目次
グループウェアには様々な種類があり、何を導入すればいいのか迷ってしまいます。自社に合うものを選ぶためにも、グループウェアの知識を深めるのは大切なことです。
グループウェアの種類の紹介と共に、導入メリットも合わせて紹介します。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
あらゆる業務を一元管理： monday.com
(4.5)
| 月額費用 | 900円〜 | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 140,000社 |
チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード／ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。
タスク管理の煩雑さを解消
monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。
リモートワークの管理にも最適
リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。
リアルタイムでのタスク管理が可能
チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。
操作性に優れたグループウェア： aipo
(5.0)
| 月額費用 | 350円~/ユーザー | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 導入会社 | 要お問合せ |
ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、Webメール、ファイル共有、ブログ、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
グループウェアとは
そもそもグループウェアとは、企業などの組織内で、スムーズな情報共有やコミュニケーションを行うためのソフトウェアのことです。難しそうな名前ですが、実はとても身近なものなのです。
グループウェアの代表的な機能には、タスク管理・スケジュール・ファイル共有・Webメール・掲示板などがあります。メールはパソコンを利用している人ならほとんどの人が利用したことのある機能なのではないでしょうか。
そんな身近な機能を持つグループウェアは、効率よく業務を行えるメリットを持つため、高い人気を持っています。他にはどんなメリットがあるのでしょうか。
グループウェアのメリット
グループウェアを導入する具体的なメリットには、情報共有の手軽さ、コミュニケーションの活性化、コスト削減があります。情報共有やコミュニケーションが円滑になると、業務の漏れやミスが減るようになります。また、グループウェアを利用すると情報をデータで扱うことになります。そのため、資料の印刷や管理業務が不要になり、資源だけではなく人的なコストの削減も叶うのです。
グループウェアの種類〜提供形態別〜
グループウェアには実は種類があり、オンプレミス型とクラウド型があります。
オンプレミス型は、自社内にサーバーを持っています。サーバー内に専用のソフトウェアをインストールして利用します。社内で構築・運用ができるため、情報漏洩のリスクが少なく、既存のシステムとの統合、カスタマイズがしやすいというメリットがあります。ただ、導入コストがそれなりにかかってしまうことがデメリットです。
クラウド型は、インターネット上にあるサーバーでソフトウェアを利用します。オンプレミス型よりも安価で導入でき、インターネット環境が整っていれば気軽に利用できます。ただ、インターネット上のサーバーはあくまでも外部のものなので情報漏洩のリスクが高いことや、カスタマイズが難しくなることがデメリットとなります。
おすすめのグループウェア
グループウェアの種類〜機能や目的別〜
機能や目的別にグループウェアを紹介します。まずは機能が充実しているグループウェアです。
kintone
kintone（キントーン）は、自社の業務にピッタリなアプリを自由に作ることができるグループウェアです。アプリを作るというと難しそうに聞こえますが、パソコンの簡単な操作で作成可能なので専門の知識がなくても使いこなせることが特徴です。
WaWaOffice
WaWaOffice（ワワオフィス）は、情報共有やコミュニケーションを効率よく行うためのグループウェアです。スケジュール・掲示板・メールといったような機能はもちろんですが、在籍状況、出張での行き先の管理など、業務をより効率化させるための機能が詰まったグループウェアなのです。
続いて、コミュニケーション機能が充実しているグループウェアを紹介します。
Chatwork
Chatwork（チャットワーク）は、情報共有とコミュニケーションの効率化が可能なグループウェアです。機能はとてもシンプルなので、簡単に使いこなすことができます。チャットやタスク管理はもちろんですが、ビデオ・音声通話機能もあるため社内だけではなく社外とのやり取りにも使えます。
Oneteam
Oneteam（ワンチーム）は、確認や議論が行えるグループウェアです。ただ議論をするだけではなく、課題・目的・案件ごとにできるのが特徴です。情報共有が必要なとき、必要なメンバーに必要な情報だけを共有することができるので、効率的な社内共有ができます。
グループウェアの特徴を理解して、自社に合うものを導入しよう
グループウェアには色々な種類や機能を持つものがありますが、特定の機能に特化したものもあるので、機能を絞って導入しやすいメリットもあります。そのためには自社にはどんな機能が必要なのかを見極めることが大切です。しっかりと見極めて製品を比較し、ぴったりのものを導入しましょう。
