デジタルワークフローとは?メリットや導入手順を紹介

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現代のビジネス環境において、デジタルワークフローの導入は、企業の生産性と効率性を高める重要な要素となっています。

この記事では、デジタルワークフローの基本的な概念、そのメリット、導入手順、そして企業のデジタルトランスフォーメーション(DX)への貢献について詳しく解説します。

デジタルワークフローとは

デジタルワークフローとは、業務プロセスをデジタル技術を用いて自動化し、効率化することを指します。

従来の紙ベースや手作業に依存するプロセスを、ソフトウェアやシステムを活用してデジタル化することで、業務の透明性を高め、エラーを減少させ、全体的な業務のスピードを向上させることができます。

ワークフロー(決裁・承認フロー)のおすすめ製品

コラボフロー

(4.5)

月額料金500円〜/人無料お試し30日間無料
初期費用要問い合わせ最低利用人数5ユーザー〜

コラボフローは、ワークフローシステムです。 専門的な知識不要でExcelなどで作成したフォームを活用でき、導入・操作を直感的に行えるので属人化の心配がありません。 継続利用率99.55%と使いやすさ・確かな業務改善、どちらも両立したサービスと言えます。 シンプルでありながら様々なサービスと連携でき、本格的なワークフローシステムを構築したい方には特におすすめです。

簡単操作でワークフローを作成

コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。

Webからも申請フォームが作成できる

Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。

運用をしながら改善が可能

更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。

MA-EYESnc

(5)

月額費用40,000円〜無料お試し30日間無料
初期費用0円最短導入期間3営業日

MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。

プロジェクトの収支をリアルタイムで確認

MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。

全ての情報を一元管理

複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。

分析帳票をワンクリックで出力

MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。

Shachihata Cloud

(4.5)

