今回は、採用管理システムについて解説いたします。
採用業務に頭を悩ませている企業、システムを導入して効率化したい企業の方はぜひ、参考になさってみてください。
採用管理システムとは？
採用管理及び、選考管理システムとは、採用業務のデータ化することにより、業務を効率化し、管理しやすくするシステムです。
応募者情報の一元管理はもちろん、採用スケジュール・選考の進捗管理などから広告の管理を行えるシステムもあり、採用における煩雑さを解消することができます。
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契約継続率95%以上： JobSuite CAREER(ジョブスイートキャリア)
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| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 5営業日 |
中途採用業務の効率化に特化しており、豊富な機能と使いやすい操作性、安全性、手厚いサポートがユーザーから高評価されており、契約継続率は95%以上という実績があります。
応募ルートの一元管理が可能になる
JobSuite CAREERは、これら様々なルートからの応募情報を1つの画面で確認することができるため、採用管理の効率化はもちろん、確認漏れなどのミスも防ぐことができます。
選考状況が1つの画面で可視化できる
JobSuite CAREERは、視認性に優れた画面で、選考待ちや1次面接、2次面接などの選考ステップごとに応募者情報を確認することが可能です。また、選考情報の鮮度が把握しやすく、未更新日数や評価依頼日などが表示されるため、わざわざ確認する手間もかかりません。
採用課題が可視化できる
obSuite CAREERは、応募ルート別の通過率や辞退率をグラフで可視化することが可能です。また、その実数をCSV形式でダウンロードすることも可能なため、基幹システムでのデータ分析も行いやすいという特徴があります。さらに、面接官ごとの評価や対応スピードの傾向をバブルチャートで確認することもできます。
類似サービス： next≫
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next≫とは、株式会社アローリンクが運営している採用管理システムです。 SNSとして幅広い世代に利用されているLINEを活用して採用管理を行うことができ、選考への移行率アップやリマインド業務の効率化、内定辞退率の低下など、多くの導入効果が期待できます。
LINEで親密感の高いコミュニケーションを実現
next≫は、インターンや早期選考会などの初回接点から、内定後のフォローまでが全てLINE上で完結させることが可能です。 メールと違い、フォルダに送られることもなく手元のスマートフォンにメッセージが届き、すぐに確認できるため、LINEはメールよりも高い開封率を実現することができ、スピード感を持った連絡が可能となり、採用業務を加速させます。
採用業務を効率化させる機能がオールインワン
next≫には「自動応答」「セミナー振り分け」「シナリオ配信」「グループ管理」といった機能以外にも、豊富な機能がnext≫には搭載されており、採用業務の効率化につなげることができます。
求職者ごとに最適化されたコンテンツを配信
next≫では、「エントリーは行ってくれたものの、まだ説明会に参加してない学生にはエントリーを促すメッセージを送る」、「個別面接を控えた学生に対して魅了づけとなるような社員インタビューのコンテンツを配信する」といった一人ひとりに最適化されたコンテンツを配信することができます。
類似サービス： sonar ATS
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| 基本料金 | 22,000円〜 | 無料お試し | あり |
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| 初期費用 | ０円 | 最短導入期間 | 最短3営業日程度 |
sonar ATSとは、Thinkings株式会社が運営している採用管理システム（ATS）です。 新卒・中途採用に必要な機能が1つのシステムに全て揃っており、応募者情報の集計など、手間や工数のかかる業務の自動化が可能となっています。
新卒・中途採用を一括管理
従来の採用管理システムでは、新卒採用、中途採用どちらかに特化したものが一般的で、1つのATSで企業説明会の計画・周知やエージェント管理などが可能なものがありませんでした。 sonar ATSは、新卒・中途採用に必要な機能が1つに揃っているため、新卒採用も中途採用も行うという企業の強い味方となります。
あらゆる応募者連絡を自動化
採用関連の業務において、担当者が煩雑に感じやすいのが連絡業務です。 複数媒体からの応募によって複雑化が起き、オペレーションミスや対応漏れが発生してしまうケースも少なくはありません。 sonar ATSは、採用業務の自動化によって連絡漏れなどのミスをなくし、応募者へのコミュニケーションや面談など、本来注力すべき業務に集中できる環境を構築します。
