ワークフローとは?導入する7つのメリット

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ワークフローとは、ビジネスシーンにおける業務の流れや仕事の順序のことです。
「この業務の次はあの業務」「こういう事態が起こったらこう対応する」といった業務上の一連のプロセスをワークフローと呼びます。
企業においては、承認を得なければ先に進まない業務も多く存在し、確認ステップを誤ることで業務が非効率的になってしまうケースも少なくありません。
今回紹介するワークフローシステムは、最小限の流れで申請から承認までを実現できるツールです。

ワークフローとは?

前述した通り、ワークフローとは、業務の流れ・仕事の順序のことを指します。
より整備された内部統制や業務効率化が求められる昨今では、従来通りのアナログなワークフローでは業務の効率化に限界が生じ、手間やコストがかかってしまうことも少なくありません。
詳しくは後述しますが、それらを解消すべく、近年あらゆるワークフローシステムがIT技術の発展に伴い開発されています。
「承認ステップが多く、業務がなかなか先に進まない」などといった、従来のワークフローのデメリットを解消することができるので、企業によってはワークフローシステムが欠かせないツールであることも珍しくないでしょう。

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簡単操作でワークフローを作成

コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。

Webからも申請フォームが作成できる

Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。

運用をしながら改善が可能

更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。

 

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プロジェクトの収支をリアルタイムで確認

MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。

全ての情報を一元管理

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分析帳票をワンクリックで出力

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紙の決裁業務をそのまま電子化

Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。

運用に合わせて柔軟な設定が可能

Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。

電子帳簿保存法対策に有効

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ワークフローが社内稟議を劇的に
効率化させる7つのメリット

ワークフロー(システム)を導入することで、社内稟議は劇的に効率化します。
その改善される点を以下にまとめました。

RPAのメリット

  • 業務効率の改善
  • 業務プロセスの可視化
  • 意思決定の迅速化
  • ペーパレス化によるコスト削減
  • 管理の効率化
  • 内部統制の強化
  • 働き方改革の促進

メリット①業務効率の改善

申請から承認までのステップが劇的にスピードアップし、業務全体の効率化が期待できます。
クラウド型のワークフローを導入することで、離れた場所にいてもスマホなどから手軽に申請・承認ができるようになるため、上司の空き時間を確認したりする必要も省けます。
また、何度も使う稟議書がある場合、テンプレート化も可能なので、より効率的な業務が行えるでしょう。

メリット②業務プロセスの可視化

申請から承認までの流れを一元管理でき、必要な情報を必要な人物に素早く伝えることができます。
進捗状況を常に確認できるため、業務の停滞防止に繋がり、客観的な評価・分析が行いやすくなることでしょう。
業務を継続的に改善したい場合、大きなメリットを享受できるはずです。

メリット③意思決定の迅速化

申請の種類や内容から承認ルートを自動で判別してくれるため、複雑な承認ルートであっても速やかに承認者・決裁者の元へと届けることができます。
また、タブレットやスマートフォンなどでいつでも申請・承認・決裁が行える様になるため、意思決定の迅速化が図れます。

メリット④ペーパレス化によるコスト削減

ワークフローの電子化を推進することで、ペーパーレス化を実現できます。
すなわち紙ベースによるワークフローで発生していた、紙・印刷・輸送コストの削減にも直結します。

メリット⑤管理の効率化

ワークフローの導入によって、申請フォームと承認ルートを一元管理できる様になります。
申請・承認・決裁という一連の業務をルール化し、「いつ」「誰が」「何を」決裁したのかという実績も残るため、監査効率化にも役立ちます。

メリット⑥内部統制の強化

内部統制とは、すべての従業員が守るべきルールや、仕組みの整備を十分に行った上で、それに則った運用を行うことです。
上場企業においては、企業経営を健全に行う上で内部統制報告書の提出は義務とされています。
ワークフローを導入すれば、内部統制の強化にも繋がります。

