GTDの意味･基本手順･メリットや注意点などを解説!
うまくタスク管理ができずにストレスが溜まっているという方は、GTDを試してしてみると良いでしょう。
GTDは、ビジネスパーソンたちの間で実践されているタスク管理術です。
この手法を実践すると、ストレスから解放されて、生産性や創造性も高まりやすくなるのです。
本記事で、GTDの意味、基本手順、メリットや注意点などを解説いたします。
GTDを実行するうえでおすすめのツールやアプリもご紹介いたします。
便利なツールをお探しの方も、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
GTDとは?その意味をわかりやすく解説
最初に、GTDがどのようなものなのかについて、解説いたします。
GTDの意味
GTDは、「Getting Things Done」(ゲッティング･シングス･ダン)の頭文字を取った略語です。
日本語に訳すと、「仕事を成し遂げる」という意味になります。
GTDの提唱者は「デビッド･アレン」
GTDの提唱者は、アメリカ人の著述家･コンサルタントの「デビッド･アレン」(David Allen)さんです。
デビッド･アレンさんは、自身の著書『Getting Things Done』の中で、ストレスフリーの仕事術について提唱しました。
その後、GTDは世界中のビジネスパーソンたちの間で注目されるようになり、タスク管理術として広まっていったのです。
日本語訳版の『仕事を成し遂げる技術 ストレスなく生産性を発揮する方法』も発売されていますので、興味を持った方は著書も読んでみると良いでしょう。
GTDの特徴
GTDの特徴は、ストレスフリーを重視することです。
ストレスが溜まった状態だと頭が混乱してしまい、物事の優先順位が付けられません。
そこで、一旦自分がやるべきことを書き出して、頭の中を空っぽの状態にします。
すると、抱えているストレスが消えて、自分がやるべきことが見えやすくなるのです。
GTDの基本手順･実践のポイントを詳しく解説
では、どのようにしてGTDを実践していけば良いのでしょうか?
基本手順や実践のポイントについて、項目ごとに見ていきましょう。
GTDの基本手順について
GTDは、以下の流れて進めていくのが基本です。
①収集
やろうとしていること、課題、アイディア、毎日行っているタスクなど、自分の頭の中にあることを紙へ書き出していきます。
②処理
①の作業で書き出したことを、重要性や緊急性などでカテゴリー分けを行います。
③整理
カテゴリー分けしたものをさらに細かく整理して、リスト分けや優先順位を付けていきます。
整理が終わったら、カレンダー、ToDoリストなど自分が利用しているツールへ落とし込みします。
④レビュー
処理したタスク、あるいは、まだ実行していないタスクをもう一度見直して、課題の把握や不要なタスクの削除などを行います。
⑤実行
分類や整理が終わったら、取り掛かるべきタスクを選んで、実行していきます。
GTDの実践のポイント
GTDを実践する際には、基本手順で作成したリストを常に持ちあるいて、確認するようにしましょう。
リストをスマートフォンへ入れておくと、いつでもチェックできるので、非常に便利です。
パソコン、タブレット端末など複数のツールを利用すると、管理が面倒になってしまうため、できるだけ1つのツールを利用するのがベストです。
タスクは一度に消化しようと考えないことも、GTDを実践するうえで大事なポイントとなります。
自分でやる必要がないタスクはほかの人に振るなどして、すべてを一人で抱え込まないようにしましょう。
GTDのメリットとは?
GTDを実践することで、得られるメリットは以下の通りです。
①ストレスから解放される
GTDのメリットは、抱え込んでいたストレスが消えることです。
GTDを実践すると思考が整理されるため、頭がすっきりして精神的にも楽になれるのです。
②集中力が高まりやすくなる
GTDで頭の中を空っぽにすることやストレスフリーの状態にすると、脳のメモリが空きます。
すると、余計な雑念がなくなるため、物事により集中しやすくなるのです。
③スキル不要で誰でもすぐに実践できる
誰でもすぐに実践できることも、GTDのメリットです。
GTDは、特別なスキルや専門知識などは、一切不要です。
メモ用紙とペンがあれば、誰でも気軽に取り掛かることができますし、お金もかかりません。
GTDの注意点について
GTDには、以下のような注意点もあります。
新しいタスクが増えたら追加する
タスクは、次々に増えていきます。
新しいタスクが発生したら、緊急のもの以外はすぐにそれを実行するのではなく、とりあえずメモに追加しておき、後で処理や整理をしていきましょう。
次に何をすべきなのかを意識すること
タスクには、優先順位があります。
「今すぐやるべき仕事」、「次に何をするのか」などを意識してタスク管理を行わないと、優先順位がおかしくなってしまうので注意してください。
GTDのプロセスを定期的に繰り返し実行していく
GTDは、一度実践しただけで終わりにしてはいけません。
タスクは蓄積していくものなので、途中でやめてしまうと、どんどん増えてしまい整理できない状態になってしまいます。
そうなる前に、ルーティン化させてしまうと良いでしょう。
GTDを実行するうえで便利なツール･アプリを紹介
最後に、GTDを実行する際におすすめのツールやアプリをご紹介いたします。
①backlog(バックログ)
backlogは、株式会社ヌーラボが提供しているタスク･プロジェクト管理ツールです。
進捗状況を一目でチェックできるガントチャート、課題管理、プロジェクト管理などたくさんの機能が揃っています。
外部サービス連携機能も搭載しており、Googleスプレッドシートに課題やタスクを入力して、一括登録することも可能です。
backlogの月額料金は、最安のスタータープランが月額2,400円～です。
初期費用は、かかりません。
使いやすくて、高機能なGTDツールを選びたい方におすすめです。
②Todoist(トゥドゥイスト)
Todoistは、Doistが提供しているタスク管理ツールです。
マルチプラットフォーム対応となっており、スマートフォンからも利用できます。
タスクのクイック追加、お気に入り、リマインダーなどタスク管理に役立つさまざまな機能が揃っています。
さらに、メール、カレンダー、ファイルなどほかの外部アプリとの連携も可能です。
共有機能やタスク委任などもあるため、ほかの人へタスクの割り振りが簡単に行えるのがTodoistの特徴となっています。
Todoistの月額料金は、338円～と格安です。
無料プランも用意されていますので、お金をかけずにGTDを実践したい方にもおすすめのアプリです。
まとめ
今回は、GTDの意味、基本手順、メリットや注意点などについて、ご紹介いたしました。
GTDは、ストレスフリーを重視したタスク管理術です。
①収集②処理③整理④レビュー⑤実行という流れで進めていくのがGTDの基本手順です。
この基本手順に従って実践していくことで、ストレスから解放されることや集中力が高まりやすくなるなどのメリットが得えられます。
誰でもすぐに実践できることもGTDの利点です。
ただ、タスクは次々に増えていきますので、1度の実施だけで終わりにせずに、繰り返し行うようにしてください。
GTDを実践する際には、本記事でご紹介したアプリも活用してみると良いでしょう。
