請求書や納品書などの帳票を電子化するサービスが増えたこともあり、郵送ではなくメールで請求書を送りたいという方も多いのではないでしょうか。
メールに請求書を添付して送付するのは、双方が同意していれば特段特別な申請などはいりません。
本記事ではメールで請求書を送付する際の注意点や、実際にメールで送る際の例文などを紹介しますので参考にしてください。
請求書をメールで送る際の注意事項
事前に先方の了承を得る
請求書をメールで送る際の注意点としては、相手先にメール添付でも問題ないか確認をとり了承を得る必要があります。
口頭でメール送付に関するやりとりを行った場合、何かトラブルがあった際に「言った、言わない」の問題が発生する可能性がありますので、文書やメールなど形に残るものに詳細を記載しておくと良いでしょう。
契約する段階で請求書のメール送付に関する旨を契約書に記載したり、原本に関する取扱を記載しておくと後々のトラブルもなくやりとりすることが可能となります。
押印形式の確認
請求書は、その会社が取り扱う正式な書類である証拠として印鑑を押す必要があります。
押印形式は一般的に、一度印刷した請求書に押印、スキャナーでPDFとして取り込む方法、電子化した印鑑で押印する方法が用いられることが多いです。
電子化した印鑑には対応していない取引先もいるかもしれないため、事前に取引先の了承を得ておくとトラブルを未然に防げます。
クラウド(Web)請求書発行のおすすめ製品
ワンクリックで申請〜送付までが完了【マネーフォワード クラウド請求書Plus】
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マネーフォワード クラウド請求書Plusとは、株式会社マネーフォワードが運営しているクラウド請求書発行システムです。CRMや販売管理システムなどと連携し、受注データを取り込み、分割・合算して請求書を作成することができるため、手間のかかる手入力が不要となります。
既存システムを変えずに法令対応
マネーフォワード クラウド請求書Plusは、インボイス制度、電子帳簿保存法に対応しており、複雑な税計算や既存のCRMや販売管理システムをカスタマイズする必要はありません。マネーフォワード クラウド請求書Plusを既存システムと併用することで、法令に対応することができます。
かんたんに請求書を作成
マネーフォワード クラウド請求書Plusは、CRMや販売管理システムと自動連携することで、かんたんに請求書を作成することができます。
サブスクリプションビジネスを管理
マネーフォワード クラウド請求書Plusは、新収益認識基準に対応しているため、契約期間に応じた売上を自動按分することができます。
請求書業務を効率化【BtoBプラットフォーム請求書】
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BtoBプラットフォーム 請求書とは、株式会社インフォマートが運営している電子請求クラウドサービスです。請求書の発行から受取、支払い金額の通知などがオールインワンに対応でき、請求書業務を最大90%削減できるとして多くの企業から導入されています。
無理なくデジタル化ができる
BtoBプラットフォーム 請求書は、請求書の発行は郵送代行、受取はAI-OCRを利用してデータ化することで、無理なくデジタル化することができます。
豊富なシステム連携が可能
BtoBプラットフォーム 請求書は、販売管理システムや会計システムなどとの柔軟なシステム連携が可能です。受け取った請求書は、学習機能によって明細単位で部門･勘定科目を自動仕訳して取り込むことができるため、ミスの削減にもつながります。
関連制度に対応
BtoBプラットフォーム 請求書は、2023年10月から施行されているインボイス制度に対応しています。請求データを取り込むだけで、インボイスの記載要件を気にすることはなく、請求書の発行・受取が可能になります。
あらゆる請求書をオンラインで受領【Bill One請求書受領】
(4.5)
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Bill One請求書受領とは、Sansan株式会社が提供している経理AXサービスで、あらゆる請求書をオンラインで受け取ることができます。法改正にも対応しており、導入企業側でアップデートする手間がありません。紙やPDFなど形式が異なる請求書でもデータ化して一元管理できるため、請求書業務を効率化して、月次決算業務を加速させることが可能です。データ化の精度が非常に高く、正確なデータ化を実現します。
どのような請求書も電子化可能
Bill One請求書受領は、紙の請求書もPDF形式の請求書もオンラインで受け取ることができるため、請求書の発行元に負担をかけずにオンライン上で受領することが可能です。 請求書を発行する企業は、Bill Oneスキャンセンターへの郵送、専用アドレスへのメール添付、PDF形式でのアップロード、いずれかの方法で送るだけで請求書を電子化することができます。
業務フローを変えずに法改正に対応
電子帳簿保存法やインボイス制度によって、企業は要件に対応した形式での請求書保管を求められています。 Bill One請求書受領では、適格請求書の発行や登録番号の照合といった機能で、法改正によって求められる要件などに都度対応。導入企業側で業務フローを変更する必要がありません。
