経費精算業務は、多くの企業で毎月発生することもあり、管理に頭を悩ませている担当者の方も多いのではないでしょうか。
しかし、経費精算システムを導入したいけれど、コストやITリテラシーなどが問題で導入できないという方もいらっしゃると思います。
本記事では、エクセルで経費管理する方法などについて解説していますので参考にしてください。
経費管理とは
経費管理とは、従業員が営業活動を行う上で使用した交通費など、企業が事業を行う上で必要不可欠な支出を管理することを指します。
なぜ経費管理を行うのか、それは経費が適切に管理されていないと、企業の利益を正確に把握できないからです。
経費管理の方法としては、主に経理部などの管理部門が管理票や経費精算書を作成し、管理しているケースが一般的ですが、企業によっては、営業部門や研究開発部門などの経費が頻繁に発生する部門ごとに経費管理を行なっている企業もあります。
会社全体で経費管理を行うより、チームや部署ごとで管理を行う方が、経費の使用状況が明確になり、経理部門の負担を軽減でき、不正使用の防止などにもつながります。
おすすめの類似経費精算ツール
類似サービス： 楽楽精算
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| 初期費用 | 100,000円 | 導入実績 | 15,000社 |
「楽楽精算」とは株式会社ラクスが運営する経費精算システムです。 経費精算に関する課題を解決でき手軽に導入できるという点から多くの企業で導入されており、導入実績としては15,000社※を突破しています。
交通費精算が効率化できる
「楽楽精算」ではSuicaやPASMOなどの交通系ICカードをカードリーダーにかざすだけで交通費のデータを取り込んで自動で読み込み、そのまま交通費の精算に利用することができるので入力の手間を削減することができます。
経費精算の手間を効率化
今まで勘定項目の仕訳に時間がかかっていた、会計ソフトへの手入力が負担となっていたという企業にとっても「楽楽精算」は強い味方です。 「楽楽精算」には自動仕訳機能が搭載されているので、予めルールを設定しておくことで今まで苦労していた仕訳作業を自動化することが可能となります。
コストカットが実現できる
「楽楽精算」はクラウド型のサービスなので、今まで紙の申請書などを使って経費精算を行っていたという企業はペーパーレス化を実現できます。 また、クラウド型のサービスなので自社でサーバーを設置する必要がなく、この点でもコストカットすることが可能というメリットがあります。
経理担当者·申請者の負担を大幅に軽減： TOKIUM経費精算
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「レシートをスマホで撮ってポストに投函する」2ステップで完了するペーパーレス経費精算サービス。保管・一定期間経過後の廃棄までを代行してくれるので、電帳法対応とペーパーレス化・リモートワーク化を実現できます。
経費申請·精算が劇的に効率化
TOKIUM経費精算はスマホでレシートを撮影して、撮影済のレシート·領収書を入れる（ポストに投函する）だけで経費申請が完了する手軽さのため、申請者の負担を大きく削減します。 また、約2,000人のオペレーターによる目視のチェックでAIを凌駕する自動入力精度を実現するため、経理担当者がいちいちレシートを書類に貼り付けたり書類に手書き、PCで入力する手間も省略されます。
ペーパーレス化を実現
提出された領収書をファイリングして保管しておくスペースがなかなか確保できない、だんだんと増えてくる書類にオフィスのスペースが圧迫されているという悩みもTOKIUM経費精算が解決してくれます。 スマホで撮影したレシートをポストに投函することで、回収され、経費申請データと領収書原本の突合点検を行なってくれるだけでなく、保管した上で一定期間経過後の廃棄までを代行してくれるため、オフィスに領収書が貯まることがありません。
クレジットカード明細も交通費も簡単に申請できる
TOKIUM経費精算と法人クレジットカード·個人クレジットカードを連携させることで、利用履歴から直接経費の申請ができるようになります。 手入力をする必要がなくなるため、効率化だけでなく、申請ミスや不正な入力の防止にもつながります。 また、モバイルSuicaやモバイルPASMOと連携させれば、乗車履歴から簡単に経費の申請、精算ができるようになり、面倒だった交通費精算にかける時間が大きく短縮されます。
類似サービス： ジンジャー経費
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| 月額費用 | 500円〜/人 | 無料お試し | あり |