月額費用110円〜無料お試しあり
初期費用0円最短導入期間即日〜

Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。

紙の決裁業務をそのまま電子化

Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。

運用に合わせて柔軟な設定が可能

Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。

電子帳簿保存法対策に有効

Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。

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デジタルワークフローのメリット

業務効率化や生産性の向上が期待できる

デジタルワークフローの最大のメリットは、業務の効率化と生産性の向上です。

例えば、請求書の処理、報告書の作成、データ入力などの作業は、デジタルワークフローを通じて迅速かつ正確に行うことが可能です。

これにより、従業員はより創造的な業務や戦略的なタスクに集中することができ、全体的な生産性が向上します。

ペーパーレス化による経費や管理コストの削減

デジタルワークフローは、ペーパーレス化を実現し、経費や管理コストの削減に大きく貢献します。

紙の使用量を減らすことで、印刷コストや書類の保管に関わる費用を削減できます。

また、デジタルデータは物理的なスペースを必要としないため、オフィスのスペースをより効率的に活用することが可能になります。

このように、ペーパーレス化はコスト削減だけでなく、オフィス環境の改善にも寄与します。

紙よりデータの検索や活用がしやすい

紙ベースのドキュメントと比較して、デジタルデータは検索や活用が格段に容易です。

デジタル化されたデータは、キーワード検索やデータベースのクエリを用いて迅速に必要な情報を見つけ出すことができます。

これにより、情報の取得が速くなるだけでなく、データの共有や再利用も簡単になります。

さらに、データの分析やレポート作成も効率的に行えるため、ビジネスの意思決定プロセスを加速します。

セキュリティ強化にもつながる

デジタルワークフローは、企業のセキュリティ強化にも大きく貢献します。

デジタルデータは、アクセス権限を設定することで、不正アクセスや情報漏洩のリスクを軽減できます。

また、データのバックアップや復旧プロセスもデジタル化することで、災害やシステム障害時のリスク管理が強化されます。

セキュリティ対策は、企業の信頼性を高める上で不可欠な要素であり、デジタルワークフローはその実現に重要な役割を果たします。

デジタルワークフローの導入手順

現状の業務プロセスや課題を把握する

デジタルワークフローの導入に先立ち、まずは現在の業務プロセスを詳細に分析し、その中での課題を明確にすることが重要です。

どの業務に時間がかかっているか、どこにボトルネックが存在するか、どのプロセスがエラーを引き起こしやすいかなど、現状の業務フローを徹底的に理解することが必要です。

デジタル化するフローを選定する

現状分析の結果を基に、デジタル化するべき業務フローを選定します。

全ての業務を一度にデジタル化するのは非現実的であるため、最初に改善効果が高いと思われるフローから順にデジタル化を進めることが望ましいです。

例えば、頻繁に発生するルーチンワークや、多くの手作業を要する業務、エラーが多発するプロセスなどがデジタル化の候補となります。

ワークフローシステムを導入する

選定した業務フローをデジタル化するためには、適切なワークフローシステムの選定と導入が必要です。

自社のニーズに最も合致するシステムを選び、必要に応じてカスタマイズを行います。

また、システム導入に際しては、従業員へのトレーニングやサポート体制の整備も重要です。

デジタル化したあとの流れやマニュアルを整備する

システム導入後は、新しいデジタルワークフローに基づいた業務プロセスを確立し、それに沿ったマニュアルやガイドラインを整備します。

デジタル化によって変更された業務フローや操作手順を明確にし、従業員が新しいシステムをスムーズに利用できるようにサポートすることが重要です。

また、デジタル化による業務の変更点や新しいワークフローの効果を定期的に評価し、必要に応じて改善を行うことも大切です。

デジタルワークフローは企業のDX化に大きく貢献

デジタルワークフローの導入は、単に業務の効率化を図るだけでなく、企業全体のデジタルトランスフォーメーションを推進する上で重要な役割を果たします。

ワークフロー(決裁・承認フロー)の製品比較

kickflow

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kickflowとは、株式会社kickflowが運営しているワークフローシステムです。PC・スマホ問わず使いやすいモダンなユーザーインターフェースながら、数百〜数千ユーザーといった大規模利用にも対応できる、拡張性を備えた珍しいSaaS型ワークフローシステムです。

無料お試し1ヶ月

Shachihata Cloud

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月額費用110円〜

Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。

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月額費用40,000円〜

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コラボフロー

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月額料金500円〜/人

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Shachihata Cloud

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MA-EYESnc

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月額費用40,000円〜

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        Webからも申請フォームが作成できる

        Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。

        運用をしながら改善が可能

        更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。

         

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        コラボフロー for ClimberCloudとは、株式会社ストラテジットが開発しているワークフローシステムとデータ保存サービスの連携アプリです。 ワークフローシステムとして幅広いシェアを誇るコラボフローで申請・承認された申請書に添付された請求書等のPDFファイルを統合型電子データ保存サービスのClimberCloudへ自動で登録することができます。

           

        申請〜承認、電子データの保存が同時にできる

        コラボフロー for ClimberCloudを導入することで、スキャンした請求書データをコラボフローで申請・承認後、ClimberCloudへ自動で保存できるようになります。 電子帳簿保存法に対応した形式で保存できるため、改正電子帳簿保存法に対応させたいという方にもおすすめです。

        豊富な機能

        コラボフロー for ClimberCloudでは添付PDFをClimberCloudのファイル付きリストに登録したり、申請フォームの入力項目も連携可能です。 コラボフロー側の申請フォームに紐づく固有情報も連携可能で、受信時や経路完了時など希望に合わせた連携タイミングを柔軟に設定できます。

         

        類似サービス: Gluegent Flow

        (4.5)

                 
        月額料金300円〜/ユーザー無料お試し要問い合わせ
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        Gluegent Flowとは、サイオステクノロジー株式会社が提供しているクラウドワークフローシステムです。 シンプルな操作性のため、誰でも簡単に扱うことができ、ITツールの扱いに不慣れな方が多い場合でも安心して導入できます。

           

        グループウェアのアカウント活用で管理を効率化

        Gluegent Flowは、Google WorkspaceやMicrosoft 365といったグループウェアのアカウントをそのまま活用することができるため、新たにアカウントを発行する手間や管理、IDやパスワードのユーザー対応を省略することができ、アカウント管理の効率化を実現することができます。

        フォームの作成パターンはいろいろ

        Gluegent Flowの申請フォームは、Googleドキュメントを使用して普段から利用している紙のフォームそっくりにレイアウトを作成することが可能です。 使い慣れたフォームのままスムーズに電子化へ移行することができます。

        複数の通知で見落としを防止

        Gluegent Flowでは、モバイルアプリを標準で提供しているため、外出先やテレワークでも手軽に申請・承認業務を行うことができます。 モバイル通知に対応しており、ロック画面でもお知らせを表示できるため見落としを防止します。

         

        類似サービス: MA-EYESnc

        (4.5)

                           
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        MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。

        プロジェクトの収支をリアルタイムで確認

        MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。

        全ての情報を一元管理

        複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。

        分析帳票をワンクリックで出力

        MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。

        類似サービス: Shachihata Cloud

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        運用に合わせて柔軟な設定が可能

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        電子帳簿保存法対策に有効

        Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。

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        AgileWorksとは、株式会社エイトレッドが開発・提供しているワークフローシステムです。 組織改編や人事異動が多い中堅・大企業でも、柔軟に設計ができる点が強みで、急な業務変更にも対応できる標準機能を搭載しています。

        操作性に優れたインターフェースで設計

        AgileWorksは、従来の紙のようなフォームをノーコードで作成できる「X-WebForm for Agile」という機能が搭載されています。 マウス操作で入力フィールドを配置することができ、プロパティから入力補助の設定もできます。

        複雑な組織構造にも対応

        AgileWorksは、組織や所属データを履歴構造で持つため、組織改編を施行する前から設定作業が可能になります。 標準機能で大規模な組織改編や統廃合、長い決裁フロー、多数の運用システムといった課題に対応することができ、ワークフロー全般をカバーすることが可能な実用性の高さが特徴的です。

        内部統制を強化できる

        AgileWorksは、閲覧権限や書類オーナーの設定、引き継ぎ時の設定など、各種申請に応じた保管方法を事前に設定できるため、事業所ごとに異なる管理ルールを設定して内部統制を強化することが可能です。

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