目次
自社業務の流れをよりスムーズにし、生産性の向上を図るためにはワークフローの見直し、効率化ツールの導入を検討すると良いでしょう。
今回紹介する業務デザイナーは、企業ごとの業務フローに合わせて簡単に編集、構築できることから注目されているサービスです。
機能面や特徴、料金などを解説しますのでサービス選定の参考にしてください。
業務デザイナーとは
業務デザイナーとは株式会社ユニオンシンクが運営しているワークフローシステムです。
申請書類一つひとつに承認作業が多く業務がスムーズに進まない、申請から承認までの進捗状況が可視化できないといった課題を解消できるため、企業規模·業種を問わず幅広い企業からの導入実績があります。
おすすめの類似ワークフローシステム
クラウドでワークフローを構築： バクラク申請
(4.5)
| 月額料金 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低契約期間 | 要問い合わせ |
AIによる正確な請求書の電子化によって、紙による稟議申請からデータでのワークフロー化を実現します。
申請側の手間を効率化
稟議システムにおける課題として挙げられることが多いのが、申請に必要な稟議書の作成･入力作業における手間です。 また、請求書の回収作業や、その後の支払い申請も、ついつい後回しになってしまうということも少なくありません。 バクラク申請は、AI-OCRによる精度の高い読み取りによって、申請内容を自動で入力することができるため、これまで入力作業にかけていた手間を効率化することができます。 どんなフォーマットの請求書でも認識することができ、複数枚の同時アップロードにも正確かつ高速で対応することが可能です。 さらに、請求書回収機能が搭載されているため、回収漏れをなくし、支払い申請も自動で作成できるため、手入力する必要がなくなります。
システムにアクセスしなくても承認が可能
申請が楽になっても、それを承認する側が忙しかったり外出することが多く、なかなか承認時間が確保できないと不安に思う方でも、バクラク申請であれば安心です。 バクラク申請では、毎回システムにアクセスすることなくチャットアプリのslackやスマートフォンから手軽に申請･却下ができるため、外出先や在宅勤務中でも申請から承認完了までを加速させることができます。 また、承認や却下するために稟議情報を遡るのが手間という方には、予算超過や期日超過情報を自動でアラートしてくれるため、瞬時の判断が可能となります。
システム連携で経理の課題を解消
これまで経理部門が抱えていた課題としては「現場で請求書が止まっていて支払いが遅れている」、「支払う請求書の判断がつきにくい」ことなどが挙げられていました。 バクラク申請は、バクラク請求書とのシームレスな連携によって、これらの課題を解消します。 支払い申請をすると、仕訳と振込データを自動で作成、経理部門へデータ連携してくれるため、稟議システムと会計システムの分断を解消することができます。 承認ステータスもリアルタイムで反映して連携されるため、承認状況を都度確認する手間も省け、支払うべき請求書を把握できるようになります。
類似サービス： コラボフロー
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス： HUEワークフロー
(4.5)
| 月額料金 | 300円(税抜き)/ユーザー | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 1週間程度 |
HUEワークフローとは、株式会社ワークスアプリケーションズが提供しているワークフローシステムです。 現場の社員が直感的に利用することができ、申請フォームがスプレッドシート形式のため、普段から利用しているツールに近い感覚で操作することができます。
導入がかんたん、最短10分で設定が完了
HUEワークフローでは、普段お使いのExcelで作成した申請書を取り込むことで、承認フローも含めて最短10分で設定が完了します。
使いやすく、問い合わせゼロを実現
先進的なデザインと視覚的な画面で、使いやすさを追及。Excel同様の操作感と、メール・チャット通知からのワンクリック承認により、マニュアルいらずで誰でも迷わず利用できます。
圧倒的な機能で、申請にとどまらない業務全体を効率化
文書管理や電子契約、ファイル共有など、外部システムとの連携で申請・承認後の関連作業までを自動化できます。 さらに、申請データの自動集計・レポート作成により、集計作業や報告に費やしていた時間を削減することが可能です。
業務デザイナーの機能·特徴
やるべき仕事に集中できる
業務デザイナーは申請書類の確認や情報の分析など、人の手でないとできない業務以外をシステムが担当することで、本来やるべき業務に集中できる環境を構築します。
- 書類の受け取り、送付
- 過去情報の検索
- 進捗の管理
- 情報収集
これらの作業をワークフローシステムから行うことが可能です。
操作性に優れている
いくら効率化ができるシステムといっても複雑な操作や専門的な知識が必要では本格的な運用に時間がかかってしまいます。
業務デザイナーは、PCが苦手な人でも操作できるわかりやすい画面で設計されているため安心です。
プログラミングなどの専門的な知識がなくても、直感的にワークフローの追加ができ、導入企業にあったカスタマイズが実現できます。
豊富な機能
業務デザイナーは、申請や承認、書類作成を効率化するためのさまざまな機能が搭載されているだけでなく、文書管理システムやグループウェアとして活用できる点も特徴的です。
単純に書類を申請してから承認するだけで終わりというわけではなく、その後の書類管理を効率化することができます。
文書同士のリンクづけや発行日、期限日で管理することもでき、必要な文書がすぐに見つかるようになります。
グループウェア機能を活用すれば、申請状況の共有などメールではできない手軽な情報共有を行うことができます。
業務デザイナーの料金·価格
業務デザイナーの料金プランは公式サイトでは公開されていないため、問い合わせが必要となります。
2021年6月現在/詳細は公式サイトを確認
無料トライアルについて
業務デザイナーでは、無料トライアルについて明記されていないため問い合わせが必要となります。
業務デザイナー導入のメリット
コストカットが可能に
従来であれば、紙の申請書を作成して上司に提出、承認がおりなければ修正し、また紙で申請書を作成するというフローが一般的でした。
修正の度に紙代や印刷に使用するインク代などが発生していた状況も、業務デザイナーを導入すればシステム上で申請から承認、修正が可能となるためペーパーレス化を可能とし、コストカットにつながるというメリットが生まれます。
業務デザイナーの導入事例·評判
コストカットと工数カットを実現
“サーバーの保守停止をタイミングにこれまでのワークフローシステムを見直すこととなり、業務デザイナーを導入しました。業務デザイナーは現在使っている書式イメージを変えずに利用できるため、導入後すぐに運用することができました。手入力する時間も減り、ペーパーレス化もできたので、費用削減や作業時間の短縮にもつながっています。”(SRSホールディングス株式会社様)
類似サービスとの比較
業務デザイナーの類似サービスとしては承認Timeやジョブカンワークフローなどが挙げられます。
承認Timeはさまざまな書類のペーパーレス化が実現できるワークフローシステムです。
自由な承認ルートの設計が可能で、飛び越し承認機能も搭載されているため緊急の承認業務にも対応することができます。
料金は初期費用0円、月額3,000円となっています。
ジョブカンワークフローは使いやすい操作性とリーズナブルな価格が魅力的なワークフローシステムです。
マルチデバイスで使用することができ、ITリテラシーが低い方でもすぐに使える操作性が魅力的で、承認ルートの設計も柔軟に行えます。
料金は1ユーザーにつき月額300円となっており、最低利用料金は月額5,000円からとなります。
ワークフローシステムについては以下の記事も参考にしてみてください。
業務デザイナーで申請業務の効率化を
業務デザイナーについてご紹介させていただきました。
- 優れた操作性
- 豊富な機能
- ペーパーレス化を実現
上記の点から、業務効率化だけでなく、コストカットも期待できるサービスと言えるでしょう。
本記事を読まれて気になった方は、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
画像·データ出典:業務デザイナー公式サイト
