RPAによる業務改善方法 | 必要な事前準備や事例もご紹介

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定型業務などをロボット技術によって自動化することができるとして、多くの企業で業務効率化・DX化のためにRPAを導入する事例が増えています。

RPAに興味があるという方にとっては、RPAでどんなことができるのか、導入のためにどんな準備が必要なのかといった点が気になるでしょう。

本記事では、RPAでどんな業務改善ができるのか、RPAの活用事例などを紹介しますので参考にしてください。

RPAでどんな業務改善ができるの?

RPAは、繰り返しのルーティンワークや、マウス操作で完結するような単純作業の自動化を得意とします。

  • 転記作業
  • チェック業務
  • リサーチ業務
  • レポート作業
  • メール対応業務

上記のような業務領域にRPAが用いられるケースが多く、多くの企業で業務効率化に成功している事例があります。

転記作業での活用事例としては、同じ情報を1つのシステムから別のものに移すような作業などで活用されています。

チェック作業では、作業完了時にミスがないかの確認作業をRPAによって自動化します。営業部門での、資料に誤字脱字がないかのチェックや、経理部門での売掛金計上に伴う確認などが事例として挙げられます。

リサーチ業務においては、競合他社のWebサイトチェックや、反社情報のチェック、コンプライアンスチェックなどにRPAが活用されています。

上記以外にも多くの業務にRPAは活用することができるため、業務効率化に大きく貢献します。

RPAで業務改善を図るための事前準備

RPAを運用する前に、以下の点に気をつけておくと良いでしょう。

導入する目的を明確にしておく

RPAを導入する際に、現状の業務プロセスの洗い出しを行いましょう。

自社の業務とRPAとのマッチ度合いを事前に確かめておかないと、効果的なRPAツール運用は難しいです。

どのような業務があり、課題があるのか、RPAの導入で自動化できるのか、費用対効果は高いのか、といった点に注目すると良いでしょう。RPA運用の成功ラインを決めておくのも有効です。

トラブル時のマニュアルを策定しておく

RPAは、システムトラブルによって機能を停止してしまう可能性がゼロではありません。

ベンダー側で定期的にメンテナンスを行い、安定して運用できるツールが増えているのが現状ですが、万が一の場合を考えて、緊急停止時の対処方法をあらかじめ決めておくと良いでしょう。

自動化していた業務を人の手に移行できるように、業務データのバックアップ体制や、障害発生時のマニュアルを作成しておくと良いでしょう。

また、属人化の防止やスムーズな引き継ぎを可能とするため、普段から運用マニュアルの作成は行い、定期的に見直していくことをおすすめします。

RPAを活用した業務改善の進め方

担当者の選任・運用体制の構築

RPAを運用する際は担当者、担当チームを編成しましょう。

RPAの運用には、専門的な知識が必要となるケースもあるため、RPA人材の育成が必要となります。

運用担当者がしっかりとRPAを管理していないと、終了している業務をいつまで実行するような野良ロボットが発生してしまいます。これはシステム負荷にもつながるため、業務効率化を低下させる可能性があるため注意しましょう。

現場アプローチで業務の見直しを行う

プログラミングなどの知識がなくても直感的にシナリオ作成ができるRPAも増えていることから、システム的なアプローチではなく、現場アプローチで業務改善を検討すると良いでしょう。

現場主体となってRPAの活用を考えることで、ノウハウが蓄積されますし、これまで気づかなかった業務課題の発見にもつながります。

RPAを活用した業務改善の事例

金融業界での導入事例

銀行業界大手の三井住友銀行では、RPAを導入し、業務効率化に成功しました。

日本IBM社が提供しているRPAを導入し、紙帳票のデータ化作業に活用したことで、300万時間程度かかっていた業務の自動化に成功、実に1,500人分の余力創出を期待しています。

三井住友フィナンシャルグループ全体としてRPAを取り入れており、重複した作業はRPAに代行させるといった活用で効率化を狙います。

2016年からスタートしたプロジェクトは、翌年には本店8店舗で導入、オペレーションの自動化にRPAが貢献しています。

自治体での導入事例

東京都多摩市でRPAを導入した事例です。

定型業務の多くが紙媒体を用いているため、RPAとOCRを活用した業務効率化を狙いました。実際に、実証実験では50%程度の業務時間削減に成功したという結果がでています。

また、児童手当や所得異動といった入力作業をRPAに代行させることで、作業時間を年間で22時間程度削減することに成功しました。

さらに、法人設立届出書の入力作業にもRPAを導入、年間で14%の作業時間削減を達成しています。

業務によって効率化できる幅はあるものの、データ入力業務やルーティーンワークが多い自治体とRPAは相性が良いことがわかります

RPAの導入には事前準備が不可欠

RPAについて、事例などを交えて解説しました。

RPAは、導入したからといって必ず業務効率化に成功するわけではないので、しっかりと事前に課題の洗い出しなどを行い、準備を怠らないようにしましょう。

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      ノンプログラミングでロボットを作成

      ロボパットDXは、プログラミングなどの専門的な知識がなくても手軽にロボットを作成することができます。 RPAを自社に導入したいが、エンジニアがいないため新しいシステムを導入することができないという課題に対しても、現場の社員がロボットを作成して指示を出すことができるロボパットDXであれば、簡単に運用を開始することが可能になります。

      短期での利用が可能

      RPAツールの中には、年間契約しかできず、繁忙期だけRPAを導入したいのに余計なコストが発生してしまうものもあります。 ロボパットDXは、利用者側のニーズを理解して設計されているため、1ヶ月単位での導入を実現しています。

