業務の効率化を図るためには、業務フローの改善が必要です。
しかし、何も準備せずに改善しようとしても、失敗に終わる可能性があります。
正しい業務フローの改善方法を知り、業務を効率的なものにしましょう。
業務改善を進めるための業務フローと業務プロセスの違い
業務フローとは、人がルールや経験などの情報に基づいてアウトプットを行い、その業務の一つひとつが前工程から後工程にリレーされる流れを指します。
一方で業務プロセスは、業務フローを1つのまとまりとして考え、それら複数の業務費ローで行われる企業活動を指します。
業務フローは業務の流れ、業務プロセスはそれらをまとめて見たものと考えると分かりやすいでしょう。
ワークフロー(決裁･承認フロー)のおすすめ製品
継続利用率は99.55%の使いやすさ！【コラボフロー】
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人 | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
コラボフローは、ワークフローシステムです。 専門的な知識不要でExcelなどで作成したフォームを活用でき、導入・操作を直感的に行えるので属人化の心配がありません。継続利用率99.55%と使いやすさ・確かな業務改善、どちらも両立したサービスと言えます。シンプルでありながら様々なサービスと連携でき、本格的なワークフローシステムを構築したい方には特におすすめです。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
大規模利用にも対応【kickflow】
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 1ヶ月 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入社数 | 要問い合わせ |
kickflowとは、株式会社kickflowが運営しているワークフローシステムです。PC・スマホ問わず使いやすいモダンなユーザーインターフェースながら、数百〜数千ユーザーといった大規模利用にも対応できる、拡張性を備えた珍しいSaaS型ワークフローシステムです。
なめらかな承認を実現するチャットツール連携
kickflowは、SlackやTeamsといったチャットツール連携によって稟議・承認スピードを向上させることができます。日常メインで使っているツールに通知ができることで、承認率向上や決裁までのリードタイムの短縮に繋がります。
中堅〜大企業ならではの複雑な承認経路や組織図のメンテナンスも楽々対応
kickflowでは、人事異動の事前予約や、組織図のバージョン管理といった機能が搭載されているため、手間のかかる人事異動時の設定変更などの必要が最小化されます。細やかな閲覧権限のコントロールも柔軟にできるため、組織が今後拡大したり、監査の必要が出てきたときにもスムーズに対応することができます。
APIを活用し、外部連携で幅広い業務を効率化
kickflowは、REST APIによるデータ連携を可能としています。、基幹システムや会計システム、人事管理システム、顧客管理（CRM）といった幅広いサービスと連携実績があります。各種転記作業を省力化し、業務の自動化を推進することが可能です。
業務フロー改善の5つの手順
業務フロー改善のために意識したい手順は、以下の通りです。
・現状を把握して分析
・業務フローの目標の明確化
・業務の全体像の決定
・作業の流れや動きを落とし込む
・継続的な評価と調整
それぞれ詳しく解説します。
現状を把握して分析する
業務フローを改善する際、まずは現状を把握して分析しましょう。
例として、「業務の効率が悪い」という現状があったとします。
この場合は、「なぜ業務の効率が悪いか」を分析します。
分析の結果、「業務をすべて手動で行っている」と判明したとしましょう。
このケースでは、「業務の一部を自動化する」ことで業務フローの改善が可能です。
このように、現状を把握した上で分析すれば、どのように業務フローを改善すればいいかが分かります。
業務フローの目標を明確化をする
現状の把握や分析が完了したら、次に業務フローの目標を明確にします。
業務フローの目標が明確になれば、業務フローをどれくらい細かくするか、業務の流れをどこまで記載するべきかが分かるはずです。
「業務の一部を自動化したい」など、業務フローの作成でどのような結果を得たいかを明確にしながら業務フローを作成しましょう。
業務の全体像を決める
業務フローの目標がハッキリとしたら、業務の全体像を決めます。
何も考えない状態で処理を書くと、全体像のイメージが付かず、作成に苦戦する恐れがあります。
全体像を把握するため、下書きとして必要な処理を大まかでいいので書きましょう。
作業の流れや動きを落とし込む
全体像がはっきりとしたら、それぞれの処理を線で繋いでいきます。
こうすることで、作業の流れや動きを落とし込むことが可能です。
作業フローが複雑化しないためにも、線で繋ぐ工程は必ず行いましょう。
継続的な評価と調整の実施
業務フローが完成した後も、継続的な評価や調節を行いましょう。
作成時点で完璧なフローだと思っていても、いざ実践してみると悪い点が見つかる場合があるからです。
治すべき点があったら、調節などの修正を行ってください。
この工程を繰り返すことで、理想的な業務フローができあがるはずです。
おすすめのワークフローシステム
業務フロー改善を進めるためのポイント
業務フローを改善するには、一目見て分かるような「わかりやすさ」を重視する必要があります。
どれだけ理想的な業務フローでも、内容を理解できなければ作る意味がなくなるからです。
・用語を統一する
・専門的な用語は使わない
・言い回しを簡単にする
・スタート地点を明確にする
・意味を明確にする
・誰が・いつ・何をするのか、を明確にする
上記を意識し、わかりやすい業務フローを作成しましょう。
業務改善するためにフローの見直しをしよう
業務改善をする上では、業務フローの見直しが重要です。
業務フローは設計図のようなものであり、見直さなければ何も変わらずにずっと同じフローで業務することになります。
何かを改善したいと思ったら、まずは業務フローを見直しましょう。