メリット⑦働き方改革の促進

上述したメリットは総じて、「労働生産性の向上」「長時間労働の是正」「柔軟な働き方の実現」の様な働き方改革には欠かせない要素をもたらしてくれることでしょう。


ワークフローの種類

ワークフローの種類には、「オンプレミス型」と「クラウド型」が存在しますので、それぞれの特徴を解説いたします。

オンプレミス型

オンプレミス型は自社のサーバーやPCにシステムを導入するタイプです。
システム構築のために、エンジニアなどの専門家が必要になるケースが多く、また環境整備も必須となります。
業者が導入代行を行ってくれる場合もありますが、ほとんどの場合有料オプションです。
設定までに手間はかかるものの、クラウド型より細かいカスタマイズを施せるのが大きなメリットであるため、自社独自の運用を行いたい場合は、オンプレミス型が便利と言えます。

クラウド型

オンラインでワークフローの構築を行うタイプを「クラウド型」と呼びます。
ワークフローシステムの中でも比較的安価で導入できる上、外部サービスとの連携もスムーズであるため、幅広く活用できるのが魅力的です。
スマートフォンやタブレットなどマルチデバイスに対応でき、テレワークのように各々が違う場所で業務を行っている際にもぴったりと言えるでしょう。
また、システム開発や導入に専門的な知識は必要なく、短期間で導入することができます。


【担当別】ワークフローの主な機能・できること

ワークフローシステムの主な機能は以下の通りです。

RPAでできること

できること1入力フォームの作成

企業内における既存の申請書に基づいて入力フォームを作成できる機能です。
紙の申請書をスキャンしたり、ExcelやWordで作成されているものをそのまま取り込むことができるシステムもあります。
また、申請フォーム上に印影の表示ができるものを利用すれば、ペーパーレス化の推進もスムーズに行えます。
申請する側・承認する側どちらにとっても、効率的な機能と言えるでしょう。

できること2ワークフローの設計

申請から承認を得るまでのフローを設計する機能です。
申請する側の迷いが生じなくなるため、申請から承認の効率化を目指す上では欠かせない機能と言えます。

できること3申請・承認

申請の承認・却下・差し戻しなどを行う機能です。
却下や差し戻し理由のコメントやディスカッションができるサービスを利用すれば、わからないことはその場ですぐ確認できるので、承認業務のスピード化が見込めます。

できること4検索・集計

申請内容・日時・金額・申請者・承認者などで申請書の検索を簡単に行える機能です。
紙での申請書に比べて簡単に探すことができます。
部署・チーム別の経費件数・プロジェクトごと・月・年別の経費金額などで集計・分析できるワークフローシステムを活用すれば、適切に経費が使われているかを可視化できるので、企業内の経理部門の業務が効率化されます。

できること5管理機能

申請書にアクセスできる社員の権限設定や、申請・承認を追跡できる監査ログなど、ワークフローの管理を適切に行う機能です。
社内コンプライアンスや内部統制はもちろん、IPアドレス制御やシングルサインオン対応など、社内全体のセキュリティ対策としても効果が発揮されます。

できること6システム連携

グループウェア・会計・営業・勤怠管理・基幹システムなど、各種システムと連携を行うための機能です。
簡単にデータを取り込んだり、共有できたりするようになるため、ワークフローシステム以外のデータ入力や加工の必要がなくなり、大幅な業務効率化が見込めます。


ワークフロー導入の流れ

STEP1:社内体制の整備

まずは、社内体制の整備を十分に行います。
ワークフローは、「申請・承認作業の効率化」「ペーパーレス化によるコスト削減」「スムーズな監査対応」を実現するシステムです。
ワークフローが十分に機能するように、あらかじめ社内体制の整備、目的の明確化を行っておきましょう。
情報システム部門・管理部門はもちろん、ワークフローシステムを利用する部門のメンバーも含めてプロジェクトチームを組んでおき、さらに申請者・承認者ともにメンバーに含めておくとベストです。

STEP2:どんな業務を自動化するかを決めておく

メンバーが決まったら、社内で利用されている申請・承認フローの洗い出しを行います。
各部門の承認者に申請・承認フローに関する問題点や改善点をヒアリングしておくことが大切です。
その際、あまり使われていない申請を廃止したり、似ている申請をまとめたりなど、業務を見直し、整理しておくと良いでしょう。

