日本企業では紙の書類を承認者に提出する形式で申請を行うことが多いですが、複数人が関与して意思決定をするため受け渡しや差し戻しが増えてしまい非効率的です。
そのような課題を解決し、効率化を図るために進められているのが社内申請の電子化です。
本記事では、社内申請電子化のメリットや、実現させるためのシステムを紹介します。社内申請を効率化させたいと考えている方は、参考にしてください。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス： コラボフロー
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| 月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス： MA-EYESnc
(4.5)
| 月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
その他のおすすめのワークフローシステム
社内申請や稟議の課題
従来の社内申請や稟議には大きく3つの課題があります。それぞれについて解説していきます。
紙の申請による無駄の発生
紙で申請を行うと、進捗状況を承認者へ直接確認しなければならず、無駄な連絡業務が発生します。また、書類の印刷や保管のためにコストがかかることも削減すべき無駄と言えるでしょう。
複雑で非効率な承認フロー
紙の申請書類を承認者に手渡しする必要があるため、書類のやり取り、受け渡しに時間がかかってしまいます。また、承認者が休暇や出張などで承認を行えない場合、申請が滞ってしまうでしょう。早急に承認が必要な場合、申請の承諾のために休日出社しなければならない場合もあります。
業務の属人化や担当者の負担が大きい
人が手書きで行う社内申請では、業務の属人化が起こってしまい、担当者の負担が大きくなってしまいます。また、手作業で行うことによるミスが発生することも考えられます。
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電子化できる社内申請業務
ここからは電子化できる社内申請業務について解説していきます。
経理
経理の業務を電子化することで申請内容を自動で仕訳したり、ワンクリックで会計ソフトにデータを取り込むことができます。また、ルールに反する申請を事前にブロックすることで業務を効率化できます。
人事
人事の業務で電子化できることは、雇用契約や人事評価に関する業務です。電子化することで一人一人の従業員と紙のやりとりを行わずに済みます。また、年末調整や社会保険の手続きは細かい数字の計算や書類提出が必要になるため、電子化することでミスが発生することを防げるでしょう。
購入や支払申請
購入や支払いは決裁者に許可をもらう必要がありますが、前述したように紙で申請を行うとスピーディな意思決定ができなくなってしまいます。電子申請を行うことによって、迅速な対応が可能になり、購入や支払いがスムーズに行えます。
営業関連
顧客の要求にいち早く対応することは営業活動において最も重要です。紙で行っていた申請を電子化することで、顧客の情報をリアルタイムで社内に共有でき、適切な対応が迅速に行えるでしょう。
社内申請を電子化するメリット
社内申請を電子化するメリットは主に以下の3つです。
・ペーパーレス化が可能
・テレワーク環境でも申請が可能
・業務効率化による生産性の向上
それぞれについて解説していきます。
ペーパーレス化が可能
社内申請を電子化することで紙の書類が不要になり、ペーパーレス化を図ることができます。これにより印刷のコスト、保管スペースの削減を実現でき、書類を紛失してしまうリスクも回避できます。また、電子化することで日付、担当者名、内容などの情報で申請書を簡単に検索できることも大きなメリットです。
テレワーク環境でも申請が可能
社内申請を電子化することで、クラウド上にアクセスすれば申請や承認を会社にいなくても行えるようになり、テレワークの導入を進めることができます。
業務効率化による生産性の向上
社内申請を電子化することで申請書を印刷して承認者に手渡しする必要がなくなります。申請から承認までの業務が効率化されることで、会社全体の業務効率が向上するでしょう。
社内申請の電子化を実現させるシステム
ここからは、社内申請の電子化を実現させるシステムを2つ紹介します。
ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフローの特徴は、申請画面がシンプルで操作性に優れている点です。スマホでも操作可能であり、申請に慣れていない人でも簡単に申請を行えます。無料のトライアル版を利用することで、試験的に導入できるところも良いポイントです。
AgileWorks
AgileWorksの特徴は、大企業への導入実績が豊富な点です。退職、中途入社などの人事異動や組織改編も簡単な操作ですぐに対応を行えます。また、申請書のデータを自動で連携し、周辺システムで活用することができるところも魅力的です。
システムの導入で社内申請の電子化を実現させる
従来の社内申請は紙で行われていたため、対面での受け渡しや書類の管理など無駄が多く非効率的でした。そのような課題を解決できるのが社内申請の電子化システムで、書類の印刷や管理コスト削減ができたり、申請・承認をクラウド上で行うことができるため、業務効率化を図ることができます。
社内申請の電子化を進めたいと考えている方は、本記事で紹介したシステムの導入をぜひ検討してみてください。
