ワークフローは、各種申請や承認に必要な手続きです。
ワークフローは手書き運用でもできますが、デジタルと比較して注意点があるので確認するべきです。
ワークフローシステムを導入するメリットもチェックし、どの媒体で利用するべきか判断しましょう。
申請・承認に必要なワークフローとは？
ワークフローは、各種稟議や申請において、定型化可能な「作業の流れや一連の手続き」を指します。
例として、業務に必要なものを購入する際、担当者が購入の申請書を作成した上で、上司や経理部などが承認する流れもワークフローです。
しかし、定型化している流れでも、申請や承認などの経路が異なるケースもあります。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス： コラボフロー
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス： MA-EYESnc
(4.5)
| 月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
その他のおすすめのワークフローシステム
ワークフローを紙で運用する3つの注意点
ワークフローを紙で運用する際の注意点は、以下の3点です。
・業務の煩雑化
・書類の保管や管理に時間を撮られる
・郵送運用の手間
それぞれ詳しく解説します。
手書きによる業務の煩雑化
紙でワークフローで運用する際は、手書きで申請内容を記入したり、押印が必要になったりします。
申請内容に間違いがあれば、書き直しや訂正印を使った修正も必要です。
自宅業務の形態で手書きのワークフローを運用すると、押印のためだけに出社しなければいけません。
このように、業務が煩雑化するのがデメリットです。
書類の保管と管理に時間を取られる
ワークフローを紙で運用すると、書類はすべて保管しなければいけません。
申請書類が多いと、その分大きなスペースが必要です。
万が一紛失すると、探し出すのに時間が掛かる恐れもあります。
管理に人手が掛かったりと、効率の面で問題が発生します。
郵送運用に時間と手間がかかる
紙で運用したワークフローを相手に共有するには、郵送しなければいけないケースもあります。
デジタルで運用するなら、メールなどを利用することで瞬時に共有できます。
しかし、紙媒体だと、郵送してから相手に届くまで数日程度の時間が掛かるので不便です。
郵送する行為自体に手間が掛かるのも欠点と言えます。
おすすめのワークフローシステム
承認・申請ワークフローシステムとは？
承認・申請ワークフローシステムとは、デジタルで運用するワークフローシステムを指します。
紙媒体でも承認ルートを見直したり改善したりするだけでも効率化が期待できますが、紙から電子化することでさらなる効率化が見込めます。
そのため、ワークフローを根本的に効率化したい人におすすめです。
各種申請や稟議の電子化は、ワークフローシステムの導入で実現できます。
ワークフローシステムの導入メリット
ワークフローシステムの導入メリットは、以下の2点です。
・デバイス上で申請や承認が完結する
・承認手続きを視覚化できる
ワークフローシステムを利用すれば、申請や承認手続きをデバイス上で完結させられます。
申請書の印刷や郵送、押印などの作業が省略化され、承認が効率的になるのが利点です。
また、承認手続きが資格化されるため、承認手続きの進歩状況の確認や承諾者に対する督促・通知も行えます。
過去の決裁データがシステム上に記録されるのもポイントです。
「誰が・いつ・何をしたのか」を証跡としてシステムログで確認できるので、ガバナンスやセキュリティの強化、承認ルートの改善にも役立ちます。
ワークフローシステムで申請・承認業務を効率化していこう
ワークフローシステムを利用すれば、デジタルで申請や承認業務を行えます。
紙媒体で運用するのと比べて効率的であるため、普段の業務がスムーズになるでしょう。
ワークフローに手間が掛かっている人は、この機会にワークフローシステムを利用してみてください。
