一般的に、経費を精算する際は、経費精算書を作成し、経理や上司からの承認を経て払い戻しが行われますが、社内の小口現金を用いて精算する方法もあります。
しかし、現金精算（小口精算）にはリスクやデメリットもあるため、廃止すべきという声も聞かれます。
本記事では、現金精算について解説していますので、参考にしてください。
現金精算とは?
現金精算とは、社内の小口現金を用いて社員が一時的に立て替えた経費の精算を行うことで、「小口精算」と言うこともあります。
小口現金は、交通費は消耗品購入などの少額かつ頻繁に支出する経費の精算をするために、部署や支店ごとに用意しておく少額の現金のことを指します。
小口現金は、各部署や支店に対して定期的に本社から支給されており、交通費や備品の購入などに際して社員から経費の精算を申請された場合、レシートや領収書を確認し、不正や誤りがなければ経費精算時に支払います。
小口現金を使用した部署や支店は、一定期間の終わりに、本社へ支払に使用した小口現金の内容を報告し、支払い金額に相当する現金を補給してもらいます。
現金精算のフロー
社内で少額経費の精算をしてもらう際のフローは、以下の通りです。
- 経費を立て替えた従業員が、領収書やレシートを担当者へ提出
- 申請内容に誤りがなければ小口現金で精算
- 帳簿に経費精算の内容を記載
- 小口現金の金額と小口現金出納帳の残高が一致しているかを確認
- 小口現金出納帳と内容が一致しない場合は、記入の不備や現金の数え直しを実施
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現金精算を廃止すべき理由
現金精算はなるべく廃止すべきという声が聞かれます。
現金精算を廃止すべき理由としては。管理の手間を削減できる点にあります。
現金精算は、交通費や備品購入費など、低額かつ頻繁に発生するため、その都度担当者が確認し、経費を支払い、帳簿に記入していたのでは、手間が発生します。
現金精算後は、帳簿と現金の残高に差異がないかを確認しなくていけませんし、現金を取り扱っているわけですから、盗難や紛失のリスクもあります。
また、従業員からの申請に対して過不足なく支払いをしなければいけないため、銀行などの金融機関で両替を行い、十分な小銭を確保しておかなければいけない点も手間です。
現金精算を廃止することで、これらの手間やリスクをなくすことができ、管理者の業務を効率化することができます。
現金精算のデメリット
経理部門の負担が増える
現金精算の最大のデメリットは、経理部門、現金精算担当者の負担が大きい点にあります。
現金精算は、頻度が多いため、担当者の人数が少ない場合や経費申請をする従業員が多い場合、担当者の負担が増えてしまいます。
経費精算の金額に関わらず、都度申請内容と領収書に相違がないかを確認し、帳票に記入しなければいけません。さらに、定期的に現金残高を数え、帳簿の内容と一致しているか確認しなければいけない手間もあります。
確認作業が増えることで、経理担当者がコア業務に充てる時間が減るだけでなく、繰り返す確認作業によってミスが発生する可能性もある点がデメリットとなります。
紛失や盗難のリスクがある
会社内に現金を用意しておくことで、紛失や盗難のリスクが発生します。
もちろん、小口現金を金庫で管理するのが一般的ではありますが、精算を行う度に取り出すこととなり、場合によっては現金から目を離した状態が発生することも考えられます。
このようなケースが発生する場合、結果として盗難されるリスクが高まってしまいます。
現金精算に代替する方法を取り入れよう
現金精算に関して解説しました。
現金精算は、経理部門にかかる負担が大きく、紛失や盗難といったリスクも発生します。
このようなリスクや手間を軽減するためにも、法人用クレジットカードの導入や、銀行振込対応にするなど、現金精算を廃止する方向に進める方がおすすめと言えます。
また、現金精算を廃止する場合、経費精算システムを導入することで、カードとの連携や自動仕訳などが利用できるため、より業務を効率化することができます。
