正確な請求書は、スムーズな取引の実現、信頼関係の構築、そして適切なキャッシュフローの管理に不可欠です。
この記事では、基本的な請求書の作成方法から、最近導入されたインボイス制度への対応方法まで、わかりやすく解説します。
おすすめの類似請求管理システム
類似サービス： 「楽楽明細」
(4.5)
| 月額費用 | 要問合わせ | 無料お試し | トライアル環境あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問合わせ | 導入会社 | 8,000社超 |
請求書処理の完全ペーパーレス化を実現する請求書の代行受領・データ化サービス。紙・メール・PDF等形式を問わず、取引先から届くすべての請求書を一律で代行受領してくれます。
あらゆる帳票発行の自動化が可能
「楽楽明細」は、請求書や納品書、支払い明細、領収書といったあらゆる帳票の電子化、自動発行が可能です。 帳票データを楽楽明細へ取り込むだけでWebか郵送、メール添付、FAXのいずれかの方法の中から、顧客に応じて自動で割り振り発行してくれるため、書類発行における印刷や封入作業などの手間が大きく効率化されます。
とにかく簡単&シンプル
新しいシステムを導入すると、操作を覚えるために学習期間が必要となることがネックですが、「楽楽明細」は初めてシステムを利用する方でも直感的に理解できる操作性のため、実際に操作しながら覚えることができます。 請求書発行業務に特化した機能が搭載されており、余計な機能がないため、「機能が多すぎて使いこなせない」という課題は発生しません。
契約継続率99%を実現するサポート体制
「楽楽明細」では、導入から実際の運用までを懇切丁寧にサポートしてくれます。無理に契約するようなことはなく、他社比較をした上で納得して契約することが可能です。 幅広い業界の帳票電子化をサポートしてきた経験があるため、業界特有の課題にも対応することができます。
類似サービス： Bill One
(4.5)
| 月額料金 | 0円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円〜 | 最短導入期間 | 1営業日から |
Bill Oneとは、Sansan株式会社が提供している請求書管理システムです。 あらゆる請求書をオンラインで受け取ることができ、法改正にも対応。自社で業務フローを変更する手間がかかりません。 拠点や部門ごとにバラバラの形式で届いていた請求書をデータ化して、経理部門を含めた会社全体の請求書業務を効率化、月次決算業務を加速させます。
どのような請求書も電子化可能
Bill Oneは、紙の請求書もPDF形式の請求書もオンラインで受け取ることができるため、請求書の発行元に負担をかけずにオンライン上で受領することが可能です。 請求書を発行する企業は、Bill Oneスキャンセンターへの郵送、専用アドレスへのメール添付、PDF形式でのアップロード、いずれかの方法で送るだけで請求書を電子化することができます。
業務フローを変えずに法改正に対応
電子帳簿保存法やインボイス制度によって、企業は要件に対応した形式での請求書保管を求められています。 Bill Oneでは、適格請求書の発行や登録番号の照合といった機能で、法改正によって求められる要件などに都度対応。導入企業側で業務フローを変更する必要がありません。
外部サービスとの連携でさらに効率化
Bill Oneでは、会計ソフトウエアをはじめとした様々なサービスとの連携によって、請求書に関連する業務をさらに効率化することができます。連携可能なサービスは、今後さらに拡大する予定です
類似サービス： SmartDeal
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
SmartDealとは、株式会社テクノデジタルが運営している受注プロセスの高速化を実現するクラウドサービスです。 「決裁者の外出やテレワークによる承認の遅れ」、「書類管理の煩雑化」、「発注・申込作業の遅れ」といった課題を解消し、営業プロセスを短縮することができます。
見積り管理を効率化
SmartDealには、見積りページの作成や編集が可能な機能が搭載されています。 見積りページを作成することで、クライアントが全ての見積り情報・見積書を手軽に確認できるようになります。
書類内容の確認が容易に
SmartDealを導入することで、URLから簡単に書類内容の確認ができるようになります。PC、スマートフォンから確認ができるため、出先やテレワークでの書類チェックのスピードが向上します。 書類内容の修正時にURLを変更する必要がないため、ファイル管理における煩雑化も起きません。
発注・申込もWebで完結
発注や申込がオンラインで完結できるようになるため、営業プロセスの短縮を実現します。 発注側の顧客がSmartDealを利用する上で、ユーザー登録は必要ないため、無駄な作業も発生しません。
会社の請求書の記載項目
会社の請求書は、取引の正確性を保証し、スムーズな支払い処理を促進するための重要な文書です。請求書に適切に記載されるべき項目を理解し正しく記入しましょう。
必ず記載すべき項目
これらの項目は、請求書の透明性と正確性を保証し、取引の正確な記録を提供します。
1.発行日: 請求書を作成した日付。
2. 請求書番号: 各請求書を識別するユニークな番号。
3.販売者情報: 会社名、住所、連絡先、税務番号。
4. 顧客情報: 顧客の会社名、住所、連絡先。
5. 取引内容: 提供した商品やサービスの明確な記述。
6. 金額: 各アイテムの価格、小計、適用消費税、合計金額。
7. 支払い条件: 支払い期限、支払い方法、振込先情報。
8.備考: 特別な支払い条件やその他重要な情報。
作成前に確認したいこと
