経費管理をエクセルで行う方法は?メリットや注意点について

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経費精算業務は、多くの企業で毎月発生することもあり、管理に頭を悩ませている担当者の方も多いのではないでしょうか。

しかし、経費精算システムを導入したいけれど、コストやITリテラシーなどが問題で導入できないという方もいらっしゃると思います。

本記事では、エクセルで経費管理する方法などについて解説していますので参考にしてください。

経費管理とは

経費管理とは、従業員が営業活動を行う上で使用した交通費など、企業が事業を行う上で必要不可欠な支出を管理することを指します。

なぜ経費管理を行うのか、それは経費が適切に管理されていないと、企業の利益を正確に把握できないからです。

経費管理の方法としては、主に経理部などの管理部門が管理票や経費精算書を作成し、管理しているケースが一般的ですが、企業によっては、営業部門や研究開発部門などの経費が頻繁に発生する部門ごとに経費管理を行なっている企業もあります。

会社全体で経費管理を行うより、チームや部署ごとで管理を行う方が、経費の使用状況が明確になり、経理部門の負担を軽減でき、不正使用の防止などにもつながります。

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交通費精算が効率化できる

     

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乗換案内と連携できる

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海外出張にも対応

MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算では、海外出張時に使用した外貨の精算も可能です。 円貨と外貨どちらを使用している場合にも対応しており、複数の申請書を作成する手間はかかりません。為替レートは、経費発生時にあわせて自動で計算できる利便性の高さです。

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エクセルで経費管理をするメリット

経費管理をエクセルで行うメリットとしては、以下の点が挙げられます。

手軽に始めることができる

エクセルで経費管理をするメリットとしては、手軽に始めることができる点が挙げられます。

エクセル向けの無料テンプレートを公開しているWebサイトも多く、簡単にフォーマットを準備することができます。

フォーマットが用意されていれば、経理部門の担当者が情報を確認して転記していくだけで管理表を作成することができ、エクセルに搭載されている関数を使用して計算作業を効率化できるというメリットもあります。

また、承認状態に関するステータスを設定したり、セルの色分けを行ったりすることで、確認漏れなどのミスが防止できる点もメリットです。

コストがかからない

Microsoft Officeが導入されていれば、エクセルはコストをかけずに利用することができます。

経費精算システムは、利便性の高い機能が多数搭載されており、経費精算管理を効率化することができますが、初期費用や毎月のランニングコストがかかる点がデメリットとなります。

エクセルやスプレッドシートは、アカウント取得など簡単な条件で無料で利用できるため、コストを気にされる方におすすめです。

他システムとの連携ができる

エクセルは、他システムのデータ連携形式として多く取り入れられている、CSV形式で保存できるため、外部連携が容易な点もメリットです。

CSVは互換性が高いファイル形式であり、他システムへアップロードすることで、経費データを連携し二次的活用ができるようになります。

エクセルで経費管理を行う際の注意点

マニュアルを作成する

エクセルは自由度が高く、自社に合わせて柔軟にフォーマットの作成ができる点がメリットですが、利用するメンバーが使いやすいようにマニュアルを作成する必要があります。

マニュアルを用意しないと、従業員ごとに経費申請の方法がバラバラになってしまい、管理する側の手間も増えてしまいます。

経費精算のルールとしては、「領収書の添付を義務付ける」ことや、「申請の期限を設定する」、「経費申請の上限額を設ける」といったものが一般的です。

ルールを統一することで、経費精算における平等性が高まり、不要なトラブルを回避することができます。

セキュリティ対策が必要

エクセルでの経費管理は、セキュリティ面が課題となります。

エクセルは手軽にデータをコピーすることができるため、管理表などの社外秘のデータを持ち出されてしまうリスクもあります。

一つのエクセルやスプレッドシートを複数人が利用する場合、他人の入力項目に重複して入力してしまう場合や、データを誤って削除してしまう場合もあるため、常に最新の状態のバックアップを保存しておくことや、パスワードを設定しておくなどの対策が必要です。

経理担当者側も、膨大な経費データを一つずつチェックすることはかなりの手間ですし、確認漏れが発生する可能性もあります。

ミスが目立つ、確認に多くの時間を要する場合は、経費精算システムの導入を検討してみるのも良いでしょう。

エクセルを活用して経費管理を効率化しよう

経費管理をエクセルで行う方法について解説しました。

エクセルは、コストをかけずに活用でき、表計算も手軽にできるため、経費管理をすぐに始めたいという方にもおすすめです。

より、効率的に管理したいのであれば経費精算システムの導入も検討してみると良いでしょう。

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        運用に合わせて柔軟な設定が可能

        Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。

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        Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。

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