STEP3:ワークフローシステムの選定と導入

申請・承認フローに関する洗い出しが終わったら、それを叶えられるような自社に最適なワークフローシステムを選定します。
その際は、以下のような観点から選定することをおすすめします。

使いやすさ

操作性の良さ、モバイルで利用できるかなど、全ての立場の社員が扱いやすいかどうかを考慮することが重要です。

柔軟にルート設定が可能か

申請・承認ルートが柔軟なシステムを選べば、社内申請のほとんどをペーパーレス化し、コスト削減につなげることが可能です。

セキュリティ対策

ワークフローシステムを利用する際は、監査対応に必要な見積書や契約書などを添付することが多いため、十分なセキュリティ対策が必須です。

STEP4:申請ページ画面の作成

申請書のフォーマットを参考に、申請画面の作成を行います。
選択式の項目に関しては、プルダウン・チェックボックスなど活用し効率的に入力できるようにすると良いでしょう。

STEP5:承認経路の設定

まずは承認ルートを作成する必要があります。
「経理に関する申請は経理部に回覧してもらう」「複数の承認者がいる場合は全員承認が必要」などといったように、企業内のルールに応じて設定を行いましょう

STEP6:利用者の権限の設定

次に、ユーザーへの権限設定を行います。
「申請」「承認」はもちろん、「閲覧」「代理承認」など、ユーザー毎に必要な権限も設定します。

STEP7:運用体制の整備

設定が終わったら、申請・承認フローのテストを行い、運用体制を整備します。
万が一この時点で、「申請画面が扱いづらい」「承認者への通知が届かない」などといった問題点が生じた場合は、しっかりと洗い出して解消しておくことが大切です。
また、問い合わせ対応やトラブルが発生した際の対応など、運用方法をしっかりと決めておきます。

STEP8スモールスタート~本格導入

まずは利用マニュアルを作成し、申請者・決裁者にそれぞれ必要な機能を把握してもらい、ワークフローシステムの運用を開始します。
再度、要望や改善点をヒアリングした上で、全社で利用する上で問題がないと判断できたら、本格導入へと移行すると良いでしょう。


ワークフローを導入する際の料金・費用相場

オンプレミス型は、ソフトウエアだけでも初期費用が50万~数百万円かかることがほとんどです。
ソフトが動作するハードウエアなど、環境整備の費用も含めるとかなりの金額が発生します。
一方、クラウド型はID数に対して課金されるのが一般的です。
1ユーザー当たり、月額300~800円程度が一般的でしょう。
なかには、10ユーザーまで月額2,000円から始められたり、20ユーザーまで無料で利用できたりなどお得なサービスもありますが、機能が制限されていることも少なくありません。


ワークフローを導入して、決済スピードを
上げることで生産性を高よう

以上、ワークフローについて解説いたしました。
ワークフローを導入することで、これまで時間のかかっていた決済業務が効率的に行えるようになり、プロセスの可視化が実現されます。
それにより、他の業務に時間が割けるようになり、従業員一人当たりの生産性も向上するはずです。
リモートワークの普及なども相俟って、ワークフローシステムを導入する企業は今後より一層増えていくことが予想されるため、より充実した使い勝手や機能性が求められることでしょう。

20代~40代会社員の3割が社内稟議はワークフローシステムを利用していると回答【社内稟議に関するアンケート】

株式会社SheepDog(東京都品川区)が運営する、ITツール比較サイト・STRATE[ストラテ]は、2022年6月に『社内稟議に関するアンケート』を行いました。

調査概要

対象者:全国の20歳〜49歳の男女・会社員

サンプル数:300人

居住地:宮城県,東京都,愛知県,大阪府,福岡県

調査方法:ネットリサーチ

アンケート実施日:2022年6月29日

調査メディア: STRATE[ストラテ]:https://strate.biz/

【質問:会社で社内稟議を取る際にどのような方法で取っていますか?】

質問に対しての回答選択肢は以下

1.稟議をあげたことがない、わからない
2.口頭で取っている
3.紙とハンコで取っている
4.メールやチャット等で取っている
5.ワークフローシステム(稟議システム)を利用している