外部サービスとの連携でさらに効率化
Bill One請求書受領では、会計ソフトウエアをはじめとした様々なサービスとの連携によって、請求書に関連する業務をさらに効率化することができます。連携可能なサービスは、今後さらに拡大する予定です。
メールで請求書を送る際の文例
ここではメールで請求書を送る際の例文を紹介します。
PDFで請求書をメールに添付、原本を郵送しない場合
| 件名：【ご請求書】◯月分請求書送付のご案内【●●株式会社】 株式会社○○ □□部 △△△△様 平素より格別のお引き立てをいただき、御礼申し上げます。 ○月分請求書をメールにて送付させて頂きますので、 【添付内容】 なお、誠に勝手ながら振込手数料はお客様にご負担くださいますようお願いいたします。 また請求書原本郵送の必要がございましたらお伝えください。 |
PDFで請求書送付、原本も郵送する場合
| 件名：◯月分請求書郵送のご案内【●●株式会社】 株式会社○○ □□部 △△△△様 いつもお世話になっております。 ▲▲▲(案件名や商品名)請求書を添付いたしましたので、 本請求書に明記させて頂いた振込先へ、 添付ファイルが開封できないなどの不都合な点や 何卒よろしくお願いいたします。 記 |
請求書をメールで送る際に便利なツール
BtoBプラットフォーム 請求書
BtoBプラットフォーム請求書は請求書の発行から受け取りまでをデータ化して業務効率化を実現します。
BtoBプラットフォームシリーズとして72万社以上の導入実績があり、電子帳簿保存法にも対応しているサービスです。
請求書の送付先受け取り状況や開封状況がシステムで確認できるため管理も効率化されます。
| 比較項目 | 詳細 |
| 初期費用 | 100,000円〜 |
| 月額費用 | 20,000円〜 |
| 無料トライアル | 要相談 |
| 郵送代行 | あり |
詳しくはこちらの記事で解説していますので、ぜひ参考にしてみて下さい。
画像·データ出典:BtoBプラットフォーム 請求書公式サイト
楽楽明細
楽楽明細は電子帳簿保存法にも対応しているクラウド帳票発行サービスとして幅広いシェアを達成しているクラウド帳票発行サービスです。
すでに4,000社以上での導入実績があり、シンプルで使いやすい操作性、そして請求業務を圧倒的に効率化する機能性に優れています。
サポート体制も高く評価されており、懇切丁寧なサポートから継続契約率は99%という実績です。
- 売上No. 1シェア
- 様々な帳票の電子化が可能
- 直感的な操作で初めての方にもおすすめ
- 充実のサポート体制
| 比較項目 | 詳細 |
| 初期費用 | 25,000円〜 |
| 月額費用 | |
| 無料トライアル | あり |
| 郵送代行 | あり |
詳しくはこちらの記事で解説していますので、ぜひ参考にしてみて下さい。
画像·データ出典:楽楽明細公式サイト
TOKIUMインボイス
TOKIUMインボイス(旧：インボイスポスト)は、株式会社TOKIUMが運営している請求書の代行受領·データ化サービスです。
TOKIUMシリーズ合計で900社以上から導入されている実績があり、紙の請求書を一掃してペーパーレス化を実現することができます。
紙やPDFなど受け取る請求書形式を問わず代行して行ってもらうことができるため、コストカットだけでなく業務効率化にもつながるサービスです。
- 幅広い業務を代行
- 完全ペーパーレス化を実現
- 4ステップで完了
- 99.9%と高い入力精度
| 比較項目 | 詳細 |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額費用 | 10,000円～ |
| 無料トライアル | 要問い合わせ |
| 郵送代行 | 要問い合わせ |
詳しくはこちらの記事で解説していますので、ぜひ参考にしてみて下さい。
画像·データ出典:TOKIUMインボイス公式サイト
電子帳簿保存法への対応について
2022年1月の電子帳簿保存法の改正に伴い、請求書をメールで送る、受け取る際には以下の対応が必要となりました。
検索機能
以前は詳細な項目を設定して検索できるようにすることが必須でしたが、電子帳簿保存法の改正によってファイル名を「取引年月日」「取引金額」「取引先名」を含んだものに統一するようになりました。
Excelなどでファイル管理をする場合は、「取引年月日」「取引金額」「取引先名」をまとめた一覧表を作成しておくとスムーズに検索できて便利です。
訂正・削除の防止に関する事務処理規定
電子化された請求書の改ざんが行われないように自社の事務処理規定をしっかりと設定しておく必要があります。
まとめ
請求書をメールで送付する際の注意点や役立つサービスなどを紹介しました。
電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の導入によって、これからますます請求書の電子化は進んでいくでしょう。
企業としても、従来の郵送でのやりとりではなく、よりスムーズかつ効率的にやりとりができるメールやURL経由でダウンロードする方式への転換が求められます。
本記事で紹介したおすすめサービスも参考にしてください。
