稟議と決裁の違いは?決裁依頼のメール例文も紹介

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「稟議」「決裁」「決済」の言葉は、業務をしているとよく聞く言葉です。

これらの言葉にはそれぞれ意味があります。

今回は、「稟議」「決裁」「決済」の違いや、決裁依頼メールの例文などについて紹介します。

稟議と決裁、決済の違い

ビジネスシーンでよく使用する「稟議」「決裁」「決裁」には、次のような違いがあります。

稟議個人で判断できない事柄(企画や備品の購入など)に対して、上司や経営陣に承認を得るために手続きをすること
決裁提案された事柄に対して、上司や経営陣など権限を持つ者が可否を決定すること

稟議の場合は複数人の決裁が必要になる

決済商品やサービスなどに対して代金(現金・クレジットカード払いなど)を支払うことにより取引を終了させること。

「決裁」と「決済」で迷ったときは、「権限」と「金銭」どちらに対してなのかによって使い分けるようにしましょう。

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稟議の決裁プロセスが必要な理由

「会議を開くほどではないけれど個人では判断できない事柄」を上司や経営陣に理解・承認してもらうために稟議のプロセスは必要です。

なぜなら、「タブレットを複数台購入する」「新しい契約を結ぶ」と言った案件は、会社にとってリスクが大きくなるからです。

稟議は決裁に時間がかかるなどのデメリットがありますが、ワークフローシステムを導入することで問題を解決できます。

稟議の決裁依頼メールの書き方

稟議の決裁依頼メールの書き方は、内容によって多少異なりますが注意しなければならない点は同じです。

稟議決裁メールの例文は次のとおりになります。

件名:タブレット購入申請書

〇〇部長

◇◇部の□□です。

以下のとおり備品購入を申請いたします。

内容をご確認の上、承認および決裁のほどよろしくお願いいたします。

  1. 品目:△△社製タブレット ××-××××
  2. 目的:現在使用しているタブレットが誤作動を起こすようになったため
  3. 数量:1台
  4. 購入予定金額:○○,○○○円(税込)
  5. 商品URL:https://○○○.△△△.□□□/××-××××
  6. 備考:〇〇

(署名)

ポイントに注意しながら、簡潔でわかりやすいメールを書くようにしましょう。

稟議で承認・決裁して欲しい内容は何か

稟議の決裁依頼メールを書くときにはまず、稟議で承認・決裁して欲しい内容を明らかにしなければなりません。

上司や経営陣が一目見て稟議の内容がわかるように、「○○購入の申請について」などタイトルにも明記すると良いでしょう。

メリットやデメリットを説明できているか

稟議を依頼する際には、メリットやデメリットも説明する必要があります。

メリットとデメリットを比較したうえで、稟議を決裁してもらい実行した方がメリットが大きいと主張するようにしましょう。

メリットを主張するために、一次データや数字を用いると、よりアピールができるようになります。

デメリットをカバーする案があるか

稟議を実行する際に、システムになれるまで時間がかかるなどのデメリットが発生する場合も多くあります。

稟議の決裁依頼メールを書くときには、このようなデメリットをどのようにカバーするのかも記載するようにしましょう。

デメリットを考慮しても稟議を承認・決裁してもらった方がメリットが多いとアピールすることが重要です。

数字やデータを記載しているか

数字やデータがあると、上司や経営陣が稟議の内容を理解しやすくなります。

参考にしたサイトのURLや資料のファイル、数字などは積極的に利用するようにしましょう。

稟議の決裁承認のお礼メールは必要?

稟議の決裁承認のお礼メールは、必ずしも必要ではありません。

なぜなら、上司や経営陣ともなると、1日に受け取るメールは膨大な量になるからです。

しかし、メールを送ることで上司との信頼関係が深まる場合もあります。

メールを送る際には、相手の負担にならないように配慮して、感謝の気持ちを伝えるようにすると良いでしょう。

稟議・決裁・決済には大きな違いがある

ビジネスシーンで耳にする「稟議」「決裁」「決済」には以下のような違いがあります。

・稟議…個人で判断できない事柄に対して、上司や経営陣に承認を得るための手続き
・決裁…提案された事柄に対して、上司や経営陣など権限を持つ者が可否を決定する
・決済…商品やサービスの提供に対して金銭などを支払い取引を終了する

それぞれのシーンに合わせて、言葉を使い分けるようにしましょう。

また、稟議の決裁承認依頼メールは、ポイントに気をつけてわかりやすい文章を作成することが重要です。

決裁承認のお礼メールは、相手の負担にならないように配慮して送信するようにしましょう。

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