採用の流れはわかりやすく可視化
採用業務をしていると、採用の流れが煩雑化し、何から着手すべきかがわからないというケースがあります。 sonar ATSには、フロー管理機能が搭載されており、採用全体の流れをフローとして視覚的に再現することができるため、リアルタイムの採用状況を把握できるようになります。
採用管理システムの機能は？
採用管理システムは主に、以下のような機能を備えていることが一般的です。
- 応募者情報を自動でインポートできる機能(求人媒体と連携し、応募があった際にその応募者の情報を自動で取り込みる)
- 求人情報を一元管理できる機能(媒体やエージェント公開する求人情報をまとめて管理できる)
- 応募者の連絡先を一括管理できる機能(応募経路を問わず、一括してシステム上から応募者とやりとり可能)
- 応募者ごとの選考状況・評価情報を可視化できる機能(自社採用の促進)
- 採用サイトを自社で作成
これまでの採用業務がもつ課題とは？
企業にとって人材はかけがえのないものです。
しかし、雑務に忙殺されることで、人材の採用や、選考管理をうまく運用できていない企業も少なくないでしょう。
採用管理システムは、人事担当者をフォローし、本来の選考に専念できるようにすることが実現するシステムです。
これまでの採用業務は、一般的に以下のような課題を抱えているケースがよく見られていました。
採用状況を社員同士で把握できない
新卒採用によって、人材を多く確保する場合、短い期間で多くの人事を同時進行することになるため、内定の内訳や、学生それぞれがどの段階まで進んでいるかなど、社員同士で共有することが難しかったことと思われます。
ミスマッチによる離職者の多さ
良い人材だと思って採用しても、その人材がやめてしまうような、いわゆる「ミスマッチ」は、自社に最適な人材を把握できていなかったり、正しい採用活動ができていなかったりする場合に起こりがちな現象です。
応募者へ連絡漏れ
応募者へ電話・メールなどで、個別で対応する際、一人のスタッフが複数の人数を担当してしまうと、どうしても漏れが発生しがちです。
このようなミスは企業の信用を失う恐れがあり、すなわち優秀な採用者を逃してしまう機会損失に繋がってしまいます。
セミナー参加や面接時間の設定が面倒
セミナー・面接などにおいて、応募者への案内・人数調整・出欠の確認などの業務は非常に煩雑を極めます。
しかし、間違った情報を応募者へ伝えてしまった場合、取り返しのつかないことになってしまうため、ミスは許されません。
また、業務に多くの時間を割かなくてはいけないのも、ネックの一つと言えます。
自社サイトの人材募集ページの情報が不足している
自社サイトの人材募集ページに、条件・仕事の内容・企業の魅力などが詳細に書いていない企業も散見されます。
「詳細はお問い合わせください」など応募者にアクションを起こさせるのではなく、ある程度業務内容がイメージでき、給与などの条件もわかるような記載を行わないと、積極的に応募してみようと思わせることは不可能です。
採用管理システムを導入するメリット
応募者の選考状況を可視化・リアルタイムで確認
採用管理システムを活用し、応募者情報を一元的に管理できれば、いつでも必要な情報を取得できます。
例えば、応募者がそれぞれ、どの段階にあるのかなどを一目で確認でき、人材の特徴や、社員の誰が担当しているかなどをすぐに確認できるようにしておけば、ミスも削減されるはずです。
ミスマッチの削減
求める人材をモデリングし、性格・資質・動機などを元に適合検査を行ってくれる採用管理システムも開発されています。
企業の将来にとって有望な人材を見つけることができるようになり、将来的にも安心な人事体制の基盤作りに寄与してくれるでしょう。
メールの自動送信機能により、応募者への連絡もれを防止
応募者へのメールが自動送信できるようになるため、必要な連絡が漏れてしまう恐れを防止できます。
確実かつ迅速な対応が実現されるため、応募者から信頼を失うような恐れもないでしょう。
良い人材を確保する上で、円滑なコミュニケーションをとれる体制は欠かせません。
セミナー・面談設定の自動化
Web応募をしてもらったあと、各応募者がマイページにログインできるシステム構築も、円滑な採用業務の強い味方になってくれるはずです。
必要項目・セミナー応募・面接時間の設定なども応募者側で容易に行えるようにしておけば、問い合わせを行うのも手間がかからなくなります。
企業にとっても、採用担当者が調整する作業が不要になるため、選考だけに集中できるメリットが生じます。
自社で有能な募集サイトを構築
採用管理システムには、Webページを作成できる機能をもつものもあります。
求人要項や、応募フォーム作成機能などを使用すれば、機能的な自社サイトを公開できるため、自分たちで応募者のエントリー作業を効率的に行うことができるようになります。
まとめ
以上、採用管理システムとその機能について解説いたしました。
採用業務に課題のある企業、これから採用に力を入れたいと感じている企業はぜひ、参考になさってみてください。
