少子高齢化や働き方の多様化によって、多くの業界で人手不足が深刻な課題となっています。
採用活動に注力するためにも、複数の採用媒体に求人を出稿している企業は多いと思いますが、応募者情報の管理や、応募者とのコミュニケーションが煩雑化してしまうケースもあります。
本記事では、採用業務を効率化する方法について解説していますので、参考にしてください。
採用業務とは
採用業務とは、どの部署に何人採用するか、いつまでに採用するかという採用計画の立案から、求人メディアへの出稿、応募者面接や内定者へのフォローといった一連の業務を指します。
採用業務の内容としては、主に以下の業務が含まれます。
- 採用計画の立案
- 求人広告の作成
- 求人サイトの選定・出稿
- スカウトメールの作成
- 求人票の作成
- 応募者との連絡
- インターンシップや説明会の開催
- リクルーターの選抜
- 面接日程の調整
- 応募者との面接
- 内定者との連絡や各種調整
上記のように幅広い業務が採用業務に含まれており、内定者フォローで終わりというわけではなく、改善に向けた効果検証なども行います。
契約継続率95%以上： JobSuite CAREER(ジョブスイートキャリア)
(4.5)
| 月額費用 | 5万円~ | 無料お試し | デモアカウントレンタルあり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 5営業日 |
中途採用業務の効率化に特化しており、豊富な機能と使いやすい操作性、安全性、手厚いサポートがユーザーから高評価されており、契約継続率は95%以上という実績があります。
応募ルートの一元管理が可能になる
JobSuite CAREERは、これら様々なルートからの応募情報を1つの画面で確認することができるため、採用管理の効率化はもちろん、確認漏れなどのミスも防ぐことができます。
選考状況が1つの画面で可視化できる
JobSuite CAREERは、視認性に優れた画面で、選考待ちや1次面接、2次面接などの選考ステップごとに応募者情報を確認することが可能です。また、選考情報の鮮度が把握しやすく、未更新日数や評価依頼日などが表示されるため、わざわざ確認する手間もかかりません。
採用課題が可視化できる
obSuite CAREERは、応募ルート別の通過率や辞退率をグラフで可視化することが可能です。また、その実数をCSV形式でダウンロードすることも可能なため、基幹システムでのデータ分析も行いやすいという特徴があります。さらに、面接官ごとの評価や対応スピードの傾向をバブルチャートで確認することもできます。
類似サービス： next≫
(4.5)
| 基本料金 | 39,800円〜(税別) | 無料お試し | デモアカウントあり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 10営業日程度 |
next≫とは、株式会社アローリンクが運営している採用管理システムです。 SNSとして幅広い世代に利用されているLINEを活用して採用管理を行うことができ、選考への移行率アップやリマインド業務の効率化、内定辞退率の低下など、多くの導入効果が期待できます。
LINEで親密感の高いコミュニケーションを実現
next≫は、インターンや早期選考会などの初回接点から、内定後のフォローまでが全てLINE上で完結させることが可能です。 メールと違い、フォルダに送られることもなく手元のスマートフォンにメッセージが届き、すぐに確認できるため、LINEはメールよりも高い開封率を実現することができ、スピード感を持った連絡が可能となり、採用業務を加速させます。
採用業務を効率化させる機能がオールインワン
next≫には「自動応答」「セミナー振り分け」「シナリオ配信」「グループ管理」といった機能以外にも、豊富な機能がnext≫には搭載されており、採用業務の効率化につなげることができます。
求職者ごとに最適化されたコンテンツを配信
next≫では、「エントリーは行ってくれたものの、まだ説明会に参加してない学生にはエントリーを促すメッセージを送る」、「個別面接を控えた学生に対して魅了づけとなるような社員インタビューのコンテンツを配信する」といった一人ひとりに最適化されたコンテンツを配信することができます。
類似サービス： RPM
(4.5)
| 基本料金 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
