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ビジネスにおいて重要なことは業務の効率化ですが、効率化を実現するには社内全体はもちろん、プロジェクトメンバー間でのコミュニケーションが重要です。
積極的に意見や情報共有ができる環境があると従業員はアクティブに行動できるようになります。
社内のコミュニケーションを活性化できるだけでなく、様々な機能が搭載されているグループウェアのNI Collabo 360についてご紹介させていただきます。
NI Collabo 360とは
NI Collabo 360とは株式会社ＮＩコンサルティングが提供しているグループウェアです。グループウェアとして基本的なメール機能、スケジュール機能、回覧板機能、掲示板機能などが搭載されていることはもちろん、ワークフロー機能なども搭載しているという特徴があります。
グループウェアを活用することで、社内での情報共有が簡単に実現でき、社内の動きを可視化することで経営効率を上昇させることができます。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
あらゆる業務を一元管理： monday.com
(4.5)
| 月額費用 | 900円〜 | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 140,000社 |
チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード／ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。
タスク管理の煩雑さを解消
monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。
リモートワークの管理にも最適
リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。
リアルタイムでのタスク管理が可能
チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。
操作性に優れたグループウェア： aipo
(5.0)
| 月額費用 | 350円~/ユーザー | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 導入会社 | 要お問合せ |
ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、Webメール、ファイル共有、ブログ、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
NI Collabo 360の機能·特徴
UP!
NI Collabo 360に搭載されているUP!という社内SNSを使うことでスピード感を持った情報共有、コミュニケーションが可能になります。メールでは必要な情報がどこにあるのかわからなくなったり、他のメールによって埋もれてしまうことがありますが、UP!であれば情報を可視化できるので見逃すこともありません。
1対1でのコミュニケーションはもちろん、部署やグループでのコミュニケーションも可能なのでオープンな情報共有が可能になります。画像やPDFなどを添付することもできます。
Twitterでいうところの「いいね」のようなリアクション機能もあるので積極的に会話に反応することができるようになります。
ワークフロー機能
申請業務などの流れを可視化して効率化することができるワークフロー機能も搭載しています。グループウェアでワークフロー機能が使えるものはありますが、有料オプションとして搭載されているものが多く、標準装備されているのはNI Collabo 360の大きな特徴です。
予め経路を設定しておくことで申請者は簡単に申請書ごとの経路選択が可能になります。任意の項目を条件にして承認ルートを自動で変更することも可能なので柔軟な運用ができます。
SFA(Sales Force Assitant)との連携が可能なので、紐づけた項目がワークフロー登録時に自動で申請書にセットされるようになります。顧客情報や案件ごとに紐づいた申請書を簡単に作成できるようになるので申請業務をより効率化することができます。
アプリでさらに効率化
スマートフォン用のアプリである「NIコラボNow!」をインストールすることで、スマホのGPS機能を利用した社員の現在位置確認が可能になります。
行先伝言共有機能と連携させることで勤務状況の報告と安否確認が無料でできるようになります。
テレワークのようなオフィス以外での勤務でも、アプリを起動してNow!ボタンをタップするだけで位置情報が自動でアップロードされるので勤務状況の管理が楽になります。
専用アプリケーションについて
NI Collabo 360ではスマホからでも快適に利用できるように、専用のアプリケーションを豊富に用意しています。
いずれのアプリもiOSとAndroidに対応しているので端末を選ぶことなく利用することができます。
NI Calendar
NI Calendarは、NI Collabo 360と連携することでネットに接続しなくてもスケジュールの登録や確認が可能となります。
登録するデータは公開設定と非公開設定を手軽に切り替えることができるので、プライベートとビジネスのスケジュールを一元管理することが可能です。
NI Collabo Attention！
NI Collabo 360への新着通知が確認できるアプリです。
わざわざPCを開いて確認しなくてもスマホ経由で通知がきて確認できるので、よりスピーディーな業務を行うことができるようになります。
NI Collabo NOW！