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ジンジャー経費とは、jinjer株式会社が運営している経費精算システムです。 紙のレシートや領収書をアプリから簡単に電子化することができ、経費精算業務のペーパーレス化を実現します。
アプリ申請でペーパーレス化を実現
ジンジャー経費であれば、専用のスマホアプリから経費申請が可能なため、経費申請のペーパーレス化、テレワークでの経理業務を推進することができます。 また、OCR機能が搭載されているため、スマホで領収書を読み取ることで、申請書を作成、電子保存をすることも可能です。
確認や承認作業もオンラインで完結
ジンジャー経費を導入することで、申請から承認、確認作業をオンラインで完結させることが可能となります。 また、仕訳やFBデータの作成を自動化することもでき、確認作業を最小限に抑え、時間と手間を削減することができるサービスです。
誰でも使える操作性
ジンジャー経費は、PC・スマホから簡単に申請・承認をすることができます。 定期区間金額の自動控除やICカードの読み取り機能を活用した経費申請が可能で、交通費や交際費、旅費、出張費など様々な種類の経費申請に対応しています。
エクセルで経費管理をするメリット
経費管理をエクセルで行うメリットとしては、以下の点が挙げられます。
手軽に始めることができる
エクセルで経費管理をするメリットとしては、手軽に始めることができる点が挙げられます。
エクセル向けの無料テンプレートを公開しているWebサイトも多く、簡単にフォーマットを準備することができます。
フォーマットが用意されていれば、経理部門の担当者が情報を確認して転記していくだけで管理表を作成することができ、エクセルに搭載されている関数を使用して計算作業を効率化できるというメリットもあります。
また、承認状態に関するステータスを設定したり、セルの色分けを行ったりすることで、確認漏れなどのミスが防止できる点もメリットです。
コストがかからない
Microsoft Officeが導入されていれば、エクセルはコストをかけずに利用することができます。
経費精算システムは、利便性の高い機能が多数搭載されており、経費精算管理を効率化することができますが、初期費用や毎月のランニングコストがかかる点がデメリットとなります。
エクセルやスプレッドシートは、アカウント取得など簡単な条件で無料で利用できるため、コストを気にされる方におすすめです。
他システムとの連携ができる
エクセルは、他システムのデータ連携形式として多く取り入れられている、CSV形式で保存できるため、外部連携が容易な点もメリットです。
CSVは互換性が高いファイル形式であり、他システムへアップロードすることで、経費データを連携し二次的活用ができるようになります。
エクセルで経費管理を行う際の注意点
マニュアルを作成する
エクセルは自由度が高く、自社に合わせて柔軟にフォーマットの作成ができる点がメリットですが、利用するメンバーが使いやすいようにマニュアルを作成する必要があります。
マニュアルを用意しないと、従業員ごとに経費申請の方法がバラバラになってしまい、管理する側の手間も増えてしまいます。
経費精算のルールとしては、「領収書の添付を義務付ける」ことや、「申請の期限を設定する」、「経費申請の上限額を設ける」といったものが一般的です。
ルールを統一することで、経費精算における平等性が高まり、不要なトラブルを回避することができます。
セキュリティ対策が必要
エクセルでの経費管理は、セキュリティ面が課題となります。
エクセルは手軽にデータをコピーすることができるため、管理表などの社外秘のデータを持ち出されてしまうリスクもあります。
一つのエクセルやスプレッドシートを複数人が利用する場合、他人の入力項目に重複して入力してしまう場合や、データを誤って削除してしまう場合もあるため、常に最新の状態のバックアップを保存しておくことや、パスワードを設定しておくなどの対策が必要です。
経理担当者側も、膨大な経費データを一つずつチェックすることはかなりの手間ですし、確認漏れが発生する可能性もあります。
ミスが目立つ、確認に多くの時間を要する場合は、経費精算システムの導入を検討してみるのも良いでしょう。
エクセルを活用して経費管理を効率化しよう
経費管理をエクセルで行う方法について解説しました。
エクセルは、コストをかけずに活用でき、表計算も手軽にできるため、経費管理をすぐに始めたいという方にもおすすめです。
より、効率的に管理したいのであれば経費精算システムの導入も検討してみると良いでしょう。
