請求書や納品書などの帳票を電子化するサービスが増えたこともあり、郵送ではなくメールで請求書を送りたいという方も多いのではないでしょうか。
メールに請求書を添付して送付するのは、双方が同意していれば特段特別な申請などはいりません。
本記事ではメールで請求書を送付する際の注意点や、実際にメールで送る際の例文などを紹介しますので参考にしてください。
請求書をメールで送る際の注意事項
事前に先方の了承を得る
請求書をメールで送る際の注意点としては、相手先にメール添付でも問題ないか確認をとり了承を得る必要があります。
口頭でメール送付に関するやりとりを行った場合、何かトラブルがあった際に「言った、言わない」の問題が発生する可能性がありますので、文書やメールなど形に残るものに詳細を記載しておくと良いでしょう。
契約する段階で請求書のメール送付に関する旨を契約書に記載したり、原本に関する取扱を記載しておくと後々のトラブルもなくやりとりすることが可能となります。
押印形式の確認
請求書は、その会社が取り扱う正式な書類である証拠として印鑑を押す必要があります。
押印形式は一般的に、一度印刷した請求書に押印、スキャナーでPDFとして取り込む方法、電子化した印鑑で押印する方法が用いられることが多いです。
電子化した印鑑には対応していない取引先もいるかもしれないため、事前に取引先の了承を得ておくとトラブルを未然に防げます。
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メールで請求書を送る際の文例
ここではメールで請求書を送る際の例文を紹介します。
PDFで請求書をメールに添付、原本を郵送しない場合
| 件名：【ご請求書】◯月分請求書送付のご案内【●●株式会社】 株式会社○○ □□部 △△△△様 平素より格別のお引き立てをいただき、御礼申し上げます。 ○月分請求書をメールにて送付させて頂きますので、 【添付内容】 なお、誠に勝手ながら振込手数料はお客様にご負担くださいますようお願いいたします。 また請求書原本郵送の必要がございましたらお伝えください。 |
PDFで請求書送付、原本も郵送する場合
| 件名：◯月分請求書郵送のご案内【●●株式会社】 株式会社○○ □□部 △△△△様 いつもお世話になっております。 ▲▲▲(案件名や商品名)請求書を添付いたしましたので、 本請求書に明記させて頂いた振込先へ、 添付ファイルが開封できないなどの不都合な点や 何卒よろしくお願いいたします。 記 |
請求書をメールで送る際に便利なツール
BtoBプラットフォーム 請求書
BtoBプラットフォーム請求書は請求書の発行から受け取りまでをデータ化して業務効率化を実現します。
BtoBプラットフォームシリーズとして72万社以上の導入実績があり、電子帳簿保存法にも対応しているサービスです。
請求書の送付先受け取り状況や開封状況がシステムで確認できるため管理も効率化されます。
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詳しくはこちらの記事で解説していますので、ぜひ参考にしてみて下さい。
画像·データ出典:BtoBプラットフォーム 請求書公式サイト
楽楽明細
楽楽明細は電子帳簿保存法にも対応しているクラウド帳票発行サービスとして幅広いシェアを達成しているクラウド帳票発行サービスです。
すでに4,000社以上での導入実績があり、シンプルで使いやすい操作性、そして請求業務を圧倒的に効率化する機能性に優れています。
サポート体制も高く評価されており、懇切丁寧なサポートから継続契約率は99%という実績です。
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詳しくはこちらの記事で解説していますので、ぜひ参考にしてみて下さい。
画像·データ出典:楽楽明細公式サイト
TOKIUMインボイス
TOKIUMインボイス(旧：インボイスポスト)は、株式会社TOKIUMが運営している請求書の代行受領·データ化サービスです。
TOKIUMシリーズ合計で900社以上から導入されている実績があり、紙の請求書を一掃してペーパーレス化を実現することができます。
紙やPDFなど受け取る請求書形式を問わず代行して行ってもらうことができるため、コストカットだけでなく業務効率化にもつながるサービスです。
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画像·データ出典:TOKIUMインボイス公式サイト
電子帳簿保存法への対応について
2022年1月の電子帳簿保存法の改正に伴い、請求書をメールで送る、受け取る際には以下の対応が必要となりました。
検索機能
以前は詳細な項目を設定して検索できるようにすることが必須でしたが、電子帳簿保存法の改正によってファイル名を「取引年月日」「取引金額」「取引先名」を含んだものに統一するようになりました。
Excelなどでファイル管理をする場合は、「取引年月日」「取引金額」「取引先名」をまとめた一覧表を作成しておくとスムーズに検索できて便利です。
訂正・削除の防止に関する事務処理規定
電子化された請求書の改ざんが行われないように自社の事務処理規定をしっかりと設定しておく必要があります。
まとめ
請求書をメールで送付する際の注意点や役立つサービスなどを紹介しました。
電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の導入によって、これからますます請求書の電子化は進んでいくでしょう。
企業としても、従来の郵送でのやりとりではなく、よりスムーズかつ効率的にやりとりができるメールやURL経由でダウンロードする方式への転換が求められます。
本記事で紹介したおすすめサービスも参考にしてください。
