目次
稟議書の申請や承認を従来の押印と回覧でまだ行っていますか。
これではテレワークやDXが推進される時代に他社に後れをとり、業務効率や生産性も低下してしまいます。
リモートワーク時代や印鑑廃止が叫ばれる時代に、稟議書をデジタル化やクラウド化できるサービスを導入する企業が増えてきました。
ここでは、ワークフローEXの特徴や強み、料金プランなどを分析していきます。
ワークフローEXとは
ワークフローEXはExcelで作成された既存の稟議文書をそのままワークフローに乗せて承認申請や決済ができる画期的なワークフローパッケージです。
電子捺印機能や改ざん防止機能などを搭載し、既存の決裁フローを簡単にデジタル化してリモートワークにも対応できます。
おすすめの類似ワークフローシステム
クラウドでワークフローを構築： バクラク申請
(4.5)
| 月額料金 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低契約期間 | 要問い合わせ |
AIによる正確な請求書の電子化によって、紙による稟議申請からデータでのワークフロー化を実現します。
申請側の手間を効率化
稟議システムにおける課題として挙げられることが多いのが、申請に必要な稟議書の作成･入力作業における手間です。 また、請求書の回収作業や、その後の支払い申請も、ついつい後回しになってしまうということも少なくありません。 バクラク申請は、AI-OCRによる精度の高い読み取りによって、申請内容を自動で入力することができるため、これまで入力作業にかけていた手間を効率化することができます。 どんなフォーマットの請求書でも認識することができ、複数枚の同時アップロードにも正確かつ高速で対応することが可能です。 さらに、請求書回収機能が搭載されているため、回収漏れをなくし、支払い申請も自動で作成できるため、手入力する必要がなくなります。
システムにアクセスしなくても承認が可能
申請が楽になっても、それを承認する側が忙しかったり外出することが多く、なかなか承認時間が確保できないと不安に思う方でも、バクラク申請であれば安心です。 バクラク申請では、毎回システムにアクセスすることなくチャットアプリのslackやスマートフォンから手軽に申請･却下ができるため、外出先や在宅勤務中でも申請から承認完了までを加速させることができます。 また、承認や却下するために稟議情報を遡るのが手間という方には、予算超過や期日超過情報を自動でアラートしてくれるため、瞬時の判断が可能となります。
システム連携で経理の課題を解消
これまで経理部門が抱えていた課題としては「現場で請求書が止まっていて支払いが遅れている」、「支払う請求書の判断がつきにくい」ことなどが挙げられていました。 バクラク申請は、バクラク請求書とのシームレスな連携によって、これらの課題を解消します。 支払い申請をすると、仕訳と振込データを自動で作成、経理部門へデータ連携してくれるため、稟議システムと会計システムの分断を解消することができます。 承認ステータスもリアルタイムで反映して連携されるため、承認状況を都度確認する手間も省け、支払うべき請求書を把握できるようになります。
類似サービス： コラボフロー
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス： HUEワークフロー
(4.5)
| 月額料金 | 300円(税抜き)/ユーザー | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 1週間程度 |
HUEワークフローとは、株式会社ワークスアプリケーションズが提供しているワークフローシステムです。 現場の社員が直感的に利用することができ、申請フォームがスプレッドシート形式のため、普段から利用しているツールに近い感覚で操作することができます。
導入がかんたん、最短10分で設定が完了
HUEワークフローでは、普段お使いのExcelで作成した申請書を取り込むことで、承認フローも含めて最短10分で設定が完了します。
使いやすく、問い合わせゼロを実現
先進的なデザインと視覚的な画面で、使いやすさを追及。Excel同様の操作感と、メール・チャット通知からのワンクリック承認により、マニュアルいらずで誰でも迷わず利用できます。
圧倒的な機能で、申請にとどまらない業務全体を効率化