請求書作成前には、取引内容の精査、顧客情報の正確性、法令遵守の確認、内部承認プロセスの完了、という流れで確認しましょう。
これにより、請求書の誤りを防ぎ、取引の正確性とスムーズな処理を保証します。また、信頼性の高いビジネス関係の維持にも寄与します。
会社の請求書作成時に必要なもの
会社運営における請求書の作成は重要な役割を果たし、正確な請求書を作成するためには、いくつか必要なものがあります。
請求書の雛形
請求書の雛形は、効率的かつ一貫性のある請求書の作成に不可欠です。
この雛形に、会社の基本情報、顧客情報、取引内容、金額の内訳、支払い条件など、請求書に必要な情報が全て網羅されていると便利です。雛形の使用は、請求書作成時のミスを減らし、時間を節約するだけでなく、会社のブランドイメージを統一する効果もあります。
雛形は、Microsoft WordやExcel、またはオンラインの請求書作成サービスを利用して作成できます。重要なのは、この雛形がすべての法的要件を満たし、ビジネスのニーズに適応することです。
封筒・切手
請求書を郵送する場合、封筒の選択と切手が必要です。郵便物の種類によっては、追跡機能付きのサービスを利用することで、請求書の配送状況を確認できるので安心です。
印鑑
日本のビジネス文化では、印鑑を使用して公式文書を認証するのが一般的です。
請求書に印鑑を押すことで、その文書が会社によって正式に発行されたことを示します。印鑑は会社の正式な代表者印を使用し、請求書の署名欄や適切な場所に押印します。
ロゴデータ
会社のロゴはブランド認知を強化します。
ロゴは、高解像度のクリアな画像である必要があり、請求書の見やすい場所、通常はヘッダー部分に配置します。
ロゴの使用は、請求書をビジネスの正式な文書として強調し、会社のアイデンティティを前面に押し出すことができます。
会社の請求書の書き方
会社の請求書を作成する際は、正確な発行日、一意の請求書番号、販売者情報、顧客情報、明確な取引内容、詳細な金額（小計、消費税、合計金額）、明瞭な支払い条件、必要に応じた備考欄を含めることが重要です。
これらの情報は取引の透明性を確保し、効率的な経理処理を促進します。
宛先
請求書の「宛先」欄は、取引先の正確な情報を記載する部分です。ここには、取引先企業の正式名称、住所、担当者名（存在する場合）、および必要に応じて連絡先情報を明記します。
宛先情報の正確性は、請求プロセスの迅速化と誤解の防止に直結するため、取引前に情報を確認し、常に最新の情報を用いることが重要です。
特に、長期間にわたる取引関係では、宛先情報が変更になる可能性があるため、定期的な確認が推奨されます。
送付者の情報
請求書には、送付者、つまり販売者やサービス提供者の詳細な情報を含める必要があります。この部分には、貴社の正式名称、住所、連絡先（電話番号、Eメールアドレスなど）、場合によっては担当者名を記載します。
また、法的な要件を満たすためには、税務番号や企業登録番号などの公的な識別情報も必要となることがあります。
請求日
「請求日」は、請求書が作成された日付を示します。これは、請求書の有効性を証明するための重要な要素であり、支払期限の計算基準としても使用されます。
例えば、「請求日から30日以内に支払う」などといった支払条件を設定する場合、請求日はその期限を決定する際の出発点となります。
請求番号
請求書における「請求番号」は、各請求書を特定し、管理するために不可欠な要素です。この番号は、請求書ごとに一律でなければならず、会社内での追跡や会計処理を容易にします。
番号の形式は、日付、イニシャル、シーケンス番号の組み合わせで構成されることが多く、請求書の検索や参照を迅速に行うことが可能になります。
小計・消費税・合計金額
請求書における金額の表示は、透明性と正確性が求められます。「小計」は提供された商品やサービスの合計額を示し、消費税が別途計算されます。
日本の場合、消費税率は現在10%ですが、取引の性質によって異なる場合があります。
「合計金額」は小計と消費税を合わせた最終的な請求額であり、支払うべき総額を表示します。
これらの金額は明瞭かつ正確でなければならず、後の経理処理や顧客とのトラブルを避けるためにも重要です。
振込先・振込期日
「振込先」と「振込期日」は、顧客が支払いを行う際の具体的な指示を提供します。
振込先には、会社の銀行口座情報（銀行名、支店名、口座番号、口座名義）を明記します。これにより、顧客は正確な口座に支払いを行うことができます。
また、振込期日は、支払いが期待される日付を示し、通常は請求書発行日から特定の日数（例えば30日以内）で設定されます。これは支払いの遅延を防ぎ、会社のキャッシュフローを管理する上で重要です。
備考
「備考」欄は、請求書に関連する追加情報を提供するために用います。ここには、特別な支払い条件、割引の詳細、取引に関する注記、または将来の取引に関する情報などが含まれることがあります。
この欄は、顧客との明確なコミュニケーションを促進し、取引の理解を深めるために役立ちます。たとえば、特定のサービスに対する割引やキャンペーン、支払い遅延時のペナルティに関する情報などが記載されることがあります。
インボイス対応の請求書の書き方
インボイス制度対応の請求書では、従来の請求書に加え、特定の追加情報が必要です。主に、消費税の適正な管理と透明性のため、インボイス登録番号の記載が求められます。
まず、請求書のヘッダーには、販売者の企業情報と共に、消費税の適用に関わる「インボイス登録番号」を明記します。これは国税庁から指定された番号で、取引先が消費税控除を受けるために必要です。
次に、通常の請求書と同様に、取引日、請求番号、取引内容、金額の内訳（小計、消費税、合計金額）などを記載します。
重要なのは、消費税額が明確に分かるようにすることです。最後に、支払条件（支払期日、振込先情報など）を含め、必要に応じて備考欄に特記事項を追記します。
