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プロジェクトを円滑に進め、適正な管理をするときに便利なのがプロジェクト管理ツールです。現在、ただプロジェクト管理ツールを使用するだけではなく、勤怠管理と連動させてより円滑に進める方法が注目を集めています。
プロジェクト管理ツールとはそもそも何なのか、勤怠管理と連動させるメリットやおすすめのツールを紹介します。
プロジェクト管理ツールとは？
プロジェクト管理ツールとは、そのプロジェクトが現在どのくらい完了しているかどうかを可視化することができるツールのことです。達成率の確認だけではなく、何が足りていないのか、メンバーの作業が重複していないかがはっきりわかりますし、不要な作業をしないための予防も可能です。
また、プロジェクト管理ツールには作業の情報が1ヶ所に集まるというメリットも持っています。メンバーが決められた場所に情報をまとめていくため、パッと見ただけでも進捗確認ができるのです。異なる作業をしていると、どうしてもそれをまとめる新たな工程が生まれてしまい無駄な時間がかかってしまいますが、プロジェクト管理ツールを使えば効率的な作業もできるようになります。
情報が1ヶ所に集まることで、情報共有もスムーズになります。メールやSNSを使用しなくても、システムに情報を記録していくだけで他のメンバーも閲覧することができるのです。プロジェクトの進行もよりスムーズになり、進捗確認という手間も発生しません。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
あらゆる業務を一元管理： monday.com
(4.5)
| 月額費用 | 900円〜 | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 140,000社 |
チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード／ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。
タスク管理の煩雑さを解消
monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。
リモートワークの管理にも最適
リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。
リアルタイムでのタスク管理が可能
チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。
操作性に優れたグループウェア： aipo
(5.0)
| 月額費用 | 350円~/ユーザー | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 導入会社 | 要お問合せ |
ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、Webメール、ファイル共有、ブログ、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
プロジェクト管理と勤怠管理の連携メリット
プロジェクト管理と勤怠管理を連携させるメリットとは何なのでしょうか。
勤怠管理は、会社に勤めるほとんどの人が使用しているツールです。従業員が就業規則に沿って働いているかどうかを確認しており、休憩の時間まで細かく労働時間を見ることができます。プロジェクト管理は、いつ・何を・どれくらいしたのかを確認するツールであり、労務管理と生産性管理という異なる面を持っているのです。
ですが、この2つを組み合わせることにより、就業時間内にどれだけの仕事ができたかという確認ができるようになります。プロジェクト管理と勤怠管理の両方ができるツールを導入することで、より正確に従業員の働き方を管理できるようになります。
勤怠管理ができるプロジェクト管理ツール
勤怠管理も可能なプロジェクト管理ツールを紹介します。
MITERASは「MITERAS勤怠」と「MITERAS仕事可視化」の2種類があります。この2つのツールを使用し、勤務管理とプロジェクト管理を行うことで作業の効率化だけではなく、タスクごとの作業時間・チームのモチベーションの可視化・勤務状況の把握・シフトの自動作成などを行うことができます。
パソコンの利用状況も確認でき、ソフトウェア利用時間やキーボード打鍵回数がわかるため、従業員の労務状況が正確に把握できる管理ツールです。
TeamSpiritはバックオフィス業務を一括で管理できるツールです。勤怠管理・工数管理だけではなく、経費精算の機能も備わっています。バックオフィス業務をデジタル化したい、もっと効率化させたいという願いを叶えられます。
勤怠管理としての機能は、基本的な時間管理の機能に加え、長時間労働を是正するためのアラート機能を搭載しています。もし長時間労働が確認された場合は、本人への通知だけではなくマネージャーや人事部門へも通知が届くようになっているので把握されやすいです。時間外労働の削減にも一役買ってくれるツールです。
工数管理ではスマホに対応、カレンダーとの連携で工数入力の負担の軽減が期待できます。勤怠・工数・経費領域に関わる「重複入力を減らす特許技術」を取得しており、入力ミスが防げます。正しいデータ計測ができるのはもちろんですが、入力ミスを正すための負担もありません。
勤怠管理とプロジェクト管理の連携でさらに効率アップを叶える
ツールが1つにまとまることで入力の負担が少なくなるだけではなく、よりしっかりと進捗状況や従業員の働き方を管理することができるようになります。使用するソフトによって、より会社に合う機能を選ぶことができるのも嬉しいポイントなのではないでしょうか。短い時間でより生産性を高められる環境を作り出せますよ。