NI Collabo NOW！はスマホに搭載されているGPS機能とカメラ機能をNI Collabo 360の行先伝言共有機能と連携させることで、従業員の現在地確認や勤務状況の報告、安否確認などを可能とします。
離れた場所にいる相手の状態を手軽に確認できることから、テレワークにも活用することが可能です。
NI Collabo UP！
NI Collabo 360との連携でオリジナル社内SNSの「UP！」をスマホからリアルタイムに受信することが可能となります。
受信した内容はタイムライン表示や返信することもできます。
NI 経費精算 Reader
NI Collabo 360との連携で外出先からでも手軽にICカードを読み取ることが可能となります。
読み込んだ情報から経費·交通費を簡単に転送することができます。転送時に経費申請をすることも可能なので、経費の申請漏れ、申請忘れを削減することができるようになるのです。
NI Collabo Mail
NI Collabo MailはNI Collabo 360との連携によってスマホから手軽に社内メールを確認することができます。
メールの通知はリアルタイムで届くのでスピーディーな連絡業務を行うことが可能です。複雑な操作は必要なくシンプルな操作性で利用することができます。
NI Collabo 360の料金·価格
NI Collabo 360ではクラウド版とライセンス購入版で料金体系が異なります。
クラウド版ではNI Collabo 360またはnyoiboxのみを利用する場合は初期費用はかかりませんが、それ以外では初期設定費用として50,000円かかります。
クラウド版NI Collabo 360は1ユーザーごとに月額360円の費用がかかります。最低利用人数は5ユーザーからです。
パッケージ購入をする場合は、10ライセンスで58,000円、20ライセンスで96,000円、50ライセンスで188,000円とユーザー数に応じて費用も上がります。
無料お試しについて
NI Collabo 360は公式サイトから会社名や氏名などの基本情報を入力して申し込むことで30日間の無料体験が可能です。
一度の申し込みで、グループウェアだけでなく「Sales Force Assistantシリーズ」、「顧客の声」、「見積書作成WEBシステム Sales Quote Assistant」、「MapScorer（可視化経営実現のための経営支援ツール）」がセットで利用可能なので併せて検討することができます。利用可能人数は30名までなので注意が必要です。
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
NI Collabo 360の強み
NI Collabo 360の強みは1つでグループウェアだけでなくプロジェクト管理やワークフロー機能など豊富な機能を有している点にあります。
グループウェアの中にはワークフローやプロジェクト管理機能は有料のオプションで追加することができるというものもありますが、NI Collabo 360は標準装備でこれらの機能を有しているので無駄な費用をかけることなく幅広い業務の効率化が実現できます。
NI Collabo 360導入企業からの評判·口コミ
全社でナレッジ共有が可能になりました
“日本全国に拠点があるために社内ナレッジがうまく共有できないという課題がありました。全社から集められたアイデアの集計にも時間がかかり、せっかくのアイデア活かしきれていませんでした。掲示板機能であるナレッジ·コラボレーションを使うことで全社での意見交換が可視化できるようになりました。”(匿名企業様)
ワークフロー機能で申請業務を可視化
“以前は紙で稟議書を作成して申請業務を行っていたのですが時間がかかる上に書類の紛失が起きたケースもあり、ペーパーレス化したいと思っていました。NI Collabo 360のワークフロー機能は専門ソフトに負けないくらい柔軟に申請経路が設定できるので申請書類が今どういう状況になっているのか可視化することができるようになりました。”(匿名企業様)
類似サービスとの比較
NI Collabo 360との類似サービスとしてはGaroonやKnowledge Suiteなどが挙げられます。これらのサービスを料金面や機能面で比較すると以下の通りです。
| サービス名 | 料金（月額） | 初期費用 | お試し利用 | 特徴 |
| NI Collabo 360 | 360円(5ユーザーから) | 0円 | 30日間無料 | ·豊富な機能がオールインワン ·アプリと連携でさらに効率化 |
| Garoon | 845円(10ユーザーから) | 0円 | 30日間無料 | ·中堅〜大企業向け ·グループウェアの移行をサポート |
| Knowledge Suite | 6,000円〜(ユーザー数無制限) | 0円 | あり | ·SFA/CRMとして活用可能 ·容量課金制 |
料金面ではユーザー数に依存せず、容量によって課金が発生するKnowledge Suiteが3GBまでの利用であればお得です。数百人規模の中堅企業、大企業で利用する場合にはGaroonがおすすめです。
機能面の比較としては、ワークフローやタスク管理がオプションを追加しなくても利用できるNI Collabo 360が使いやすくおすすめです。
NI Collabo 360を含むおすすめのグループウェアツール比較
グループウェアツールについてはこちらの記事も参考にしてみてください。
NI Collabo 360で社内コミュニケーションの活性化を
グループウェアを導入することで、離れた拠点がある会社でも簡単に情報共有、ナレッジの蓄積ができます。
若い世代の従業員などはSNSの利用に慣れており、メールでのコミュニケーションよりチャット形式のグループウェアの方が馴染みがあり、導入に抵抗も少ないので是非検討してみてください。
画像·データ出典:NI Collabo 360公式サイト
