請求書の処理は、取引件数が増えるほどに担当者への負担が大きくなりますが、中でも大量発注による値引きが生じた場合などに、マイナス表記をしなければいけない際の処理方法に困る方も多いのではないでしょうか。
本記事では、マイナス表記がある請求書の処理方法について解説していますので、参考にしてください。
マイナス表記がある請求書の処理方法とは
請求書にマイナス表記が出た場合の処理方法としては、決まった方法はありません。
厳密にいえば、取引先が確認した際に、マイナス表記となっている理由がわかるようになっていれば問題ありません。
「◯◯による値引き」といった形式で、なぜマイナス表記になっているのかを明記しておくと、取引先も処理がしやすいでしょう。
おすすめの類似経費精算ツール
類似サービス: 楽楽精算
(4.5)
月額費用 | 30,000円〜 | 無料お試し | 要お問合せ |
---|---|---|---|
初期費用 | 100,000円 | 導入実績 | 15,000社 |
「楽楽精算」とは株式会社ラクスが運営する経費精算システムです。 経費精算に関する課題を解決でき手軽に導入できるという点から多くの企業で導入されており、導入実績としては15,000社※を突破しています。
交通費精算が効率化できる
「楽楽精算」ではSuicaやPASMOなどの交通系ICカードをカードリーダーにかざすだけで交通費のデータを取り込んで自動で読み込み、そのまま交通費の精算に利用することができるので入力の手間を削減することができます。
経費精算の手間を効率化
今まで勘定項目の仕訳に時間がかかっていた、会計ソフトへの手入力が負担となっていたという企業にとっても「楽楽精算」は強い味方です。 「楽楽精算」には自動仕訳機能が搭載されているので、予めルールを設定しておくことで今まで苦労していた仕訳作業を自動化することが可能となります。
コストカットが実現できる
「楽楽精算」はクラウド型のサービスなので、今まで紙の申請書などを使って経費精算を行っていたという企業はペーパーレス化を実現できます。 また、クラウド型のサービスなので自社でサーバーを設置する必要がなく、この点でもコストカットすることが可能というメリットがあります。
経理担当者·申請者の負担を大幅に軽減: TOKIUM経費精算
(4.5)
月額費用 | 46,000円~ | 無料お試し | あり |
---|---|---|---|
初期費用 | 要問い合わせ | 導入実績 | 1,500社以上(2023年7月末時点、シリーズ累計) |
「レシートをスマホで撮ってポストに投函する」2ステップで完了するペーパーレス経費精算サービス。保管・一定期間経過後の廃棄までを代行してくれるので、電帳法対応とペーパーレス化・リモートワーク化を実現できます。
経費申請·精算が劇的に効率化
TOKIUM経費精算はスマホでレシートを撮影して、撮影済のレシート·領収書を入れる(ポストに投函する)だけで経費申請が完了する手軽さのため、申請者の負担を大きく削減します。 また、約2,000人のオペレーターによる目視のチェックでAIを凌駕する自動入力精度を実現するため、経理担当者がいちいちレシートを書類に貼り付けたり書類に手書き、PCで入力する手間も省略されます。
ペーパーレス化を実現
提出された領収書をファイリングして保管しておくスペースがなかなか確保できない、だんだんと増えてくる書類にオフィスのスペースが圧迫されているという悩みもTOKIUM経費精算が解決してくれます。 スマホで撮影したレシートをポストに投函することで、回収され、経費申請データと領収書原本の突合点検を行なってくれるだけでなく、保管した上で一定期間経過後の廃棄までを代行してくれるため、オフィスに領収書が貯まることがありません。
クレジットカード明細も交通費も簡単に申請できる
TOKIUM経費精算と法人クレジットカード·個人クレジットカードを連携させることで、利用履歴から直接経費の申請ができるようになります。 手入力をする必要がなくなるため、効率化だけでなく、申請ミスや不正な入力の防止にもつながります。 また、モバイルSuicaやモバイルPASMOと連携させれば、乗車履歴から簡単に経費の申請、精算ができるようになり、面倒だった交通費精算にかける時間が大きく短縮されます。
類似サービス: ジンジャー経費
(4.5)
月額費用 | 500円〜/人 | 無料お試し | あり |
---|---|---|---|
