。生徒からの質問や意見をリアルタイムで受け付けることができる機能が必要です。
また、音声や映像のクオリティーも重要なポイントです。生徒が授業内容を聞き取りやすく、先生の声も鮮明に届くWeb会議ツールを選びましょう。
イベントやセミナーを行う場合
イベントやセミナーをオンラインで開催する場合、Web会議ツールは非常に重要な役割を担います。
適切なツールを選択することは、参加者が円滑に参加でき、イベントの成功に直結することがあります。
このため、4番目のシーン別Web会議ツールの選び方は、イベントやセミナーを行う場合について考えてみましょう。
まず、大人数が参加する場合は、参加者数や視聴者数を考慮したWeb会議ツールを選ぶことが必要です。
参加者が多い場合は、CPUの負荷が増えるため、ツールの動作が遅くなる可能性があります。
複数の画面やスクリーンを使用する場合は、プレゼンテーションの共有ができるツールを選択することも重要です。
Web会議ツールの比較ポイント
ここではWeb会議ツールの比較ポイントについて解説していきます。
機能と使いやすさ
Web会議ツールは、今やビジネスの世界において重要かつ欠かせないツールとなっています。
ただし、様々なWeb会議ツールがあるため、どのツールを使えばよいのか判断することは、非常に難しいことであると言えるでしょう。
そのため、ツール選びに際しては、機能や使いやすさといった観点が重要になります。
機能面に関しては、ツールが提供する機能が、会議を行う上で必要不可欠かどうかを確認しなければなりません。
たとえば、参加者の発言内容を録音したい場合には、録音機能のあるツールを選ぶ必要があります。
また、画面共有やホワイトボード機能を使用したい場合には、それぞれの機能が充実しているツールを選ぶことが重要です。
参加者数の制限
Web会議ツールの比較ポイントの2つ目は、参加者数の制限です。
このポイントは、会議の大きさや目的に応じて、慎重に選択する必要があります。
参加者数の制限は、会議のスケールや目的によって異なります。
大規模な会議では、参加者数が多い場合でも問題がないように、参加者数に制限がないツールが必要です。
しかし、小規模の会議では、参加者数を制限して、コミュニケーションの質を高めることができます。
品質や安定性
Web会議ツールを比較する際に、品質や安定性は非常に重要なポイントとなります。
これらのポイントは、会議中の音声や映像のクオリティ、接続が切れるリスク、会議中の遅延やフリーズ等によって、会議の効果的な運営に影響を与えることがあります。
品質や安定性が高いWeb会議ツールでは、高品質な音声や映像を提供すると同時に、接続が切れるリスクを最小限に抑え、遅延やフリーズ等の問題も発生せず、スムーズに会議を進めることが可能となります。
対応端末
現代のビジネスでは、Web会議ツールの利用がますます一般的になっています。
オンラインでの会議は、地理的制約を取り払い、関係者が遠隔地からでも簡単に参加することができます。
Web会議ツールを比較する際には、対応端末が重要なポイントの1つです。
一般的に、Web会議ツールはパソコン、スマートフォン、タブレットなど様々な端末に対応していますが、いくつかのツールは特定の端末に特化しているため、自分の使いたい端末に対応しているか確認する必要があります。
まとめ
Web会議システムの導入においては、コスト削減を重視するために先に投資と将来的なコスト削減を比較することが欠かせません。
よい費用対効果を得るには、システムを利用する環境、機能性、製品の使い勝手など様々な要素を考慮する必要があります。
したがって、提供される資料や情報を丁寧に読み比べ、各製品の詳細を調査することが重要となります。