文書管理や電子契約、ファイル共有など、外部システムとの連携で申請・承認後の関連作業までを自動化できます。 さらに、申請データの自動集計・レポート作成により、集計作業や報告に費やしていた時間を削減することが可能です。
ワークフローEXの特徴·機能
ワークフローEXの特徴や代表的な機能を見ていきましょう。
リモートでもワンクリックで申請·承認できる
Excelで作成した稟議書をWebページ上でワンクリックするだけで、承認申請や回覧させることができ、いつでも、どこでも申請や承認、閲覧が可能です。
申請·承認の状況が一目で確認できるのも便利です。
押印機能やコメント機能もある
申請·承認時に自動で押印することができ、捺印のデザインも選べます。
書類に不備があった場合はワンクリックで差し戻しができるので、業務効率アップにも役立ちます。
ただ、チェックして押印するだけでなく、コメントの記入やファイルの添付も可能です。
リアルタイムで確認できるので、コミュニケーションを高めるにも役立ちます。
改ざん防止ができ回覧や保管も容易
申請～承認～決裁までの履歴が残り、改ざん防止機能が搭載されているので安心です。
決裁文書の稟議だけでなく、承認のない回覧に利用することや権限を制限して所属部署だけで閲覧可能にすることもできます。
稟議書や回覧文書はすべて電子で保管され、期間やキーワードで見たい書類を簡単に検索できるのも便利です。
ワークフローEXの強み
決済申請や印鑑を押すためだけに出社する必要がなくなります。
出張中の上司の決裁を待つ必要も、出張から帰ってきて決済箱が満杯になってため息をつく必要もありません。
類似サービスの中には文書をサイトやシステム上で作成する必要があるものも多いですが、ワークフローEXはこれまで使っていたExcel文書をワンクリックでアップロードできるので導入や運用もスムーズです。
ワークフローEXの価格·料金プラン
ワークフローEXの料金は公表されていないため、詳細な料金については要問い合わせです。
ホームページの問い合わせフォームから価格の見積もりをはじめ、資料請求、デモの依頼、各種カスタマイズ、システム連携の相談ができます。
2020年11月現在/詳細は公式サイトを確認
ワークフローEXの注意点
新しいシステムやサービスを導入するにあたって、気になるのは費用ですが、ワークフローEXは価格が公表されていないのが残念です。
目安がわからないと検討しにくい、問い合わせをして見積もりをしないといけないとなると、ハードルが上がる企業が少なくないからです。
ワークフローEXの導入事例·評判
既存のExcel帳票をそのまま活用しながらスピードアップ
“社内の稟議書全般に加え、見積書の作成と回覧にも活用しています。業務の効率化とペーパーレスによるコストカットや環境貢献といったニーズを満たしてくれました。業務ルールに従った適切な稟議がデジタル化してスピードアップされ、稟議書のやり取りにかかる工数が大幅に削減されました。”(株式会社パソナテック様)
回覧や稟議効率アップと添付充実
“回付処理の効率化が実現でき、稟議のデジタル化という時代に即した対応ができ満足しています。文書の添付もできるので、情報をより確実に伝えられます。”(株式会社サイゼリヤ様)
類似サービスとの比較
類似サービスであるStyleflowは外出先や遠隔地でも申請·承認·決裁を可能とする、クラウド型ワークフローシステムです。
プログラム知識がなくても、申請入力フォームを簡単に作成でき、承認ルートも直感的な操作で自在に設定することができます。
初期費用は無料、月額料金は1ユーザーあたり月額300円の一律料金なので、費用面もわかりやすいです。
ワークフローEXは導入したシステム上で、新たに書類の作成法をマスターする必要はなく、これまで利用してきたExcel帳票をワンクリックでデジタル化できるので、よりスムーズに運用をスタートできます。
料金について公表されていない点で、類似サービスと比較しにくいのが難点です。
ワークフローEXで稟議効率アップを
ワークフローEXは稟議書としてこれまで使っていたExcel文書を印刷して手動で回覧させる必要なく、ワンクリックでデジタル化してスピーディーに承認申請や決済ができるツールです。
いつでもどこでも申請や承認が可能となり、業務効率アップや決済スピードを上げることで、企業を支援してくれます。
画像·データ出典:ワークフローEX公式サイト
