ワークフローシステムの機能とは?基本機能やできることを紹介

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業務の一連の流れをネットワーク上で管理できるワークフローシステムには、さまざまな機能があります。

システムにある機能を使いこなすことにより、業務を効率よくこなせるようになり、企業内の生産性アップにも繋がるのです。

本記事では、ワークフローシステムの基本的な機能やできることについて紹介します。

ワークフローシステムとは?

業務の一連の流れを図にしたワークフローを元にして、ネットワーク上で管理や運用できるようにしたものをワークフローシステムと言います。

業務をネットワーク上で管理・運用することにより、今まで人の手で行っていたものの自動化や、業務の進捗状況がわかるようになります。

また、ペーパーレス化も促進できるため、企業内のDX化や電子帳簿保存法にも対応可能です。

このように、ワークフローシステムは日々変化するビジネスシーンには欠かせないシステムとも言えます。

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Webからも申請フォームが作成できる

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運用をしながら改善が可能

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紙の決裁業務をそのまま電子化

Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。

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Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。

電子帳簿保存法対策に有効

Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。

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ワークフローシステムの基本機能

ワークフローシステムの基本機能について紹介します。

ワークフロー定義機能

ワークフローシステムを利用するためには、ワークフローを明らかにすることが重要になります。

その時の鍵となる機能が、ワークフロー定義機能です。

なぜなら、ワークフローが明確に定義されていない場合は、業務をどのように管理・運用していけば良いのかわからないからです。

ワークフローとして定義するものには、主に次のようなものがあります。

・タスク
・条件
・承認ワークフロー

ツールを使えば、このような定義も直感的な操作で行えます。

申請書などのフォーム設計機能

ワークフローの定義機能と同様に重要な機能が、申請書などのフォームを設計する機能です。

申請書が作りにくいと、ワークフローが十分活かされません。

そのため、ワークフローシステムのツールにはわかりやすいフォームのテンプレートが用意されています。

もちろん、今までのフォームをスキャンして使用可能です。

ワークフローシステムを導入しても、今までのフォームが利用できるのは大きなメリットと言えるでしょう。

ワークフローシステムの便利な機能

ワークフローシステムにある、便利な機能をいくつか紹介します。

タスク機能

企業や組織の目的を実現するためにタスクを管理する機能が、ワークフローシステムには備わっています。

「誰が」「どのように」「どのタスクを実行するか」を管理することで、タスクの状況を把握できるのです。

また、現在のタスクの進捗状況も管理画面ですぐに見られるので、作業が遅れている場合は余裕のある人にタスクを割り当てることも可能です。

通知機能

ワークフローシステムでは、必要に応じて該当する社員に通知の送信ができます。

例えば、1つのタスクが終了した報告を受けると、次のタスクを知らせる仕組みです。

このことにより、スムーズに業務ができるようになります。

他のシステムとの連携機能

ワークフローシステムは、他のシステムと連携して使用することで、さらなる効力を発揮します。

例えば、顧客管理業務や勤怠管理業務など、1つの業務に特化したサービスとワークフローシステムを連携させると、効率よく業務ができるようになるのです。

ワークフローシステムの中には連携を想定し開発されているものもあり、カスタマイズしなくても連携可能なものもあります。

ワークフローシステムにはさまざまな機能がある

ワークフローシステムにはさまざまな機能がありますが、基本的なものは次の2つです。

・ワークフローの定義機能
・申請書などのフォーム設計機能

この2つの機能は、ワークフローシステムを利用するために欠かせないものです。

その他にもさまざまな機能がありますが、自社の業務体制にあったものを選んで使用していくようにしましょう。

ワークフローシステムの中には連携を想定し開発されているものもあるため、連携に適したツールを選ぶと、更に効率よい業務ができるようになります。

自社の業務状況を把握して、使いやすいシステムを利用するようにしましょう。

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        豊富な機能

        コラボフロー for ClimberCloudでは添付PDFをClimberCloudのファイル付きリストに登録したり、申請フォームの入力項目も連携可能です。 コラボフロー側の申請フォームに紐づく固有情報も連携可能で、受信時や経路完了時など希望に合わせた連携タイミングを柔軟に設定できます。

         

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        Gluegent Flowは、Google WorkspaceやMicrosoft 365といったグループウェアのアカウントをそのまま活用することができるため、新たにアカウントを発行する手間や管理、IDやパスワードのユーザー対応を省略することができ、アカウント管理の効率化を実現することができます。

        フォームの作成パターンはいろいろ

        Gluegent Flowの申請フォームは、Googleドキュメントを使用して普段から利用している紙のフォームそっくりにレイアウトを作成することが可能です。 使い慣れたフォームのままスムーズに電子化へ移行することができます。

        複数の通知で見落としを防止

        Gluegent Flowでは、モバイルアプリを標準で提供しているため、外出先やテレワークでも手軽に申請・承認業務を行うことができます。 モバイル通知に対応しており、ロック画面でもお知らせを表示できるため見落としを防止します。

         

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