採用管理についてのよくある疑問

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本記事では、採用管理についてQ&A方式で解説しております。

採用管理システムについてよくある疑問

質問

Q.採用管理システムとは?


回答

A.採用管理及び、選考管理システムとは、採用業務のデータ化することにより、業務を効率化し、管理しやすくするシステムです。
応募者情報の一元管理はもちろん、採用スケジュール・選考の進捗管理などから広告の管理を行えるシステムもあり、採用における煩雑さを解消することができます。


質問

Q.採用管理システムの機能は?


回答

A.採用管理システムは主に、以下のような機能を備えていることが一般的です。
・応募者情報を自動でインポートできる機能(求人媒体と連携し、応募があった際にその応募者の情報を自動で取り込める)
・求人情報を一元管理できる機能(媒体やエージェント公開する求人情報をまとめて管理できる)
・応募者の連絡先を一括管理できる機能(応募経路を問わず、一括してシステム上から応募者とやりとり可能)
・応募者ごとの選考状況・評価情報を可視化できる機能(自社採用の促進)
・採用サイトを自社で作成


質問

Q.これまでの採用業務がもつ課題とは?


回答

A.企業にとって人材はかけがえのないものです。
しかし、雑務に忙殺されることで、人材の採用や、選考管理をうまく運用できていない企業も少なくないでしょう。
採用管理システムは、人事担当者をフォローし、本来の選考に専念できるようにすることが実現するシステムです。
これまでの採用業務は、一般的に以下のような課題を抱えているケースがよく見られていました。
【採用状況を社員同士で把握できない】
新卒採用によって、人材を多く確保する場合、短い期間で多くの人事を同時進行することになるため、内定の内訳や、学生それぞれがどの段階まで進んでいるかなど、社員同士で共有することが難しかったことと思われます。
【ミスマッチによる離職者の多さ】
良い人材だと思って採用しても、その人材がやめてしまうような、いわゆる「ミスマッチ」は、自社に最適な人材を把握できていなかったり、正しい採用活動ができていなかったりする場合に起こりがちな現象です。
【応募者へ連絡漏れ】
応募者へ電話・メールなどで、個別で対応する際、一人のスタッフが複数の人数を担当してしまうと、どうしても漏れが発生しがちです。
このようなミスは企業の信用を失う恐れがあり、すなわち優秀な採用者を逃してしまう機会損失に繋がってしまいます。
【セミナー参加や面接時間の設定が面倒】
セミナー・面接などにおいて、応募者への案内・人数調整・出欠の確認などの業務は非常に煩雑を極めます。
しかし、間違った情報を応募者へ伝えてしまった場合、取り返しのつかないことになってしまうため、ミスは許されません。
また、業務に多くの時間を割かなくてはいけないのも、ネックの一つと言えます。
【自社サイトの人材募集ページの情報が不足している】
自社サイトの人材募集ページに、条件・仕事の内容・企業の魅力などが詳細に書いていない企業も散見されます。
「詳細はお問い合わせください」など応募者にアクションを起こさせるのではなく、ある程度業務内容がイメージでき、給与などの条件もわかるような記載を行わないと、積極的に応募してみようと思わせることは不可能です。


質問

Q.採用管理システムを導入するメリットとは?


回答

A.
【応募者の選考状況を可視化・リアルタイムで確認】
採用管理システムを活用し、応募者情報を一元的に管理できれば、いつでも必要な情報を取得できます。
例えば、応募者がそれぞれ、どの段階にあるのかなどを一目で確認でき、人材の特徴や、社員の誰が担当しているかなどをすぐに確認できるようにしておけば、ミスも削減されるはずです。
【ミスマッチの削減】
求める人材をモデリングし、性格・資質・動機などを元に適合検査を行ってくれる採用管理システムも開発されています。
企業の将来にとって有望な人材を見つけることができるようになり、将来的にも安心な人事体制の基盤作りに寄与してくれるでしょう。
【メールの自動送信機能により、応募者への連絡もれを防止】
応募者へのメールが自動送信できるようになるため、必要な連絡が漏れてしまう恐れを防止できます。
確実かつ迅速な対応が実現されるため、応募者から信頼を失うような恐れもないでしょう。
良い人材を確保する上で、円滑なコミュニケーションをとれる体制は欠かせません。
【セミナー・面談設定の自動化】
Web応募をしてもらったあと、各応募者がマイページにログインできるシステム構築も、円滑な採用業務の強い味方になってくれるはずです。
必要項目・セミナー応募・面接時間の設定なども応募者側で容易に行えるようにしておけば、問い合わせを行うのも手間がかからなくなります。
企業にとっても、採用担当者が調整する作業が不要になるため、選考だけに集中できるメリットが生じます。
【自社で有能な募集サイトを構築】
採用管理システムには、Webページを作成できる機能をもつものもあります。
求人要項や、応募フォーム作成機能などを使用すれば、機能的な自社サイトを公開できるため、自分たちで応募者のエントリー作業を効率的に行うことができるようになります。

