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稟議書の申請や承認を従来の押印と回覧でまだ行っていますか。
これではテレワークやDXが推進される時代に他社に後れをとり、業務効率や生産性も低下してしまいます。
リモートワーク時代や印鑑廃止が叫ばれる時代に、稟議書をデジタル化やクラウド化できるサービスを導入する企業が増えてきました。
ここでは、ワークフローEXの特徴や強み、料金プランなどを分析していきます。
ワークフローEXとは
ワークフローEXはExcelで作成された既存の稟議文書をそのままワークフローに乗せて承認申請や決済ができる画期的なワークフローパッケージです。
電子捺印機能や改ざん防止機能などを搭載し、既存の決裁フローを簡単にデジタル化してリモートワークにも対応できます。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス： コラボフロー
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス： MA-EYESnc
(4.5)
| 月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
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ワークフローEXの特徴·機能
ワークフローEXの特徴や代表的な機能を見ていきましょう。
リモートでもワンクリックで申請·承認できる
Excelで作成した稟議書をWebページ上でワンクリックするだけで、承認申請や回覧させることができ、いつでも、どこでも申請や承認、閲覧が可能です。
申請·承認の状況が一目で確認できるのも便利です。
押印機能やコメント機能もある
申請·承認時に自動で押印することができ、捺印のデザインも選べます。
書類に不備があった場合はワンクリックで差し戻しができるので、業務効率アップにも役立ちます。
ただ、チェックして押印するだけでなく、コメントの記入やファイルの添付も可能です。
リアルタイムで確認できるので、コミュニケーションを高めるにも役立ちます。
改ざん防止ができ回覧や保管も容易
申請～承認～決裁までの履歴が残り、改ざん防止機能が搭載されているので安心です。
決裁文書の稟議だけでなく、承認のない回覧に利用することや権限を制限して所属部署だけで閲覧可能にすることもできます。
稟議書や回覧文書はすべて電子で保管され、期間やキーワードで見たい書類を簡単に検索できるのも便利です。
おすすめのワークフローシステム
ワークフローEXの強み
決済申請や印鑑を押すためだけに出社する必要がなくなります。
出張中の上司の決裁を待つ必要も、出張から帰ってきて決済箱が満杯になってため息をつく必要もありません。
類似サービスの中には文書をサイトやシステム上で作成する必要があるものも多いですが、ワークフローEXはこれまで使っていたExcel文書をワンクリックでアップロードできるので導入や運用もスムーズです。
ワークフローEXの価格·料金プラン
ワークフローEXの料金は公表されていないため、詳細な料金については要問い合わせです。
ホームページの問い合わせフォームから価格の見積もりをはじめ、資料請求、デモの依頼、各種カスタマイズ、システム連携の相談ができます。
2020年11月現在/詳細は公式サイトを確認
ワークフローEXの注意点
新しいシステムやサービスを導入するにあたって、気になるのは費用ですが、ワークフローEXは価格が公表されていないのが残念です。
目安がわからないと検討しにくい、問い合わせをして見積もりをしないといけないとなると、ハードルが上がる企業が少なくないからです。
ワークフローEXの導入事例·評判
既存のExcel帳票をそのまま活用しながらスピードアップ
“社内の稟議書全般に加え、見積書の作成と回覧にも活用しています。業務の効率化とペーパーレスによるコストカットや環境貢献といったニーズを満たしてくれました。業務ルールに従った適切な稟議がデジタル化してスピードアップされ、稟議書のやり取りにかかる工数が大幅に削減されました。”(株式会社パソナテック様)
回覧や稟議効率アップと添付充実
“回付処理の効率化が実現でき、稟議のデジタル化という時代に即した対応ができ満足しています。文書の添付もできるので、情報をより確実に伝えられます。”(株式会社サイゼリヤ様)
類似サービスとの比較
類似サービスであるStyleflowは外出先や遠隔地でも申請·承認·決裁を可能とする、クラウド型ワークフローシステムです。
プログラム知識がなくても、申請入力フォームを簡単に作成でき、承認ルートも直感的な操作で自在に設定することができます。
初期費用は無料、月額料金は1ユーザーあたり月額300円の一律料金なので、費用面もわかりやすいです。
ワークフローEXは導入したシステム上で、新たに書類の作成法をマスターする必要はなく、これまで利用してきたExcel帳票をワンクリックでデジタル化できるので、よりスムーズに運用をスタートできます。
料金について公表されていない点で、類似サービスと比較しにくいのが難点です。
この製品に関連する動画を紹介
ワークフローEXで稟議効率アップを
ワークフローEXは稟議書としてこれまで使っていたExcel文書を印刷して手動で回覧させる必要なく、ワンクリックでデジタル化してスピーディーに承認申請や決済ができるツールです。
いつでもどこでも申請や承認が可能となり、業務効率アップや決済スピードを上げることで、企業を支援してくれます。
画像·データ出典:ワークフローEX公式サイト
