業務の効率化を図るためには、業務フローの改善が必要です。
しかし、何も準備せずに改善しようとしても、失敗に終わる可能性があります。
正しい業務フローの改善方法を知り、業務を効率的なものにしましょう。
業務改善を進めるための業務フローと業務プロセスの違い
業務フローとは、人がルールや経験などの情報に基づいてアウトプットを行い、その業務の一つひとつが前工程から後工程にリレーされる流れを指します。
一方で業務プロセスは、業務フローを1つのまとまりとして考え、それら複数の業務費ローで行われる企業活動を指します。
業務フローは業務の流れ、業務プロセスはそれらをまとめて見たものと考えると分かりやすいでしょう。
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類似サービス: コラボフロー
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月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
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初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス: MA-EYESnc
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月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス: Shachihata Cloud
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月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
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Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
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業務フロー改善の5つの手順
業務フロー改善のために意識したい手順は、以下の通りです。
・現状を把握して分析
・業務フローの目標の明確化
・業務の全体像の決定
・作業の流れや動きを落とし込む
・継続的な評価と調整
それぞれ詳しく解説します。
現状を把握して分析する
業務フローを改善する際、まずは現状を把握して分析しましょう。
例として、「業務の効率が悪い」という現状があったとします。
この場合は、「なぜ業務の効率が悪いか」を分析します。
分析の結果、「業務をすべて手動で行っている」と判明したとしましょう。
このケースでは、「業務の一部を自動化する」ことで業務フローの改善が可能です。
このように、現状を把握した上で分析すれば、どのように業務フローを改善すればいいかが分かります。
業務フローの目標を明確化をする
現状の把握や分析が完了したら、次に業務フローの目標を明確にします。
業務フローの目標が明確になれば、業務フローをどれくらい細かくするか、業務の流れをどこまで記載するべきかが分かるはずです。
「業務の一部を自動化したい」など、業務フローの作成でどのような結果を得たいかを明確にしながら業務フローを作成しましょう。
業務の全体像を決める
業務フローの目標がハッキリとしたら、業務の全体像を決めます。
何も考えない状態で処理を書くと、全体像のイメージが付かず、作成に苦戦する恐れがあります。
全体像を把握するため、下書きとして必要な処理を大まかでいいので書きましょう。
作業の流れや動きを落とし込む
全体像がはっきりとしたら、それぞれの処理を線で繋いでいきます。
こうすることで、作業の流れや動きを落とし込むことが可能です。
作業フローが複雑化しないためにも、線で繋ぐ工程は必ず行いましょう。
継続的な評価と調整の実施
業務フローが完成した後も、継続的な評価や調節を行いましょう。
作成時点で完璧なフローだと思っていても、いざ実践してみると悪い点が見つかる場合があるからです。
治すべき点があったら、調節などの修正を行ってください。
この工程を繰り返すことで、理想的な業務フローができあがるはずです。
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業務フロー改善を進めるためのポイント
業務フローを改善するには、一目見て分かるような「わかりやすさ」を重視する必要があります。
どれだけ理想的な業務フローでも、内容を理解できなければ作る意味がなくなるからです。
・用語を統一する
・専門的な用語は使わない
・言い回しを簡単にする
・スタート地点を明確にする
・意味を明確にする
・誰が・いつ・何をするのか、を明確にする
上記を意識し、わかりやすい業務フローを作成しましょう。
業務改善するためにフローの見直しをしよう
業務改善をする上では、業務フローの見直しが重要です。
業務フローは設計図のようなものであり、見直さなければ何も変わらずにずっと同じフローで業務することになります。
何かを改善したいと思ったら、まずは業務フローを見直しましょう。