採用管理システムの導入についてよくある疑問

質問

Q.採用管理システムを導入するメリットとは?


回答

A.
【採用業務の一括管理が可能】
採用管理システムは、
1.募集
2.選考
3.内定
4.採用
など、一連の流れを集約することが可能です。
これまで、求人媒体を使用した煩雑な業務が一括管理できるようになるため、採用担当者にとって嬉しい効率化が実現されるはずです。
採用活動は、まずは、「求人サイト」「ハローワーク等」を通じて、求職者を募るところから始める企業も少ないでしょう。
応募者全員の書類選考・面接・スケジュール連絡・調整・企業との連携・内定者への内定通知・必要書類の連絡などをシステムにサポートしてもらうことで、より充実した採用活動が実現されます。
【採用の分析が実現】
採用までのプロセスを可視化することで、自社の採用活動における課題や強みの分析が行えるようになります。
以下、詳細に解説いたします。
・ぴったりな求人媒体の選定
求人媒体ごとに応募状況・内定率などを可視化し、最適な媒体選定できるようになります。
・面接の最適化
応募者の評価基準を一定に設定し、それぞれの判断傾向を見える化して、把握できるようになります。
面接官の好き嫌いなどが反映されないよう、面接結果・面接内容を採用管理システムに蓄積し、面接官によってばらつきのない評価基準を構築することが可能です。
・面接プロセスの最適化
優秀な応募者は他社と競合することも少なくありません。
連絡が取れなくなったり、内定してから辞退されたりすることがないよう、応募者への適切な面接やその回数、内定連絡までのスムーズなやりとりが実現されるよう、システムが最適化して提案してくれます。
・自社でしっかりと情報管理
採用サイト構築機能がある採用管理システムの場合、採用サイトを構築し、そこから応募があれば直ちに自社のデータベースに反映できるように設定することが可能です。
社内の担当者に通知されるようにしておけば、応募の確認漏れなどを防止できるため、応募者の信用を無くしたり、面接を辞退されてしまうことも少なくできるはずです。


質問

Q.採用管理システムを導入するデメリットとは?


回答

A.採用管理システムの導入には、多少のデメリットも生じます。
【従来の採用・管理方法を変更せざるを得ない】
採用管理システムの導入により、
・履歴書のデータ管理
・システム内における面接調整
・システム内でのあらゆる指標の設定
・システム内での連絡送信
など、採用・管理方法をこれまでと変更せざるを得ない場合が生じます。
あらゆる作業を紙面などではなく、システム上で管理するようになるため、慣れるまで多少の煩わしさを感じることがあるかもしれません。
【担当者に操作方法を共有する必要が生じる】
新たに採用管理システムを企業に導入する場合、採用担当者はもちろん、面接官など採用に関わる全ての社員に、操作方法などを説明する必要があります。
特に面接官は常に採用業務に関わっているとは限らないため、システム操作を覚えることが煩わしく感じてしまう場合も考えられます。
簡単に操作できることをシェアし、しっかり使ってもらうよう周知を徹底しましょう。
【コストが生じる】
これまでは、媒体への掲載料だけで済んでいたとしても、システム利用料が月額数万〜十数万円程度ほどかかるようになります。
採用業務が少ない企業では、導入そのものがハードルになる場合も否定できません。


質問

Q.採用管理システムを選定する際のポイントは?


