紙の請求書は紛失や劣化のリスクがあるため、電子化して保存する流れが一般的になりつつあります。
取引において、電子化した請求書を用いるケースも増えていますが、もし相手先に拒否されてしまった場合はどうすれば良いのでしょうか。
本記事では、電子化した請求書について、必要性や拒否された場合などについて解説しますので参考にしてください。
請求書の電子化は必須？
2022年の電子帳簿保存法改正によって、2024年からは電子でやり取りされた取引情報は、電子データでの保存が義務付けられるようになります。
そのため、これまでは電子データを紙に印刷して保存していたという企業も、電子データの保存要件を満たした形式で保管する必要があります。
この規定については、法人はもちろん、個人事業主も対象となるため、業種や企業規模に関わらず請求書を電子化しなければいけません。
電子帳簿保存法の改正自体は2022年1月に施行されていますが、やむを得ない事情などがあり、電子化の対応が間に合わない事業者に対しては、2023年12月末までの猶予期間が設けられています。
書類の保存方法
改正電子帳簿保存法における書類の保存方法は、書類の種類ごとに異なります。
自身が電子データとして作成した帳簿や書類は、電子保存でも紙の保存にも対応しています。
ここで言う書類は、総勘定元帳や仕訳帳といった国税関係帳簿などが当てはまります。
見積書や請求書の場合は紙か電子データのうち、どちらか任意の方法で保存することが可能です。
電子データとして作成した見積書や請求書を取引先にデータとして送信した場合、書類の控えを電子データとして保存しなければいけません。Excelで作成したデータをPDF化して、メールに添付して送付した場合などが該当します。
取引の相手先から電子データとして受領した書類も電子保存する必要があります。受け渡しの方法は限定されませんので、メールやクラウドなど柔軟に選択できます。
取引先から紙で受け取った書類に関しては、そのまま紙としてファイリングして保管するか、スキャンで電子化して保存するかを選ぶことができ、電子データとして保存する場合には、スキャナ保存の要件を満たす必要があるため注意しましょう。
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請求書の電子化は拒否される？
請求書を電子化することで、管理負担の軽減や業務効率化につながるといったメリットが生まれる一方で、相手先に電子化された請求書でのやりとりを拒否されてしまった場合はどうなるのでしょうか。
取引先によっては、電子化された請求書ではなく、紙の請求書を郵送で送って欲しい企業や、FAXで送って欲しいという場合もあります。
企業によって請求書の取り扱いルールは様々ですので、電子化の流れが進んでも、このようなニーズは一定数存在するでしょう。
そのため、電子化に100%移行することが難しいもありますが、一部でも請求書の電子化を進めることで、業務効率化につながるため、電子化はできる限り進める方が効果的です。
また、一部の請求書発行サービスによっては、郵送の代行やFAX送信などのオプションを提供しているものもあるため、電子と紙を併用したい方は利用してみると良いでしょう。
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電子化した請求書の受領を拒否された際の対応方法
電子化された請求書を取引先に拒否された場合の対応方法としては、データを印刷して紙の請求書を発行、郵送やFAXで送付する方法があげられます。
請求書を郵送する場合は、「紙の請求書」「封筒」「送付状」「切手」が必要となります。
請求書に、タイトルや受領側の名称、請求書の発行日、請求書の管理番号、取引内容などを記載し、送付状を同封して切手を貼り、郵送すれば完了です。
送付状は、請求書を送付する際のマナーとして同封するのが一般的となっており、請求書の概要や挨拶などを記載します。
送付状には、宛先や送付日、差出人情報、本文、書類内容などを記載して同封しましょう。
請求書を郵送する場合は、印刷した請求書の原本と控えを保管するため、改ざんのリスクが少ない点がメリットとなります。
ただし、郵送の場合は到着までに時間がかかること、発送にかかる作業の手間が発生する点はデメリットと言えるでしょう。
請求書の電子化は状況によって進めるべき
電子化された請求書について、必要性や拒否された場合などについて解説しました。
電子帳簿保存法の改正に伴い、電子化された請求書の保存要件が緩和されたこともあり、請求書の電子化を進める企業が増えています。
今後、ますます電子化された請求書でのやり取りが増えることが予想されますので、まだ紙でのやり取りが多いという企業は、2024年までの猶予期間が終わるまでに電子化を進めると良いでしょう。
電子化の流れが進んでも、紙の請求書でやりとりを希望する企業は一定数いるため、そちらの対応もできる体制を構築しておくことをおすすめします。
