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自社業務の流れをよりスムーズにし、生産性の向上を図るためにはワークフローの見直し、効率化ツールの導入を検討すると良いでしょう。
今回紹介する業務デザイナーは、企業ごとの業務フローに合わせて簡単に編集、構築できることから注目されているサービスです。
機能面や特徴、料金などを解説しますのでサービス選定の参考にしてください。
業務デザイナーとは
業務デザイナーとは株式会社ユニオンシンクが運営しているワークフローシステムです。
申請書類一つひとつに承認作業が多く業務がスムーズに進まない、申請から承認までの進捗状況が可視化できないといった課題を解消できるため、企業規模·業種を問わず幅広い企業からの導入実績があります。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス： コラボフロー
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス： MA-EYESnc
(4.5)
| 月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
その他のおすすめのワークフローシステム
業務デザイナーの機能·特徴
やるべき仕事に集中できる
業務デザイナーは申請書類の確認や情報の分析など、人の手でないとできない業務以外をシステムが担当することで、本来やるべき業務に集中できる環境を構築します。
- 書類の受け取り、送付
- 過去情報の検索
- 進捗の管理
- 情報収集
これらの作業をワークフローシステムから行うことが可能です。
操作性に優れている
いくら効率化ができるシステムといっても複雑な操作や専門的な知識が必要では本格的な運用に時間がかかってしまいます。
業務デザイナーは、PCが苦手な人でも操作できるわかりやすい画面で設計されているため安心です。
プログラミングなどの専門的な知識がなくても、直感的にワークフローの追加ができ、導入企業にあったカスタマイズが実現できます。
豊富な機能
業務デザイナーは、申請や承認、書類作成を効率化するためのさまざまな機能が搭載されているだけでなく、文書管理システムやグループウェアとして活用できる点も特徴的です。
単純に書類を申請してから承認するだけで終わりというわけではなく、その後の書類管理を効率化することができます。
文書同士のリンクづけや発行日、期限日で管理することもでき、必要な文書がすぐに見つかるようになります。
グループウェア機能を活用すれば、申請状況の共有などメールではできない手軽な情報共有を行うことができます。
おすすめのワークフローシステム
業務デザイナーの料金·価格
業務デザイナーの料金プランは公式サイトでは公開されていないため、問い合わせが必要となります。
2021年6月現在/詳細は公式サイトを確認
無料トライアルについて
業務デザイナーでは、無料トライアルについて明記されていないため問い合わせが必要となります。
業務デザイナー導入のメリット
コストカットが可能に
従来であれば、紙の申請書を作成して上司に提出、承認がおりなければ修正し、また紙で申請書を作成するというフローが一般的でした。
修正の度に紙代や印刷に使用するインク代などが発生していた状況も、業務デザイナーを導入すればシステム上で申請から承認、修正が可能となるためペーパーレス化を可能とし、コストカットにつながるというメリットが生まれます。
業務デザイナーの導入事例·評判
コストカットと工数カットを実現
“サーバーの保守停止をタイミングにこれまでのワークフローシステムを見直すこととなり、業務デザイナーを導入しました。業務デザイナーは現在使っている書式イメージを変えずに利用できるため、導入後すぐに運用することができました。手入力する時間も減り、ペーパーレス化もできたので、費用削減や作業時間の短縮にもつながっています。”(SRSホールディングス株式会社様)
類似サービスとの比較
業務デザイナーの類似サービスとしては承認Timeやジョブカンワークフローなどが挙げられます。
承認Timeはさまざまな書類のペーパーレス化が実現できるワークフローシステムです。
自由な承認ルートの設計が可能で、飛び越し承認機能も搭載されているため緊急の承認業務にも対応することができます。
料金は初期費用0円、月額3,000円となっています。
ジョブカンワークフローは使いやすい操作性とリーズナブルな価格が魅力的なワークフローシステムです。
マルチデバイスで使用することができ、ITリテラシーが低い方でもすぐに使える操作性が魅力的で、承認ルートの設計も柔軟に行えます。
料金は1ユーザーにつき月額300円となっており、最低利用料金は月額5,000円からとなります。
ワークフローシステムについては以下の記事も参考にしてみてください。
この製品に関連する動画を紹介
業務デザイナーで申請業務の効率化を
業務デザイナーについてご紹介させていただきました。
- 優れた操作性
- 豊富な機能
- ペーパーレス化を実現
上記の点から、業務効率化だけでなく、コストカットも期待できるサービスと言えるでしょう。
本記事を読まれて気になった方は、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
画像·データ出典:業務デザイナー公式サイト