      さまざまな課題を解決

      ロボパットDXを導入することで、属人的な業務の解消やスムーズな引き継ぎが実現できるようになります。また、売り上げに直結しないようなルーティーン業務の自動化、ロボットによる人材不足の解消なども可能になり、業務におけるミスや確認作業のストレスも軽減できます。

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      ノ専門的な知識やスキルは不要で導入できる

      AUTOROは、プログラミング不要で見たままに一連の業務フローをロボットに記録させることが可能です。 さらに、Google Chromeの拡張機能を使えば、より手軽にかつ利便性高く記録させることができます。

      個人/チームのどちらにも最適

      AUTOROは、クラウド型のRPAのため個人での利用はもちろんのこと、ライセンスをチームで共有して利用することもできます。 テキストベースのエディタモードが搭載されており、業務フローをそのままコピーしてチームで共有すれば、ノウハウが蓄積され、更なる業務効率化を可能とします。

      様々なシステムとの連携もスムーズ

      AUTOROは、さまざまなシステムと連携することができます。 プリセットされた多数のAPI接続パッケージを利用することができ、複雑な社内システムとの連携をはじめ、外部APIとの連携もスムーズに実現することが可能です。

      サポート体制に優れたRPA: RoboTANGO

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      実際にRoboTANGOを導入した企業からは、「業務時間が大幅に削減できた」、「サポート体制が優れている」といった声が挙げられており、機能性はもちろん、初めての方にも親しみやすいサービスであることがわかります。

      複数端末で利用可能

      RoboTANGOは、一つのライセンスを複数のPC端末で利用することができるフローティングライセンスが標準搭載されています。 そのため、離れた拠点や部署を跨いだ利用も可能なため、最小限のコストで運用することが可能です。

      低価格で利用できる

      RPAツールは、初期費用や月額費用が高額になってしまい、自ずと大企業向けの製品が多いという印象を持つ方も多いでしょう。 RoboTANGOは、1ライセンス5万円から利用できるため、スタートアップ段階の企業でも導入しやすいという特徴があります。

      録画機能でスムーズにロボット作成

      RoboTANGOには、画面上の操作を録画する機能が搭載されており、これを活用して、はじめからスムーズにロボットを作成することができます。 ロボット開発の専門的な知識がなくても、普段行なっている業務をPC上で録画してロボットに覚えさせることで、簡単にベースのロボットを作成することができるため、導入から本格的な運用までを短期間で実現することが可能です。

      類似サービス: ipaSロボ

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      ipaSロボとは、株式会社デリバリーコンサルティングが提供しているRPAサービスです。 プログラミングなどの専門的な知識が不要で、手軽に導入できる点が特徴的で、作業ステップ単位にコマンドを設定するだけで業務の自動化を可能とします。

         

      RPAコンサルタントによる無償サポートを提供

      ipaSロボでは、「どの業務にロボットを導入すべきか」、「ロボットを作成する人材の確保・育成」などについて、RPAコンサルタントがプランニングからサポートしてくれるため、安心して導入することができます。

      簡単操作でロボットを作成

      画面上から簡単に設定することができ、作業ステップ単位で「どのような業務を行うか?」、「どのような条件を設定するか?」といったコマンドの指定をするだけで、プログラミングの知識がない方でも操作することができます。

      充実のサポート体制

      操作方法など不明な点については、いつでも質問ができるヘルプデスクが用意されているだけでなく、操作方法が学べるオンライントレーニングも提供しているため、初めてRPAを導入するという方でも安心です。

      類似サービス: RoboSupo(ロボサポ)

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      RoboSupoとは、タクトシステム株式会社が運営しているRPAの導入サポートサービスです。 RPAの導入・乗り換え・運用にあたっての課題をヒアリングし、伴走したサポートでRPAの導入を実現します。複数のRPAツール導入支援を行っており、導入企業の多くで作業時間の削減に成功しており、確かな導入効果が期待できるサービスです。

         

      RPAの導入・乗り換え・運用を伴走サポート

      RoboSupoでは、RPAの導入や乗り換え、運用にあたって短期間で確実に、最大限の成果を出したいという導入企業の期待に伴走したサポートで応えることができます。

      サンプルロボットを無料で提供

      RoboSupoでは、導入企業の業務内容をヒアリングした上で、実際にRPAの稼働がどういったものかを体感してもらうために、サンプルロボットを無料で作成しています。

      費用対効果を見据えたRPA導入をサポート

      RPAの導入・乗り換えにおいては費用対効果がキチンと出ているかどうかで成功、失敗が別れます。 RoboSupoでは、事前設計に重きを置き、業務選定からサポート、費用対効果が見込めない場合には、RPAの導入を無理に勧めることはないため、安心して相談することができます。

      類似サービス: アシロボRPA

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      アシロボRPAとは、防衛省、総務省、野村証券、朝日新聞〜町工場までが導入の、ディヴォートソリューション株式会社が提供しているRPAツールです。月額5万円で導入できるコストパフォーマンス抜群のRPAで、中小企業での導入事例も多いサービスとなっています。

         

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      アシロボRPAでは、自動化の対象となりやすいExcel操作やブラウザ操作、ファイル操作などを中心としてサンプルシナリオを多数用意しています。 ヘルプサイトにシナリオQ&Aがあり、フリーワードで自由に検索することができるため、どのようにシナリオを設定すればよいかわからないときも安心です。

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