 

 

20代~40代の男女を対象とした「会社で社内稟議を取る際にどのような方法で取っていますか?」というアンケートで最も多かった回答は「ワークフローシステム(稟議システム)を利用している」で27.3%でした。

次いで多かったのが「稟議をあげたことがない、わからない」と回答した方の25.3%。「紙とハンコで取っている」と回答した方は22.7%、「メールやチャット等で取っている」と回答した方は16%、「口頭で取っている」と回答した方が8.7%で、全体の30%ほどの方が社内稟議を取る際にワークフローシステムを利用していることが分かりました。

 

【40代会社員の4人に1人は社内稟議は紙とハンコで取っていると回答】

 

社内稟議は紙とハンコで取っていると回答した割合を年代別でみてみますと、40代が26%、次いで20代が24%、30代は18%という結果になりました。

40代会社員の30%近い方が、社内稟議を取る際に紙とハンコを使用していることが分かりました。

 

【ワークフローシステムの利用率は男性の方が高く、33.3%】

 

社内稟議を取る際にワークフローシステム(稟議システム)を利用していると回答した割合を男女別でみてみますと、男性は33.3%、女性は21.3%という結果になりました。

ワークフローシステムを利用しているのは男性のほうが多く、実に全体の3人に1人の男性会社員の方が利用していることが分かりました。

 

■ ご取材、データ引用等可能です。
·STRATE[ストラテ]への取材、コメント
·本発表データの引用
その他事項に関しても調整可能です。下記、お問い合わせまでお願いいたします。

【本件に関するお問い合わせ先】
株式会社SheepDog メディア担当
メールアドレス:[email protected]

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        コラボフロー for ClimberCloudを導入することで、スキャンした請求書データをコラボフローで申請・承認後、ClimberCloudへ自動で保存できるようになります。 電子帳簿保存法に対応した形式で保存できるため、改正電子帳簿保存法に対応させたいという方にもおすすめです。

        豊富な機能

        コラボフロー for ClimberCloudでは添付PDFをClimberCloudのファイル付きリストに登録したり、申請フォームの入力項目も連携可能です。 コラボフロー側の申請フォームに紐づく固有情報も連携可能で、受信時や経路完了時など希望に合わせた連携タイミングを柔軟に設定できます。

         

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        グループウェアのアカウント活用で管理を効率化

        Gluegent Flowは、Google WorkspaceやMicrosoft 365といったグループウェアのアカウントをそのまま活用することができるため、新たにアカウントを発行する手間や管理、IDやパスワードのユーザー対応を省略することができ、アカウント管理の効率化を実現することができます。

        フォームの作成パターンはいろいろ

        Gluegent Flowの申請フォームは、Googleドキュメントを使用して普段から利用している紙のフォームそっくりにレイアウトを作成することが可能です。 使い慣れたフォームのままスムーズに電子化へ移行することができます。

        複数の通知で見落としを防止

        Gluegent Flowでは、モバイルアプリを標準で提供しているため、外出先やテレワークでも手軽に申請・承認業務を行うことができます。 モバイル通知に対応しており、ロック画面でもお知らせを表示できるため見落としを防止します。

         

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        操作性に優れたインターフェースで設計

        AgileWorksは、従来の紙のようなフォームをノーコードで作成できる「X-WebForm for Agile」という機能が搭載されています。 マウス操作で入力フィールドを配置することができ、プロパティから入力補助の設定もできます。

        複雑な組織構造にも対応

        AgileWorksは、組織や所属データを履歴構造で持つため、組織改編を施行する前から設定作業が可能になります。 標準機能で大規模な組織改編や統廃合、長い決裁フロー、多数の運用システムといった課題に対応することができ、ワークフロー全般をカバーすることが可能な実用性の高さが特徴的です。

        内部統制を強化できる

        AgileWorksは、閲覧権限や書類オーナーの設定、引き継ぎ時の設定など、各種申請に応じた保管方法を事前に設定できるため、事業所ごとに異なる管理ルールを設定して内部統制を強化することが可能です。

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