RPA運用管理方法は?集中管理の方法やポイントも解説

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RPA導入成功のためには導入前から運用管理体制を作っておくことが重要です。

よくある導入失敗例として、情報システム部門が主導で導入を進めた結果、現場に適さない難しい高機能ツールを選んでしまうケースが挙げられます。こういった失敗は適切な運用管理体制を作っておけば未然に防ぐことができます。

この記事では、RPA運用に必要な管理体制、集中管理の方法、RPA運用管理のポイントについて解説します。

RPA運用に必要な管理体制とは?

運用に必要な役割

まずはRPAの運用に必要な役割を説明します。役割は大きく3つに分かれます。

・プロジェクトチーム:RPA導入推進のための活動を行う
・情報システム部門:ロボットの開発を行う
・事業部門(社員):実際にツールを利用する

プロジェクトチームと事業部門の担当者と責任者、情報システム部門の担当者を決めましょう。役割が決まっていないと適切な運用管理ができません。

発生する課題

また、トラブルが起きた場合の対応者・責任者・対応策も課題ごとに決めておきます。

発生する課題には以下のようなものがあります。

・ロボットの作成
・稼働管理
・ロボット停止時の対応
・統制責任
・個人情報が流出した場合

それぞれ、誰がどのように対処するか、責任は誰が取るかまで決めておくことでエラーやトラブルの適切な対処ができます。

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RPA運用における集中管理

RPAの集中管理とは、複数のロボットやシナリオの管理を一元的に行うことです。

RPAの集中管理には以下のようなメリットがあります。

・作業の見える化と分析が可能になり、業務プロセス改善に役立つ
・ロボットの稼働状況の把握が容易になり、稼働率の向上やロボットの適正配置が可能になる
・ロボットの修正・バージョン管理がしやすくなり、業務変更に柔軟に対応できる
・一元的な運用監視が可能になり、エラー発生時の対応をすばやく正確に行える

RPAの集中管理を行うには、RPAツールの一元管理機能を利用するか、RPA管理ツールを新たに導入するかの2通りの方法があります。

RPA運用管理のポイントや注意点

RPA運用管理のポイントや注意点を解説します。

情報システム部門の負担が重くなりすぎないよう注意する

基本的に事業部門の社員はITリテラシーが低いため、情報システム部門の負担が重くなりがちです。

作成するロボットを複雑でないものに限定したり、社員のITリテラシーを上げるためにOJTを実施したりするなどの対策を取りましょう。

RPAの稼働状況を定期的にチェックする

運用開始後も、RPAがきちんと業務を行っているかを定期的にチェックします。設計通りに動作していない場合やロボットが停止した場合は毎回修正が必要です。

運用が始まったら完成ではなく継続的なメンテナンスが必要になることに注意しましょう。

セキュリティ対策を行う

情報漏洩やプライバシー問題、システムのトラブルやエラーが発生する可能性があるため、運用管理においてはリスクマネジメントが非常に重要です。

リスクマネジメントを行うことで、事前にリスクを特定し予防策を講じたり、リスクが発生した際に迅速に対応したりすることができます。

適切なリスクマネジメントによって、RPA導入に伴うリスクを最小限に抑え、安全かつ安定的に運用できるようにしましょう。

【まとめ】RPAの運用管理体制は導入前に整えておく

管理体制が整っていなければ適切なRPA運用を行うことはできません。

担当者や責任者は部門ごとだけでなく、トラブル時の担当者・対応策・責任者を決めておくことで、エラーやトラブルが起きた場合に適切な対処ができます。

RPA運用を成功させるためには各部門が連携を取り合って運用していくことが重要です。

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