ワークフローの意味とは?言葉の使い方とワークフローシステム(ツール)について

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業務効率化において、ワークフローという言葉を耳にする機会が増えてきました。

なんとなくワークフローという言葉を使っているけれど、正確な意味は把握していない人は意外と多いのではないでしょうか。

本記事では、ワークフローの意味から使用されているシーン、ワークフローシステム(ツール)、ワークフローシステム導入のメリットなどについて解説しますので、ワークフローの正確な意味を把握して、ビジネスシーンでのスムーズなやりとりを実現しましょう。

ワークフローとは?どんな意味があるのか

ワークフローとは、ビジネスシーンにおける業務の流れや仕事の順序のことを指します。「この業務を終えたらあの業務に移る」、「こういう事態にはこう対応する」といった業務上の一連のプロセスをイメージするとわかりやすいかと思います。

IT技術の発展に伴い、ワークフローをデジタル化したワークフローシステムも登場しています。

企業においては、業務における承認を得なければいけない機会も多く、その際に様々な確認ステップが必要となって無駄な手順が増えてしまうことも少なくはありません。そこで、ワークフローを設定しておくことで最低限の流れで申請から承認までを実現することができるようになります。

内部統制や業務効率化が求められるようになった昨今では、ワークフローシステムを用いて業務改善を行う企業も増えています。

ワークフローはビジネスのどんな場面で使われる?

稟議書の申請

商品の購入や、他社との契約を締結する際に上司や関係部署からの承認が必要になります。

複数人からの承認が必要なケースが多い稟議では、予めワークフローを設定しておくことで誰に稟議書を確認してもらえば良いのか、修正が入った場合の対応方法などが把握しやすくなるので効果的です。

ビジネスにおいては、「稟議書作成のワークフローを設定しておいてください」などと使われる場面があります。

システム変更など

社内で既存のシステム、例えば勤怠管理システムの管理体制を変更するという場合にもワークフローは活用されます。

システム変更を行う際には、ワークフローを設定しておくことで変更に際して承認手続きが行われたことが可視化できるので内部統制の強化も図れます。

ビジネスにおいては、「経理システム変更に伴うワークフローの設定をお願いします」といった言い方をする機会があります。

ワークフローシステム(ツール)について

ワークフローシステム(ツール)は、従来のワークフローをIT技術によってデジタル化したものです。

アナログなワークフローでは業務の効率化には限界があり、手間やコストがまだまだかかってしまいます。そんな従来のワークフローのデメリットを解消することができるのがワークフローシステム(ツール)なのです。

ワークフローシステムの種類

クラウド型

  • Web上で利用可能
  • 外部連携に強み
  • テレワークにも活用できる
  • 導入までが短期間

オンラインでワークフローの構築が可能なクラウド型のワークフローシステムは、価格も比較的安価で導入できるという特徴があります。

また、外部サービスとの連携によって、幅広い活用を実現します。

PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのマルチデバイスに対応しているものが多いので、テレワークのような離れた拠点での勤務にも適しています。

システム開発や導入に専門的な知識がいらないので、短期間で導入できる点も特徴的です。

オンプレミス型

  • 自社で運用
  • 導入には専門的なスキルが必要な場合も
  • 自由自在なカスタマイズが可能

クラウド型と違い、オンプレミス型は自社PCにシステムを導入する必要があります。

システム構築のために、エンジニアなどの専門的な知識がある人材が必要になる場合が多く、ある程度導入のための環境が整っている状態が望まれます。サービスによっては導入代行を行ってくれるものもありますが、基本的には有料オプションとなります。

設定までに多少の手間はかかりますが、クラウド型より細かいカスタマイズができるので、自社独自の運用にもマッチしやすいという特徴があります。

ワークフローシステム(ツール)については以下記事でも紹介していますので、参考にしてください。

ワークフローとは?最新版おすすめワークフローシステム9選!

ワークフローシステム(ツール)導入のメリット

ワークフローシステム(ツール)は、導入する企業が増えている一方で、具体的な導入効果・メリットがわからないことらか躊躇してしまっているという方も多いのではないでしょうか。ここではワークフローシステム(ツール)の導入メリットについて触れます。

申請から承認までのスピードアップ

ワークフローシステム(ツール)導入のメリットとしては、申請から承認までがスピードアップするという点が挙げられます。

今までは、上司がなかなかつかまらなかったり、外出時には承認を得るために待っていなければいけないという空き時間が発生してしまうケースもありましたが、クラウド型のワークフローシステム(ツール)を導入すれば、離れた場所にいてもスマホなどから手軽に申請・承認ができるようになります。

何度も使う稟議書がある場合は、テンプレート化することができるサービスもあるので、より効率化することができます。

内部統制を強化できる

ワークフローシステム(ツール)を導入することで、申請から承認までの流れを一元管理することができ、適切な人材に素早く情報を伝えることができるようになります。

アナログなワークフローの場合、プロセスを守らないで申請を行ってしまう人が発生する場合もありますが、ワークフローシステム(ツール)であれば、ワークフローを可視化することができるので不正の防止、内部統制の強化へとつなげることができます。

ペーパーレス化ができる

稟議書を紙で作成していた場合、一度で承認されれば良いですが、修正の必要がでた場合には一から作り直さなければいけません。その際に使用する紙代や印刷代をワークフローシステム(ツール)でデジタル化することでコストカットすることができます。

管理体制の効率化

ワークフローのテンプレートを作成しておいても、紙の管理では、利用したいテンプレートを探すのに時間がかかってしまいます。

また、ファイリングした用紙を保管しておくスペースも必要となります。

ワークフローシステム(ツール)を導入すれば、タイトルはもちろん内容などの全文検索によって瞬時に利用したいワークフローのテンプレートを見つけ出すことができるようになるというメリットが生まれます。

ワークフローシステム(ツール)の導入メリットについては以下記事でもまとめていますので参考にしてください。

ワークフローとは?最新版おすすめワークフローシステム9選!