初期費用 | 要お問合せ | 導入実績 | 要お問合せ |
ジンジャー経費とは、jinjer株式会社が運営している経費精算システムです。 紙のレシートや領収書をアプリから簡単に電子化することができ、経費精算業務のペーパーレス化を実現します。
アプリ申請でペーパーレス化を実現
ジンジャー経費であれば、専用のスマホアプリから経費申請が可能なため、経費申請のペーパーレス化、テレワークでの経理業務を推進することができます。 また、OCR機能が搭載されているため、スマホで領収書を読み取ることで、申請書を作成、電子保存をすることも可能です。
確認や承認作業もオンラインで完結
ジンジャー経費を導入することで、申請から承認、確認作業をオンラインで完結させることが可能となります。 また、仕訳やFBデータの作成を自動化することもでき、確認作業を最小限に抑え、時間と手間を削減することができるサービスです。
誰でも使える操作性
ジンジャー経費は、PC・スマホから簡単に申請・承認をすることができます。 定期区間金額の自動控除やICカードの読み取り機能を活用した経費申請が可能で、交通費や交際費、旅費、出張費など様々な種類の経費申請に対応しています。
マイナス表記が発生するケース
請求書にマイナス表記が発生する事例としては、以下のものが挙げられます。
大量購入によるマイナス表記
マイナス表記が発生する代表的な例としては、取引先が商品を大量購入してくれた場合における値下げ販売です。
大量購入に伴う値引き販売のことを売上割戻といい、ボリュームディスカウントやリベートと呼ばれることもあります。
売上割戻では、契約時の販売価格を維持し、割戻された金額をマイナスとして計算します。
クレームによるマイナス表記
製品やサービスなどに不備があった場合や、価格に釣り合うクオリティを満たせていない場合、割引処理による値引きが発生する場合があります。
割引金額だけを表記していると、契約書に記載されている金額と差異が発生してしまうため、契約時と実際の販売時に価格の差異がある場合の経理処理には注意しましょう。
相殺によるマイナス表記
取引先への返金に際し、差額が残っている場合に、新たな取引の請求金額の一部や全てを相殺して、請求金額から値引きをするケースもあります。
過去の取引で返品の義務が発生し、その際に100,000円の返金が必要となったします。その後の取引で500,000円の発注があった際に、返金分の100,000円と相殺し、請求金額の500,000円から100,000円をマイナスして請求することとなります。
マイナス表記がある請求書の書き方
マイナス表記が発生した場合、請求書の書き方として正しい決まりはありませんが、一般的にはいくつかの方法が代表されます。
- マイナス(-)記号を用いる
- 三角形(△または▲)を数字の前につける
- 数字を赤字にした上で()で囲う
正確な決まりはない反面、会計処理時に見間違えてしまわないように、記号をつけるなどして、マイナスが発生していることを表記しましょう。
マイナス表記がある請求書を作成する際の注意点
消費税の計算方法
マイナス表記がある請求書を作成する際の注意点としては、消費税を計算するタイミングがあげられます。
消費税の税込み後か、または消費税を入れる前かで請求金額に差が生じるため、細心の注意を持って計算する必要があります。
消費税を入れてから値引きを行う場合、売上時に税抜価格を計算する必要があり、端数処理が発生することもあるため、請求金額の内訳を事前に値引き金額に合わせて計算しておくとスムーズです。
社内での処理方法を統一しておかないと、経理でミスやトラブルが発生する恐れがあるため、社内でしっかりと情報を共有しておくことが求められます。
会計ソフトにマイナス表記の項目がない場合
自社で使用している会計ソフトに値引きやマイナス表記の項目がない場合は、手作業でマイナス金額の項目を追加しなければいけません。
必要な項目としては、「商品名」「単価」「数量」は通常通り必須となり、その上で商品名の項目に「値引き」といったマイナス表記になる理由を入力、金額欄に値引き金額をマイナス記号などを用いた上で入力します。
書き方に注意してマイナス表記の請求書を処理しよう
マイナス表記がある請求書について解説しました。
法的に正しい書き方などは決まっていませんが、請求書を受け取る側、処理する人がマイナス表記を認識しやすいように、わかりやすく表記しましょう。