RPMは、通年採用・複数名募集をされている企業様向けの採用管理システムです。 採用上の歩留まりの改善・採用業務における効率化などを目的に活用されており、製造・医療介護・小売り・サービス業など、アルバイト・正社員を問わず、複数名採用を行っている企業向けのサービスとなっています。
400以上の求人媒体との自動連携実績
RPMはあらゆる求人媒体との自動連携数を誇る採用管理システムです。 400媒体以上との連携実績があり、主要な媒体から地域特化型の媒体・職種専門型の媒体など、幅広く連携することができます。
選考状況や応募者情報における、柔軟なカスタマイズが可能
RPMは選考ステータを貴社独自のフローに合わせて、自由な名称で複数作成することが可能です。 選考ステータスだけでなく、「メール送信済み」「メール返答待ち」などのアクションステータスもあり、いつでも詳細な選考状況の把握が可能となります。
応募～採用における柔軟な自動対応機能
RPMでは、応募～面接日程調整までの業務を24時間365日、自動対応することが可能です。 具体的には、様々な条件に応じて連絡パターンを分けられる応募後の初回連絡・面談日調整・面接予約の未対応者へのリマインド、アンケート送付などの自動対応が出来ます。
採用業務の効率化が必要な理由
採用業務の効率化が必要な理由としては、採用にかかる手間や時間を削減することで、より少ない工数で優秀な人材を採用するためという点が挙げられます。
応募者は1社だけに応募していることは少なく、複数社に応募していることが一般的ですので、自社の採用プロセスが長いほど、他社での選考の方が先に終わる可能性が高まります。
優秀な人材を競合に取られてしまわないように、少しでも採用業務を効率化し、優秀な人材の獲得につなげる必要があるのです。
採用業務を効率化する方法
採用プロセスを見直す
採用業務を効率化する方法としては、まずは既存の採用プロセスを見直してみましょう。
採用プロセスごとに効率化できる箇所がないかを見直し、その上で挙げられた課題の中で優先順位をつけて改善に取り組みます。
全てを同時に改善することは難しいため、改善することで効率化の効果が大きいものから改善していくことが重要です。
応募者対応方法を改善する
自社求人へ応募してくれた方への対応が遅いと、応募者が自社に対して興味を失ってしまう可能性があります。
そのため、応募者への連絡はできる限り迅速に行うようにしましょう。
しかし、数人程度あれば対応ができるかもしれませんが、数十人以上に対して素早く連絡を取るのは手間がかかります。
改善策としては、まずは応募に対して自動でメールが送られるようにツールなどを活用すると良いでしょう。
また、面接に関してもできるだけ早く実施することで、優秀な人材を他社よりも早く獲得することができます。面接担当者のスケジュールを共有して、素早く空いている時間に面接を入れられるようにしましょう。
自動化できるツールを導入する
採用管理システムを導入することで、採用業務において煩雑化しやすい部分を自動化することができます。
求人媒体へ出稿している求人票の募集要項の編集や更新の連絡、エージェントへの募集の依頼、選考のフィードバック、面接の日程連絡、選考結果のお知らせなどを自動化することが可能です。
また、採用管理システムでは、面接日程の調整や応募者情報の共有、面接後のフィードバックなどを効率化するための機能も搭載しています。
採用業務の効率化に役立つツール
JobSuite CAREER
特徴
JobSuite CAREERは、株式会社ステラスが運営している中途採用向けの採用管理システムです。
豊富な機能が搭載されており、操作性やサポート体制も優れています。
エージェントからの応募者管理を効率化したり、アナログな作業を自動化したりすることができます。
料金
- JobSuite CAREER単独での利用:月額5万円〜
- JobSuite FRESHERSと同時契約の場合:月額7万円〜
next≫
特徴
next≫は、株式会社アローリンクが運営しているLINEを活用した採用管理システムです。
LINEを使って応募者と連絡をすることができるため、応募者対応に時間がかかっているという企業におすすめです。
母集団の不足やリソース不足の解消に貢献でき、多くの企業で導入されています。
料金
- next≫ライト：月額39,800円(税別)
- next≫プレミアム：月額69,800円(税別)
※価格情報は2023年12月時点のもの
採用業務を効率化して優秀な人材を獲得しよう
採用業務を効率化する方法について解説しました。
採用業務を効率化することで、採用にかけるスピードを向上させ、優秀な人材を獲得できるようになるため、まずは現場の課題を明確にし、改善点に優先順位をつけて対応しましょう。
