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導入するグループウェアを選ぶとき、色々な機能があり、どれも便利すぎてどれにすればいいのかよくわからなくなってしまったということはありませんか?グループウェアは便利な分、種類が多くて迷ってしまうのが現実です。
そこで、グループウェアの選び方のコツを紹介します。導入を考えているという人は参考にしてみてください。
グループウェアの機能や役割
そもそもグループウェアとは、企業内などの組織の中で情報の共有やコミュニケーションを円滑にして、業務をより効率よくするためのソフトウェアです。例えば、メールやファイル共有機能などもグループウェアに当てはまります。
グループウェアを導入することで長時間労働を防止できたり、生産性の向上が期待できるということで、グループウェアを導入する企業がどんどん増えてきています。都会の大きな企業だけではなく、地方の中小企業にも人気が集まっています。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
あらゆる業務を一元管理: monday.com
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チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード/ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。
タスク管理の煩雑さを解消
monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。
リモートワークの管理にも最適
リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。
リアルタイムでのタスク管理が可能
チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。
操作性に優れたグループウェア: クロジカスケジュール管理
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ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、Webメール、ファイル共有、ブログ、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 クロジカスケジュール管理は、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 クロジカスケジュール管理では、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
グループウェアの選び方
それでは、実際にグループウェアの選び方について見ていきましょう。まず大切なことは、自社の求める要件に合っているかどうかです。リモートワークの推進、情報共有の円滑化、コミュニケーションの発展など、グループウェアを導入する理由には様々なものがあります。ですが、どの理由でも同じグループウェアがいいとは限りません。目的に応じてグループウェアを選択するようにしましょう。
続いてランニングコストです。グループウェアは導入してすぐに結果
を出せるわけではありません。長期的な利用を経て効果を発揮するものなので、使い続けられるかどうかも重要なポイントなのです。使い続けるということは、それだけコストもかかるということになります。コストが負担になって使い続けられなければ意味がありません。月額でどれくらいランニングコストが必要になるのか、比較やシュミレーションが大切です。
パソコンだけではなく、場所を選ばずに進捗状況などを確認したいという場合は、スマートフォンに対応しているかどうかも重視すべきポイントです。若い世代では、パソコンよりもスマホの方が使い慣れているという人が多い現実もあるので、グループウェアがスマホに対応しているだけでより使用率を上げることができます。
おすすめのグループウェア
グループウェアを選ぶ際や導入時の注意点
グループウェアは販売されている種類が多い分、注意しなければならないこともあります。まずは既に使用しているツールとの連携です。業務全てに関わるツールであるため、スムーズな連携が必須なのです。連携方法はもちろんですが、自社だけでできるのかどうか、連携することでグループウェアでの作業をどこまでできるようになるのかを確認しておきましょう。
続いては、サポート体制が整っているかどうかも重要です。初めてグループウェアを導入するという場合は、全ての段階で疑問が生じます。そのため、疑問点をすぐに解決できる環境が必要ということになります。電話・メール・チャットなど、色々な方法で問い合わせができると便利です。サービスによっては、初期設定や保守・運用、機能追加や変更などそれぞれ専門のサポートを受けられる場合もあります。自社には
どんなサポートが必要なのかを明確にしましょう。
グループウェアにはプロジェクトの情報や個人情報など、重要な情報が管理されています。情報の漏洩を防ぐためにも、セキュリティ対策もグループウェア選びの重要な要素の1つです。オンラインのサーバー上で管理されるクラウド型も最近はセキュリティ対策がしっかりされていますが、もっと強いセキュリティを望むなら、社内にサーバーを持つオンプレミス型のものを選ぶという方法もあります。
自社に合ったグループウェアを選び、より効率的な作業を進めよう
調べればおすすめのグループウェアはいくつも出てきますが、必ずしも自社に適しているとは限りません。やはり自分の目で、グループウェアに何を望んでいるのか、継続することはできるのかという項目を見極めていくことが重要です。
ぴったりのグループウェアで、業務の効率をさらにアップさせましょう。