経費精算業務が煩雑化している、承認までに時間がかかるという場合は、ワークフローを見直してみると良いでしょう。
本記事では、経費精算のワークフローについて解説していますので、参考にしてください。
経費精算のワークフローとは
経費精算におけるワークフローとは、経費精算業務の手順をワークフローとしてパターン化したものです。
経費精算をワークフロー化しておくことで、業務効率化につながることもあるため、経費精算のワークフローを策定している企業も増えています。
経費精算業務は、従業員側で申請書を作成し、上司に提出、承認された後、経理担当者が確認し、承認・差し戻し、決裁というフローが一般的です。
経費精算のワークフローを策定する方法としては、ワーフクローシステムを導入するか、ワークフローシステムを搭載した経費精算システムを導入すると良いでしょう。
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経費精算にワークフローを導入するメリット
ミスや漏れを防ぐことができる
ワークフローシステムや経費精算システムを導入することで、経費精算業務における漏れやミスを防ぐことが可能となります。
アナログな経費精算業務は、従業員側で申請期限を忘れてしまったり、承認者が別の業務に追われて承認作業を疎かにしてしまったりと、スムーズな業務が実現できないこともあります。
ワークフローシステムなどを導入することで、リマインド機能で経費精算にかかるメンバーへ通知を送ることができるため、申請忘れなどのミスを防止することができます。
セキュリティ強化につながる
経費精算に強いワークフローシステムを導入することで、セキュリティ強化につなげることができます。
紙の申請書を活用して経費精算をしている場合、書類を紛失してしまうリスクがあり、思わぬトラブルにつながるケースもあります。
経費精算に強いワークフローシステムを利用することで、システム上で経費精算業務を完結することができるため、書類紛失のリスクがありません。
また、権限設定が柔軟なため、承認者を設定し、宛先の誤った申請を送るトラブルを防止することも可能です。
コストを削減できる
経費精算に強いワークフローシステムを導入することで、紙で行っていた業務をペーパーレス化することができるため、印刷用紙や帳簿を購入していたコストの削減につながります。
また、システム上で過去の経費申請も手軽に確認できるため、管理コストの削減ができる点もメリットです。
経費精算にワークフローを導入するデメリット
特定の承認者に負担がかかるケースがある
ワークフローシステムや経費精算システムを導入することで、一部の承認者に対して経費精算の申請が集中してしまう可能性があります。
課長クラスや部長クラスの社員は、経費精算のワークフローに組み込まれてることが多いため、承認業務がコア業務を圧迫してしまうリスクもあるため、ワークフローの設計をシンプルにすると良いでしょう。
会社に浸透しない場合がある
ワークフローシステムに限らず、新しいツールを導入する際の懸念点として、社内への浸透率が挙げられます。
せっかくコストをかけて導入したシステムでも、操作が難しかったり、現場の経費精算業務との相性が悪かったりといった点から、全ての社員が使いこなすことができず、導入が失敗に終わってしまったという事例もあります。
まずはトライアルやデモを利用し、管理者だけでなく、従業員側にとっても使いやすいシステムかどうか、ITリテラシーが低い方でも直感的に扱うことができるかを確認してみると良いでしょう。
経費精算の効率化にはワークフローシステムがおすすめ
経費精算のワークフローについて解説しました。
経費精算業務を効率化させるためには、ワークフローを策定することがおすすめですが、セキュリティやコスト面も意識するのであれば、経費精算システムやワークフローシステムの導入も合わせて検討してみると良いでしょう。
