定型業務などをロボット技術によって自動化することができるとして、多くの企業で業務効率化・DX化のためにRPAを導入する事例が増えています。
RPAに興味があるという方にとっては、RPAでどんなことができるのか、導入のためにどんな準備が必要なのかといった点が気になるでしょう。
本記事では、RPAでどんな業務改善ができるのか、RPAの活用事例などを紹介しますので参考にしてください。
RPAでどんな業務改善ができるの？
RPAは、繰り返しのルーティンワークや、マウス操作で完結するような単純作業の自動化を得意とします。
- 転記作業
- チェック業務
- リサーチ業務
- レポート作業
- メール対応業務
上記のような業務領域にRPAが用いられるケースが多く、多くの企業で業務効率化に成功している事例があります。
転記作業での活用事例としては、同じ情報を1つのシステムから別のものに移すような作業などで活用されています。
チェック作業では、作業完了時にミスがないかの確認作業をRPAによって自動化します。営業部門での、資料に誤字脱字がないかのチェックや、経理部門での売掛金計上に伴う確認などが事例として挙げられます。
リサーチ業務においては、競合他社のWebサイトチェックや、反社情報のチェック、コンプライアンスチェックなどにRPAが活用されています。
上記以外にも多くの業務にRPAは活用することができるため、業務効率化に大きく貢献します。
RPAで業務改善を図るための事前準備
RPAを運用する前に、以下の点に気をつけておくと良いでしょう。
導入する目的を明確にしておく
RPAを導入する際に、現状の業務プロセスの洗い出しを行いましょう。
自社の業務とRPAとのマッチ度合いを事前に確かめておかないと、効果的なRPAツール運用は難しいです。
どのような業務があり、課題があるのか、RPAの導入で自動化できるのか、費用対効果は高いのか、といった点に注目すると良いでしょう。RPA運用の成功ラインを決めておくのも有効です。
トラブル時のマニュアルを策定しておく
RPAは、システムトラブルによって機能を停止してしまう可能性がゼロではありません。
ベンダー側で定期的にメンテナンスを行い、安定して運用できるツールが増えているのが現状ですが、万が一の場合を考えて、緊急停止時の対処方法をあらかじめ決めておくと良いでしょう。
自動化していた業務を人の手に移行できるように、業務データのバックアップ体制や、障害発生時のマニュアルを作成しておくと良いでしょう。
また、属人化の防止やスムーズな引き継ぎを可能とするため、普段から運用マニュアルの作成は行い、定期的に見直していくことをおすすめします。
RPAを活用した業務改善の進め方
担当者の選任・運用体制の構築
RPAを運用する際は担当者、担当チームを編成しましょう。
RPAの運用には、専門的な知識が必要となるケースもあるため、RPA人材の育成が必要となります。
運用担当者がしっかりとRPAを管理していないと、終了している業務をいつまで実行するような野良ロボットが発生してしまいます。これはシステム負荷にもつながるため、業務効率化を低下させる可能性があるため注意しましょう。
現場アプローチで業務の見直しを行う
プログラミングなどの知識がなくても直感的にシナリオ作成ができるRPAも増えていることから、システム的なアプローチではなく、現場アプローチで業務改善を検討すると良いでしょう。
現場主体となってRPAの活用を考えることで、ノウハウが蓄積されますし、これまで気づかなかった業務課題の発見にもつながります。
RPAを活用した業務改善の事例
金融業界での導入事例
銀行業界大手の三井住友銀行では、RPAを導入し、業務効率化に成功しました。
日本IBM社が提供しているRPAを導入し、紙帳票のデータ化作業に活用したことで、300万時間程度かかっていた業務の自動化に成功、実に1,500人分の余力創出を期待しています。
三井住友フィナンシャルグループ全体としてRPAを取り入れており、重複した作業はRPAに代行させるといった活用で効率化を狙います。
2016年からスタートしたプロジェクトは、翌年には本店8店舗で導入、オペレーションの自動化にRPAが貢献しています。
自治体での導入事例
東京都多摩市でRPAを導入した事例です。
定型業務の多くが紙媒体を用いているため、RPAとOCRを活用した業務効率化を狙いました。実際に、実証実験では50%程度の業務時間削減に成功したという結果がでています。
また、児童手当や所得異動といった入力作業をRPAに代行させることで、作業時間を年間で22時間程度削減することに成功しました。
さらに、法人設立届出書の入力作業にもRPAを導入、年間で14%の作業時間削減を達成しています。
業務によって効率化できる幅はあるものの、データ入力業務やルーティーンワークが多い自治体とRPAは相性が良いことがわかります
RPAの導入には事前準備が不可欠
RPAについて、事例などを交えて解説しました。
RPAは、導入したからといって必ず業務効率化に成功するわけではないので、しっかりと事前に課題の洗い出しなどを行い、準備を怠らないようにしましょう。