ワークフローシステム(ツール)の活用事例

コストカットを実現

紙の稟議書を使用しているA社は、稟議書を作成する際の紙代や印刷費などのコストがかかること、最終的な承認に至るまでの時間がかかっていることが課題として挙げられていました。

紙の稟議書では、決裁者が外出時には戻ってくるまでは承認業務が滞ってしまい、無駄な時間が発生してしまいます。また、作成した稟議書をファイリングして保管しておくスペースが必要になることもネックでした。

さらに、離れた支社ごとに稟議書を郵送して決裁を行わなければいけないという手間とコストも発生しており、これらを解消するためにクラウド型のワークフローシステム(ツール)を導入しました。

ワークフローシステム(ツール)は紙を使わずに申請から承認までを一元管理することが可能で、クラウド型のシステムであれば申請者や承認者が外出していても場所を選ばずに業務を進めることができるようになります。

また、クラウド上にデータを保管することができるので、保管場所も節約することができます。

A社はワークフローシステム(ツール)を導入したことで、申請から決裁までにかける時間と紙代などのコストの節約までを実現することができました。

システム導入でセキュリティを強化

ペーパーレス化を目的としてワークフローシステム(ツール)を導入したB社は、申請業務の電子化に伴い顧客の個人情報が決裁フローの中に流れていないかをチェックする必要がありました。

紙での管理と違い、デジタルデータで情報を管理できるワークフローシステム(ツール)であれば、常に最新の情報が反映されるのでチェック体制も容易となりました。

また、フリーアドレスを採用しているB社では、稟議書を特定の席に留めておくことができず、かといって常に書類を持ち歩くというのも現実的ではありませんでした。

ワークフローシステム(ツール)を導入してペーパーレス化が実現できたことで、これらの課題は解消され、いつでも最新の情報が把握できる業務効率化とセキュリティの強化までを実現できるようになったのです。

人事異動にも柔軟に対応

人事異動が多いC社においては、部署や所属ごとに異なる権限に対応できるワークフローシステム(ツール)の導入が望まれていました。

ワークフローシステム(ツール)は管理者権限が豊富で、組織体制に変更があっても柔軟に対応することができるシステムが多くリリースされています。

柔軟な権限付与が可能なので、情報システム部門だけでなく他部署でも帳票の作成が可能となります。これによって、必要な帳票を適材適所で作成できる体制を構築でき、業務効率化が図れるようになるのです。

頻繁に人事異動がある企業でも、柔軟に管理体制を変更できるワークフローシステム(ツール)であれば、対応することが可能で、業務効率化を実現することができるようになります。

ワークフローシステム(ツール)活用時の注意点

ワークフローにおける課題を確認

  • どんな作業に時間がかかっているのか
  • 従業員が不満に思っていることを確認
  • 管理者が不満に思っていることを確認

ワークフローシステム(ツール)を活用する際には、自社でワークフローにおけるどの部分に効率化が必要なのか、従業員側·管理者側からはどんな不満がでているのかを確認して自社での運用ルールを整備するようにしましょう。

豊富な機能を搭載しているワークフローシステム(ツール)は、操作性が複雑であったり導入コストが高額になりがちなので必要最低限の機能で直感的に操作できるシステムを選ぶことが重要です。

どんな外部サービスと連携できるのか

  • 外部連携でさらに効率化
  • 自社基幹システムと連携が可能か

ワークフローシステム(ツール)は外部サービスとの連携ができるものが多く、幅広い業務を効率化することが可能です。

自社の基幹システムとの連携が可能かも含めてサービス選定を行うと良いでしょう。

セキュリティ対策を行う

  • 情報漏洩の危険性がないか確認
  • 外部だけでなく内部対策も必要

ワークフローシステム(ツール)は社外秘の情報を扱うことが多いので、情報漏洩については細心の注意を払う必要があります。

特にクラウド型のワークフローシステム(ツール)ではデータをクラウド上に保管しているので、外部からのサイバー攻撃による情報漏洩の危険性があり、強固なセキュリティ対策を行っているシステムが望まれます。

また、外部だけでなく内部からの情報漏洩も軽視できません。具体的には、社員がデータを持ち出してしまい情報漏洩に繋がるケースや、セキュリティ設定が甘いことから管理者以外も重要な情報を閲覧できてしまうケース、社員による不正改ざんが行われるケースが心配されます。

管理者による厳重な編集権限の管理や、アクセス権限の付与を行うことが重要です。適切なセキュリティ体制を整備することで、全従業員が安心して利用できる環境を構築することができるので、管理者はセキュリティ、社内規定の設定には注力するようにしましょう。

ワークフローはビジネスの強い味方

ワークフローを導入することで、業務プロセスを可視化することができ、効率的に業務を進めることが可能となります。

少子高齢化や人材定着率の低下が問題視される現代では、限りある人材で生産性を向上させていかなければいけません。そのためには業務効率化が必須と言われていますが、ワークフローシステム(ツール)を導入すればコストカットはもちろん、企業にあった運用方法に適応することができるので、導入を検討する価値は十分にあると言えます。

今後、益々ワークフローシステム(ツール)を導入する企業は増えていくと見られ、今現在導入をしていないという企業でも、一度トライアルなどを試してどんなことが効率化できるのか、操作は難しいのか、コストは平均するとどれくらいかかるものなのかを体験してみると良いでしょう。

おすすめのワークフローシステム(ツール)については以下記事でも紹介していますので、是非参考にしてください。

ワークフローとは?最新版おすすめワークフローシステム9選!

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    執筆者  STRATE編集部

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