営業日報や業務報告書は日常の習慣となっていますが、その真価を発揮する方法を考えてみましょう。
業務報告サービスの導入は、これらの記録を単なる形式から戦略的なツールへと変革させ、組織全体の効率向上や迅速な意思決定に貢献します。
本記事では、そのメリットや必要性、正しい活用方法などについて、詳しくご紹介いたします。
業務報告サービスとは？
業務報告サービスは、企業や組織において業務の進捗状況や関連情報を効率的かつリアルタイムに共有するためのデジタルな仕組みです。
このサービスでは、報告がデジタルで行われ、進捗や課題が即座に管理者に伝えられます。
これにより、迅速な意思疎通が可能となり、業務の効率向上や問題の早期発見、適切な対応が容易になるのです。
おすすめの勤怠管理システム
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
類似サービス： freee勤怠管理Plus
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | 30日間 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
freee勤怠管理Plusとは、freee株式会社が運営している勤怠管理システムです。 スマートフォンやフィーチャーフォンから打刻できる手軽さと、位置情報取得による管理の効率化が実現でき、直行直帰やテレワークを取り入れている企業にもおすすめの勤怠管理システムとなっています。
多彩な打刻方法が導入できる
freee勤怠管理Plusでは、多彩な打刻方法を導入でき、従来のタイムカードを撤廃してペーパーレス化を図ることができます。 「共有端末打刻」「ICカード打刻機」「ICカードリーダー」「指紋・静脈認証」といった幅広い打刻方法を選択でき、企業で利用しやすい打刻方法を選択することで、タイムカードや打刻機を購入するコストの削減や、紙のタイムカードによる二重打刻や印字ミスなどを防止することが可能となります。
わかりやすい画面で管理・修正が可能
freee勤怠管理Plusは、ウェブ上で打刻修正や残業届の申請・承認が可能なため、リモートワークの勤怠管理にもおすすめです。 従来であれば、申請ごとに用紙に記入して提出しなければいけなかった手間が、ウェブ上で完結するため、ペーパーレス化はもちろん、働きやすさの向上にもつながります。
勤怠状況を一覧で確認
管理者側の画面では、従業員の勤務状況がリアルタイムに一覧で確認することができます。 紙のタイムカードの時には難しかったリアルタイムでの勤怠状況把握が可能となるため、働きすぎ防止、時間外労働が45時間を超えそうな社員には、適切なタイミングで注意喚起ができるようになります。
類似サービス： KING OF TIME
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日〜 |
KING OF TIMEとは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが運営している勤怠管理システムです。 クラウド型の勤怠管理システムのため、場所を選ばず利用することができ、豊富な機能で勤怠管理業務を効率化することができます。
豊富な打刻手段
KING OF TIMEは、導入企業の働き方に合わせ、打刻方法を選ぶことができます。 パスワード認証、スマホ・携帯（GPSによる位置情報取得）、Myレコーダー、生体認証（指紋認証・静脈認証など）、顔認証、ICカード打刻など、様々な打刻方法を搭載しています。
給与計算も効率化
KING OF TIMEで打刻すると勤務実績が自動集計されます。 さらに、集計された勤務実績はCSV形式のファイルとして簡単に出力できるため、給与業務の効率化を図ることができます。
いつでも最新の状態で利用できる
働き方や価値観の多様化、社会情勢の変化に伴い、勤怠管理システムに求められる機能も変わっていきます。 KING OF TIMEでは、ユーザーからのニーズをもとに定期的にアップデートし、機能を追加しています。
業務報告サービスのメリットや必要性
業務報告サービスは、主に2つのメリットと必要性があります。
業務状況を把握できる
業務報告サービスは、仕事の進捗状況を確認するための手段で、管理者が日週単位で業務がどれくらい進んでいるかを把握できます。
多忙なマネージャーが複数の部下をマネジメントする中で、各業務の進捗を報告を通じて確認し、早い段階で遅れを挽回できるリスクヘッジとして効果的です。
現状の課題を見つけられる
業務報告サービスは、部下が適切に業務を行っていても見逃しがちな課題を早期に見つけることができます。
特に新入社員はまだ経験が浅く、些細な問題を見落とすことがあります。
そうした状況において、彼らの報告を通じて問題をキャッチし、上司が的確にサポートできるようにすることが重要です。
これにより業務が円滑に進み、部下たちのスキル向上にも繋がります。
おすすめの勤怠管理システム
業務報告サービスの選び方
業務報告サービスを選ぶには、いくつかの要素を考慮する必要があります。
適切なサービスを見つけるために、以下の2つのポイントに焦点を当てて選びましょう。
利用人数に合っているか
組織の利用人数に適した規模で提供されていることが重要です。
人数に合ったプランやライセンス体系を確認し、無駄な支払いを避けましょう。
スマホなどのマルチデバイスに対応しているか
現代の働き方ではスマートフォンやタブレットの利用が一般的です。
サービスがこれらのマルチデバイスに対応していることを確認し、柔軟な業務報告が可能かどうかを検討しましょう。
業務報告サービスを正しく活用する方法
業務報告サービスの正しい活用は、組織の透明性や効率を向上させるために不可欠です。
ここでは、業務報告サービスを正しく活用する方法についてご紹介いたします。
フォーマットや報告項目を統一する
業務報告サービスを正しく活用するには、フォーマットと報告項を統一するのが重要です。
テンプレートの使用はマネージャーにとって情報の迅速な把握と比較が容易になり、部下にとっては定型化された項目で作業時間を削減できます。
これにより重要な業務に集中でき、振り返りもスムーズに行えます。
報告に対してきちんとフィードバックする
報告業務サービスを正しく活用するには、定期的かつ具体的なフィードバックが重要です。
フィードバックは部下のモチベーション向上とスキル向上に寄与し、特にリモートワーク時代ではコミュニケーションの強化にも繋がります。
変化に気づきにくい状況下で、フィードバックを通じてメンバーと対話し、成長を促進しましょう。
業務報告サービスを活用して生産性を上げよう
業務報告サービスを活用すると生産性が上がります。
統一フォーマットと定型化で作業効率が向上し、データのリアルタイム共有は素早い意思決定を可能にし、蓄積された情報は戦略策定やプロセス最適化に活用できます。
業務報告サービスの導入は、組織の進化と競争力の向上に貢献しますので、ぜひ検討してください。
