クラウド請求書発行システムとは?
クラウド請求書発行システムとは、請求書の作成・発行をクラウド上のシステムを利用して行うものです。
請求書にまつわる一連の業務は全てオンライン上で完結され、納品書・明細書の発行にも対応しています。
現状では、エクセルで請求書を作成し、データ化して電子請求書として発行している企業も少なくないはずですが、発行数が多い場合、その作業は非常に労力を要します。
クラウド請求書発行システムを利用すれば、請求書を自動で作成から配信まで行ってくれるので、業務負担を大きく削減することが可能です。
また人の手による作業では避けられない誤送信などのミスに関しても、システムの自動配信機能を利用することで防止を図れます。
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クラウド請求書発行システムが持つ、基本的な機能は？
クラウド請求書発行システムは、主に以下のような基本機能を有しています。
請求書作成機能
テンプレートの利用・フォーマットのカスタマイズどちらにも対応できる製品が多く開発されています。
必要事項を枠内に入力すれば簡単に請求書を作成できるので効率的です。
既存利用中のシステムと連携機能
クラウド請求書発行システムに会計ソフト・CRM・販売管理システムなどを連携することで、請求書発行システムのデータを反映させ、便利な活用ができます。
ダウンロード・メール送信機能
取引先にWeb上から請求書のデータをダウンロードしてもらったり、電子請求書をメール送信したりなど、取引先のニーズに合わせて発行方法を選べるシステムが多く開発されています。
入出金の管理機能
銀行口座と連携して、入金データを確認、入金が確認されない場合は督促メールを送信したりする機能です。
クラウド請求書発行システムを導入するメリット
クラウド請求書発行システム導入のメリットとしては、主に以下のポイントが挙げられます。
業務を効率化できる
クラウド請求書発行システムを利用する上で最も享受できるメリットは、業務効率化が挙げられます。
会社が既存利用しているシステムと連携して、CSVファイルなどからデータ取り込み、一遍に請求書を作成できる環境を整えたら、これまで膨大な手間をかけていた請求書作成業務の手間が一気に省けるのです。
送信済み・未送信データなどもリアルタイムで進捗状況をチェックできるので、請求書業務全体がスマートになるはずです。
経費削減に最適
クラウド請求書発行システムを利用すれば、インク・紙・切手代など、印刷・郵送のコストを大きく削減できます。
また、クラウド請求書発行システムの多くは郵送オプションを提供しているケースが多いため、配送に関しても安価で対応してくれることも珍しくありません。
人的ミスの防止を図れる
人の手で行われる作業にミスはつきものであることは、上述した通りですが、クラウド請求書発行システムを活用すればそれらの大半を解消できるはずです。
システムにあらかじめ、顧客情報を登録しておくことで送信ミスは防止できます。
また、作成中のデータが消去されたとしても、システムに保存された履歴から復元できるシステムも少なくありません。
登録時の入力ミスなどに注意を払っておけば、人的ミスは最小限に抑えられるはずです。
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初期費用及び、月額料金10,000円〜で利用でき、ユーザー数に制限はないため、コストパフォーマンスを重視したい方にもおすすめです。
まとめ
以上、クラウド請求書発行システムについて解説いたしました。
今後クラウド請求書発行システムの導入を検討している企業の方はぜひ、参考になさってみてください。
