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社内のIT化を図る際に、グループウェアの導入は候補の1つとして考えている方も多いでしょう。ただ、グループウェアとはどのようなサービスなのか、どのような目的で導入するのか答えることができる人はどのくらいいるでしょうか？
グループウェアを導入することで、作業の効率化を図れる他、社内システムを整理することが可能です。本記事ではグループウェアを導入する目的やメリットデメリットについて詳しく解説していきます。最後まで読んでいただき、自社に導入することでどのような恩恵を受けることができるのか参考にしてください。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
あらゆる業務を一元管理： monday.com
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| 月額費用 | 900円〜 | 無料お試し | 14日間無料 |
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| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 140,000社 |
チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード／ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。
タスク管理の煩雑さを解消
monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。
リモートワークの管理にも最適
リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。
リアルタイムでのタスク管理が可能
チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。
操作性に優れたグループウェア： aipo
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ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、Webメール、ファイル共有、ブログ、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
グループウェアの導入目的とは
グループウェアを導入する目的の1つに「業務の効率化」が挙げられます。業務効率化を達成するためには、社内の連絡や情報の共有を簡略化する必要があり、グループウェアが役立ちます。とくに部署の数が多く、全体の社員数も多い企業では効果が顕著に現れるでしょう。
近年では、テレワークを導入している企業も多く、社員間のコミュニケーションがオンライン上でやりとりをすることも増えています。企業にとってはオフィスの家賃削減や交通費を支給しなくて良いなどのメリットがある一方で、連携が上手くとることができない問題点も言われています。そのような悩みを解決するための機能が揃っているのがグループウェアです。
グループウェア導入のメリット
グループウェアを導入するメリットは主に以下の3つです。
それぞれ説明していきます。
社内のコミュニケーションが活性化される
従来の社内コミュニケーションツールとしては、メールが使用されてきました。しかし、同時に複数人とやりとりをする場合や、内容を他の方へ共有する手間がかかってしまいます。
グループウェアを導入することで、社内のコミュニケーションが円滑になり活性化されます。コミュニケーションが円滑な企業は社員の満足度も高まり、定着率も向上するでしょう。
情報共有が円滑になる
情報共有が円滑になることは、グループウェアを導入する最大のメリットです。報告書、連絡、契約書類など管理、共有しなければならないものは多いです。また、紙で管理することで破損や紛失というリスクもあります。
グループウェアを導入することで、全体の情報共有インフラが整い円滑になります。クラウド上にデータを管理していれば、権限がある方は誰でも自由に閲覧することができます。
業務効率が高まる
グループウェアは情報の共有以外に会議室の日程を管理するカレンダー機能やアポイントの予定などを管理することも可能です。また、ペーパーレスの推進を図ることができ、無駄なコストを削減することができます。
社外からも業務を行うことができるため、時間を有効に活用することで企業全体の生産性が向上するでしょう。
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グループウェア導入のデメリット
グループウェアの導入はメリットがある一方で、デメリットもあります。
デメリットも理解した上で導入を検討しましょう。
導入に費用がかかる
グループウェアを導入するためには、初期費用と運用するための費用がかかります。また、プランによっては利用できる機能が限られるため、計画的に導入することを推奨します。
また、契約年数に制限があり、導入後すぐに解約できない可能性もあるため、注意が必要です。
使用方法が浸透しない
グループウェアを導入することで、社内の体制が大きく変わる可能性があります。そのため、全員に使用方法が浸透せず、トラブルが発生することもあります。ITツールの使用に慣れていない方へ使用方法をレクチャーする研修などを設けて対策が必要でしょう。
グループウェアを活用するコツや選び方
グループウェアを活用するコツは無料トライアルや低価格のプランから導入することです。初期費用や運用のコストがかかるため、不要な機能を契約してしまったり、社内に浸透しなかった場合のことも考えましょう。
各社様々なグループウェアを提供しているため、社内の課題を明確にし解決できるグループウェアを選んでください。
目的に合った最適なグループウェアを導入しましょう
グループウェアの種類は多岐にわたり、どれを導入したら良いか迷ってしまうでしょう。まずは、社内でどのような課題があるかを明確することから始め、目的にあった最適なグループウェアを導入してください。
グループウェアの導入はメリットだけではありませんが、情報共有を円滑にしたり、業務の効率化を図れるなどメリットの方が多いです。グループウェア選びの際は、本記事を参考にしてください。
