毎月発生する経費精算業務ですが、経理としての経験が浅い方や、社会人になったばかりの方にとっては、どのような業務かわからないという部分もあるのではないでしょうか。
本記事では、経費精算について解説していますので、参考にしてください。
経費精算とは
経費精算とは、営業活動に伴う移動で発生した交通費や、会社で使う事務用品を購入した費用、出張時の宿泊費など、会社が売上をあげるために必要となる費用を、従業員が一時的に立て替えた際に、後日経理部門が申請内容に応じて払い戻しを行うことを指します。
前提として、経費は事業を行う上で必要な支出であることが必要で、経費精算書に領収書やレシートを添付することを義務付けている企業も珍しくありません。
社員が申請した経費は、100％認められるものではなく、上司の承認を経て経理部門が確認を行い、内容に不備があれば差し戻し、または経費と認められないと判断された場合は払い戻しが行われません。
経費精算は、交通費や消耗品といった低額の経費に対して、現金で精算を行う「小口精算」と、通勤や取引先への訪問時にかかった費用を精算してもらう「交通費精算」、出張時支払った宿泊費や日当の精算を行う「旅費精算」などに細分化されます。
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経費精算のやり方
経費精算のやり方、流れとしては以下の通りです。
まず前提として、業務に関する費用を社員が一時的に立て替えている状態が必要で、その後、「いつ・どこで・どのような目的で」といった詳細な内容を記載した経費申請書を作成し、必要に応じて領収書などを添付し、会社のルールに則って経理部門へ申請書を提出します。
提出された申請書を経理部門の担当者が確認し、申請内容と添付された領収書に相違がないか、業務に際して必要な支出であったかを確認し、問題がなければ承認が下ります。
経理担当者は、申請書や領収書をもとに仕訳を行い、申請内容の最終承認後、払い戻しを行います。
経費の払い戻し方法としては、指定された銀行口座へ経費のみ、または給与と合わせて振り込む場合と、社内に用意されている小口現金を使用して現金で払い戻しを行う方法があります。
経費精算をスムーズに行うためには、経費精算に関するルールを細かく作成し、社内への徹底した周知が必要となります。
なお、会社によって経費精算におけるルールは異なりますが、代表的なものでは、「勘定科目ごとの経費の上限」や、「経費申請の期限」、「経費申請の種類ごとに承認する人を分ける」といったものが挙げられます。
経費精算における注意点
経費精算における注意点としては、以下が挙げられます。
経費にできない項目を把握しておく
業務中に使ったからといって、全ての支払いが経費として認められるわけではありません。
経費として認められるもの、認められないものを社内で情報共有し、普段から周知を徹底しておくことが重要です。
経費として認められないものの代表例としては、法人税や法人住民税が挙げられます。
法人税などは企業の課税所得に対して課せられ、税は損金に含まれません。
また、ビジネスを行う上で、ふさわしいからといって社員が着用するスーツやネクタイなどは、制服と違って一人ひとり好きなものを購入するため、経費として認めることは難しいでしょう。
小口精算は経理担当者の負担を増やす場合がある
交通費や備品購入代など、少額な経費については、会社の小口現金を使用した小口精算制度を取り入れている企業も多いですが、注意が必要です。
経費申請の度に内容と領収書に齟齬がないかを確認し、現金を過不足なく用意、支払い後は帳票に記入し、定期的に帳票の内容と実際の現金に差異がないかを確認しなければいけないため、経理部門の担当者に負担がかかります。
従業員数が多い場合や、経理担当者が少ない場合、経費精算に時間をとられ、コア業務に集中できない可能性もあるため、銀行振込に切り替え、まとめて給与と一緒に支払いを行うなどの対応が求められます。
効率的な経費精算にはシステムの導入がおすすめ
経費精算のやり方について解説しました。
経費精算は、多くの企業で行われる業務であり、従業員側にも申請書の作成という作業が発生するため、無駄な差し戻しを減らすためにも、経費精算のやり方や、経費として認められるものを周知しておくと良いでしょう。