回答

A.採用管理システムを導入する場合、以下のポイントに留意すると良いでしょう。
・新卒・中途・バイトなど、どの採用で活用するか
・上記の採用全てに対応させたい場合、その機能を有しているか
・画面構成・UIなどの設計・操作性に優れているか
・費用対効果を十分発揮してくれるか

採用管理システムの選び方についてよくある疑問

質問

Q.採用管理システムの選び方のポイントとは?


回答

A.採用管理システム(選考管理システム)を選ぶ際は、以下のポイントに注目して比較してみましょう。
【どんな機能を有しているか】
採用管理システムには、採用を効率化する多くの機能を有しています。
まずは採用活動における、どのフェイズを改善・効率化させたいのかをきちんとチェックして、目的を明確にしてから採用管理システムを導入することをおすすめします。
【どの採用形態に標準を合わせるか】
新卒・中途・アルバイト・パートなど、採用の形態はさまざまです。
システムを導入する際は、どの採用に最適なシステムであるのか、しっかりと確認しておく必要があります。
新卒採用に利用する場合、大量募集や日程調整、適性検査などに優れたシステムを導入すると良いでしょう。
また中途、もしくはアルバイトなどの採用形態の場合、複数の媒体で募集することが一般的です。
連携できる媒体の数などにも目を向けておくことをおすすめします。
また、同じシステムでも、新卒向け・中途向けなど、料金プランが分かれているものもありますので、注意しておくべきです。
【自社に必要な機能は充実しているか】
採用管理システムには、大まかに分けると2つの機能を有しています。
まず一つめは、「求人管理」の機能です。
各種求人サイトとの連携・自社の求人ページ作成などを便利に行うことができます。
二つめは、「応募者を募り、選考までを効率化する」機能です。
日程管理・メール・LINEでの連絡・適性検査やカレンダーなど、採用活動に必要な一連の流れをスムーズにしてくれます。
【操作性に優れているか】
パソコンスキルの有無に問わず、操作は簡単であることが好ましいはずです。
したがって、導入前には必ず、デモや無料トライアルで操作感を確認しておきましょう。
システムによっては無料で利用できるプランを提供している場合もあります。
また、自社の求人サイトを有している場合、採用管理システムと連携できる場合があります。
その場合、採用管理システム内で応募ページを作成するわけですが、デザインの洗練具合や、表示速度の速さ、スマホ対応の可否などによって、応募者に増減が生じてると言って過言でありません。
使いやすく、見やすいページをを作れるかどうかも、応募者を取り逃がさないために目を向けるべきポイントと言えそうです。
【セキュリティは万全か】
採用管理システムを選定する際は、セキュリティに関しても十分に配慮するべきです。
応募者の個人情報をしっかりと守れるか、システムのセキュリティ対策はどの程度のものか、しっかりと確認してから導入することをおすすめします。
特にクラウド型の採用管理システムを導入する場合、ベンダーにセキュリティ対策を任せざるを得ません。
ID・パスワード、管理者の権限制限など、セキュリティにおいて配慮するべきポイントはさまざまありますので、それらが適切に設定できるかどうか、しっかりと目を向けておくべきです。
【あらゆる媒体と連携できるか】
採用管理システムの多くは、連携している媒体から応募者データを取り込むことが可能です。
例えば、リクナビ・CFN・キャリタス就活など、就職サイトはさまざまありますが、現在利用している媒体とシステムが連携できるかどうかをきちんと確認しておきましょう。
【LINEと連携できるか】
現在の新卒採用では、LINEを活用して行うのが一般化しています。
学生にとって、企業のLINE公式アカウントで応募作業が行えれば、非常に便利でしょう。
企業からしてみても、応募者とのコミュニケーションをしっかり取れる上に、細かくフォローや案内ができるため、LINEによる採用活動は効率的な手段と言えます。
LINE連携が可能な採用管理システムを利用すれば、チャットボットでメッセージのやりとりを行ったり、LINEからの応募をシステムに取り込んで一元的に管理できたりなど、より時代にあった採用活動が実現されます。

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