RPA導入成功のためには導入前から運用管理体制を作っておくことが重要です。
よくある導入失敗例として、情報システム部門が主導で導入を進めた結果、現場に適さない難しい高機能ツールを選んでしまうケースが挙げられます。こういった失敗は適切な運用管理体制を作っておけば未然に防ぐことができます。
この記事では、RPA運用に必要な管理体制、集中管理の方法、RPA運用管理のポイントについて解説します。
RPA運用に必要な管理体制とは？
運用に必要な役割
まずはRPAの運用に必要な役割を説明します。役割は大きく3つに分かれます。
・プロジェクトチーム：RPA導入推進のための活動を行う
・情報システム部門：ロボットの開発を行う
・事業部門（社員）：実際にツールを利用する
プロジェクトチームと事業部門の担当者と責任者、情報システム部門の担当者を決めましょう。役割が決まっていないと適切な運用管理ができません。
発生する課題
また、トラブルが起きた場合の対応者・責任者・対応策も課題ごとに決めておきます。
発生する課題には以下のようなものがあります。
・ロボットの作成
・稼働管理
・ロボット停止時の対応
・統制責任
・個人情報が流出した場合
それぞれ、誰がどのように対処するか、責任は誰が取るかまで決めておくことでエラーやトラブルの適切な対処ができます。
おすすめの類似RPAツール
継続率98%の国産RPA： Robo-Pat DX(ロボパットDX)
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | サポート費用 | 0円 |
プログラミングなどの専門的な知識がなくてもロボットを作成できる手軽さと、中小企業でも利用しやすい料金体系が魅力的で、すでに導入実績950社を突破している実績があり、その優れたサービス体制から利用継続率は、98%を達成しています。
ノンプログラミングでロボットを作成
ロボパットDXは、プログラミングなどの専門的な知識がなくても手軽にロボットを作成することができます。 RPAを自社に導入したいが、エンジニアがいないため新しいシステムを導入することができないという課題に対しても、現場の社員がロボットを作成して指示を出すことができるロボパットDXであれば、簡単に運用を開始することが可能になります。
短期での利用が可能
RPAツールの中には、年間契約しかできず、繁忙期だけRPAを導入したいのに余計なコストが発生してしまうものもあります。 ロボパットDXは、利用者側のニーズを理解して設計されているため、1ヶ月単位での導入を実現しています。
さまざまな課題を解決
ロボパットDXを導入することで、属人的な業務の解消やスムーズな引き継ぎが実現できるようになります。また、売り上げに直結しないようなルーティーン業務の自動化、ロボットによる人材不足の解消なども可能になり、業務におけるミスや確認作業のストレスも軽減できます。
類似サービス： ipaSロボ
(4.5)
| 月額費用 | 120,000円 | 無料お試し | 1ヶ月無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最低利用期間 | 1ヶ月〜 |
ipaSロボとは、株式会社デリバリーコンサルティングが提供しているRPAサービスです。 プログラミングなどの専門的な知識が不要で、手軽に導入できる点が特徴的で、作業ステップ単位にコマンドを設定するだけで業務の自動化を可能とします。
RPAコンサルタントによる無償サポートを提供
ipaSロボでは、「どの業務にロボットを導入すべきか」、「ロボットを作成する人材の確保･育成」などについて、RPAコンサルタントがプランニングからサポートしてくれるため、安心して導入することができます。
簡単操作でロボットを作成
画面上から簡単に設定することができ、作業ステップ単位で「どのような業務を行うか？」、「どのような条件を設定するか?」といったコマンドの指定をするだけで、プログラミングの知識がない方でも操作することができます。
充実のサポート体制
操作方法など不明な点については、いつでも質問ができるヘルプデスクが用意されているだけでなく、操作方法が学べるオンライントレーニングも提供しているため、初めてRPAを導入するという方でも安心です。
サポート体制に優れたRPA： RoboTANGO
(4.5)
| 月額費用 | 5万円 | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 10万円 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
実際にRoboTANGOを導入した企業からは、「業務時間が大幅に削減できた」、「サポート体制が優れている」といった声が挙げられており、機能性はもちろん、初めての方にも親しみやすいサービスであることがわかります。
複数端末で利用可能
RoboTANGOは、一つのライセンスを複数のPC端末で利用することができるフローティングライセンスが標準搭載されています。 そのため、離れた拠点や部署を跨いだ利用も可能なため、最小限のコストで運用することが可能です。
低価格で利用できる
RPAツールは、初期費用や月額費用が高額になってしまい、自ずと大企業向けの製品が多いという印象を持つ方も多いでしょう。 RoboTANGOは、1ライセンス5万円から利用できるため、スタートアップ段階の企業でも導入しやすいという特徴があります。
録画機能でスムーズにロボット作成
RoboTANGOには、画面上の操作を録画する機能が搭載されており、これを活用して、はじめからスムーズにロボットを作成することができます。 ロボット開発の専門的な知識がなくても、普段行なっている業務をPC上で録画してロボットに覚えさせることで、簡単にベースのロボットを作成することができるため、導入から本格的な運用までを短期間で実現することが可能です。
RPA運用における集中管理
RPAの集中管理とは、複数のロボットやシナリオの管理を一元的に行うことです。
RPAの集中管理には以下のようなメリットがあります。
・作業の見える化と分析が可能になり、業務プロセス改善に役立つ
・ロボットの稼働状況の把握が容易になり、稼働率の向上やロボットの適正配置が可能になる
・ロボットの修正・バージョン管理がしやすくなり、業務変更に柔軟に対応できる
・一元的な運用監視が可能になり、エラー発生時の対応をすばやく正確に行える
RPAの集中管理を行うには、RPAツールの一元管理機能を利用するか、RPA管理ツールを新たに導入するかの2通りの方法があります。
RPA運用管理のポイントや注意点
RPA運用管理のポイントや注意点を解説します。
情報システム部門の負担が重くなりすぎないよう注意する
基本的に事業部門の社員はITリテラシーが低いため、情報システム部門の負担が重くなりがちです。
作成するロボットを複雑でないものに限定したり、社員のITリテラシーを上げるためにOJTを実施したりするなどの対策を取りましょう。
RPAの稼働状況を定期的にチェックする
運用開始後も、RPAがきちんと業務を行っているかを定期的にチェックします。設計通りに動作していない場合やロボットが停止した場合は毎回修正が必要です。
運用が始まったら完成ではなく継続的なメンテナンスが必要になることに注意しましょう。
セキュリティ対策を行う
情報漏洩やプライバシー問題、システムのトラブルやエラーが発生する可能性があるため、運用管理においてはリスクマネジメントが非常に重要です。
リスクマネジメントを行うことで、事前にリスクを特定し予防策を講じたり、リスクが発生した際に迅速に対応したりすることができます。
適切なリスクマネジメントによって、RPA導入に伴うリスクを最小限に抑え、安全かつ安定的に運用できるようにしましょう。
【まとめ】RPAの運用管理体制は導入前に整えておく
管理体制が整っていなければ適切なRPA運用を行うことはできません。
担当者や責任者は部門ごとだけでなく、トラブル時の担当者・対応策・責任者を決めておくことで、エラーやトラブルが起きた場合に適切な対処ができます。
RPA運用を成功させるためには各部門が連携を取り合って運用していくことが重要です。
