交通費などの経費は、請求書を申請する側と受け取る側での合意があれば請求書に記載しても問題はありません。
本記事では、請求書に経費を含んだ場合の書き方などについて解説していますので、参考にしてください。
経費は請求書に含むことができる?
経費の中でも、主に交通費に関しては、請求書を発行する側と受け取る側で合意ができていれば、請求書に経費を含めることができます。
請求書を発行する側とは、フリーランスや個人事業主などがあたり、受け取る側は業務を依頼したクライアント側となります。
交通費は、業務をする上で発生した移動にかかる経費のことを指します。
お互いで合意していても、一部の場合、交通費として認められないこともあるため、注意が必要です。
請求書の内容が不十分である場合や、領収書がない場合、近い距離しか移動していない場合などは、交通費を請求できないケースもあります。
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経費を含んだ請求書の書き方
経費（交通費）を請求書に記載する場合は、品番・品名の欄に交通費であることを記載します。
請求書を受け取る側が、「いつ」「どのような」手段で利用した交通費なのかをわかりやすく記載していることが重要です。
交通費として認められるためには、内容を証明できることが重要ですので、移動に利用した交通機関の領収書は、できる限り発行してもらい、請求書に添付、交通系ICカードを利用した場合は、利用履歴を添付するようにしましょう。
請求書の日付欄には、実際に移動した日を記載し、品名は「交通費」として記載、数量は1とし、単価の部分には実際にかかった交通費の金額を記載します。
複数回の移動があった際は、受け取り側が見やすいように数行に分けるなどの配慮があると親切です。
経費を請求する際の注意点
契約内容や記載に必要な情報を確認しておく
経費（交通費）を請求する際の注意点としては、クライアントによって請求書に記載する内容が異なる可能性があるため、事前に確認しておくと良いでしょう。
また、契約形態によっては交通費は経費に含まれないという場合もあるため、注意が必要です。
内容を詳細に記載する
経費を請求書に記載する際は、詳細な内容を記載しないと証明されない可能性があるため、注意が必要です。
請求書に、移動した日時や利用した交通手段、どこからどこまで移動したのかといった詳細な内容を記載した上で領収書を添付します。
SuicaやPASMOといった交通系ICカードを利用している場合は、券売機で利用明細を発行できるため、こちらを発行しておく必要があります。
消費税は計算しない
電車やタクシーなどの利用料金には、消費税10%が含まれているため、請求書に記載する際に、消費税を上乗せして請求してはいけません。
交通費を他の項目とまとめて、消費税を加算してしまうと、二重請求となってしまいます。
経費の処理方法について
立替金として計上する場合
請求書を発行する側で交通費を立て替えた場合、クライアントに対して実費精算を依頼します。
この場合の経費での処理方法としては、借方を立替金・貸方を現金として経費に計上し、入金が確認できた後は借方を現金・貸方を立替金として経費に計上、立て替えた金額の消込作業を行います。
売上に含めて計上する場合
前述の、立替金として経費に計上した場合は、課税の対象とはなりません。
一方で、報酬として請求する場合は、交通費であっても課税の対象となり、源泉徴収となります。
この場合は、収支の帳尻が合わなくなってしまうため、経理の処理としては、旅費交通費として計上することで、差額分を相殺しましょう。
書き方を抑えて経費を請求しよう
経費を請求する方法について解説しました。
交通費を経費として請求する際には、クライアント側が定めた詳細な情報を記載する必要があります。
規定を守らないと経費として処理されないこともあるため、注意して作成しましょう。
