営業活動や出張などで電車やバス、タクシーなどの交通機関を利用する機会は多いでしょう。
企業の経営に必要な交通費の支出は、後日経費として申請することができますが、会社ごとのルールや書き方に沿って作成しないと、支払いが受けられない可能性があります。
本記事では、交通費の申請方法や申請書の書き方について解説していますので、参考にしてください。
交通費とは
交通費とは、営業活動の中で使用した電車やバスなどの交通機関の利用費用や、サービス開発・商品開発に必要なセミナー・イベントに参加するために使用した交通機関の利用費といった、企業の経営に必要な経費として計上することができる、移動に使用した費用のことを指します。
交通費精算書とは
交通費精算書とは、営業活動などの業務における移動で発生した交通費を従業員が一時的に立て替え、その後、精算してもらうために作成する必要のある書類を指します。
交通費の精算には、基本的に領収書や明細書が必要となりますが、利用金額が低く、利用頻度が高い交通機関では、都度領収書をもらうことが手間ともなるため、会社によっては必須としていないケースもあります。
交通費精算書は、使用した交通機関や料金など、詳細な内容を記載することで、経理部門が正しく情報を把握し、経費として処理するために必要です。
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交通費を精算する方法・申請書の書き方
交通費精算の方法
交通費を精算するためには、交通費申請書を作成する必要があります。
交通費精算の流れとしては、従業員が交通費申請書を作成し、上司へ提出し、問題がなければ承認をもらいます。
上司から承認をもらった後は、経理担当者が申請書を確認し、経費として計上できると承認されれば精算となります。
経費の精算は、会社ごとによって異なりますが、月末にまとめて精算している会社が多く、申請書は会社ごとにフォーマットを用意していることが一般的です。
申請書の書き方
交通費申請書の書き方としては、会社によって必須項目が異なる場合もありますが、共通して必要となるのは以下の項目です。
- 交通費申請する従業員の氏名
- 利用した日付
- 使用した交通機関
- 利用区間
- 金額
- 利用目的
交通機関、利用区間は具体的なものを記載する必要があり、日付についても、税率の改定があった際などに確認が必要となるため、記載漏れがないようにしましょう。
また、企業によっては使用した交通機関の領収書を添付する欄が設けられている場合もあります。
税法上では、領収書の添付は必須とはされていませんが、正確な経費精算や不正請求を防ぐためにも、実際に利用した交通機関が発行している領収書を添付することが重要となります。
しかし、SuicaやPASMOといった交通系のICカードを利用していれば、利用明細が手軽に発行できるため、そちらを添付するケースも増えています。
交通費精算書を作成する際の注意点
交通費精算書を作成する際は、以下の点に注意すると良いでしょう。
記入漏れがないか
会社で決めたルールに則り、交通費精算書にある必須項目が全て埋められているかをチェックしましょう。
日付や氏名、利用した路線や区間など、記入漏れや誤字がないかを確認し、ミスがあれば修正を依頼する必要があります。
定期区間を除外しているか
移動した際に、通勤定期の区間と重なっている部分があれば、申請する交通費から定期区間分を除外する必要があります。
従業員の中には、定期区間を除外しなければいけないことを知らない人もいる可能性があるため、日頃から周知しておくことが重要です。
領収書と交通費精算書の金額が一致しているか
交通費精算書に領収書を添付する場合、領収書と精算書の金額が一致している必要があります。
複数枚の領収書を1枚の交通費精算書にまとめる場合、計算ミスが発生しやすくなるため、ダブルチェックするなど、慎重に処理することが重要となります。
交通費申請書の書き方を覚えて処理を効率化しよう
交通費申請書について解説しました。
交通費の申請には、申請書をミスなく正確に記入して提出する必要があるため、自社のルールを把握した上で、注意しながら作成するようにしましょう。
